Jak na výroční zprávu a zprávu o vztazích?

Kdo povinně sestavuje výroční zprávu?

Povinnost napsat výroční smlouvu se týká subjektů (společností, družstev, spolků apod.), jimž tuto povinnost ukládá zákon o účetnictví. Zákon výslovně zmiňuje jako povinné ty účetní jednotky, které mají povinnost nechat ověřit účetní závěrku auditorem. Záleží přitom na celkových aktivech, ročním úhrnu čistého obratu a na průměrném počtu zaměstnanců v průběhu účetního období.

Povinnost sestavit výroční zprávu mají rovněž například politické strany, nadační fondy, veřejné a soukromé vysoké školy a zdravotní pojišťovny.

Obsah výroční zprávy

Výroční zpráva má především splňovat náležitosti, které jí ukládá zákon. Současně může být ale i cenným PR a marketingovým nástrojem, díky němuž může společnost prezentovat své aktuální úspěchy, ale také vize a plány. Za pomocí na míru navržené grafiky a vhodně vybraných fotografií může výsledek udělat mnoho práce při vyjednávání s investory, budoucími partnery, ale i se zákazníky, kteří se pídí po detailních informacích.

Některé výtvory jdou až za hranice běžných marketingových materiálů. Pověstná v tomto ohledu byla výroční zpráva společnosti Austria Solar, u níže se informace ohledně roční činnosti společnosti tematicky zobrazily pouze tehdy, když na stránky zprávy dopadly sluneční paprsky. Text výroční zprávy jisté potravinářské firmy se zase objevila až po “upečení” v troubě.

Vraťme se ale zpět k informacím, které ukládá zveřejnit zákon o účetnictví. Jde především o:

• komplexní informace o vývoji výkonnosti, činnosti a stávajícím hospodářském postavení společnosti,
• informace o událostech, které nastaly po rozvahovém dni do data sestavení výroční zprávy a jsou významné,
• o plánech a předpokládaném rozvoji společnosti,
• o aktivitách v oblasti výzkumu a vývoje,
• o intervencích v oblasti životního prostředí a pracovněprávních vztazích,
• o organizačních složkách v zahraničí a
• informace požadované podle zvláštních právních předpisů (např. o podnikatelské činnosti společnosti, o stavu majetku).

Součástí výroční zprávy je účetní závěrka a zpráva auditora o auditu účetní závěrky.

Subjekty veřejného zájmu, což jsou například banky, pojišťovny či penzijní společnosti ve svých výročních zprávách uvádí ještě tzv. nefinanční informace, jež se týkají třeba otázek životního prostředí, sociálních otázek, zaměstnaneckých otázek, otázek týkajících se dodržování lidských práv.

Jak a kde se výroční zpráva zveřejňuje?

Obchodní společnosti mají povinnost dle zákona o účetnictví zveřejnit výroční zprávu jejím uložením do sbírky listin obchodního rejstříku, a to do 30 dnů od jejího schválení statutárním orgánem a ověření auditorem.

Mimo zákonné povinnosti je samozřejmě na společnostech samotných, jak a kde chtějí své zprávy využít. Standardem je zveřejňování na webu společnosti, naopak papírová forma už je u řady společností myslících na ekologii spíše na ústupu.

Posledním termínem pro sestavení výroční zprávy je dvanáct měsíců od rozvahového dne, k němuž se sestavuje účetní závěrka. Pokud se v této lhůtě údaje z účetní závěrky a výroční zpráva nezveřejní, může být společnostem udělena pokuta až do výše 3 % hodnoty aktiv.

Zpráva o vztazích

V případě, že je vaše společnost součástí podnikatelského seskupení (tj. je ovládána jinou osobou, případně je začleněna do skupiny společností či koncernu), pak má povinnost zpracovat rovněž zprávu o vztazích mezi propojenými osobami (tj. ovládající a ovládanou osobou), která bývá součástí výroční zprávy.

Ovládající osobou se přitom myslí osoba, která může v obchodní korporaci přímo či nepřímo uplatňovat rozhodující vliv. Ovládanou osobou je pak obchodní korporace ovládaná ovládající osobou. Prostřednictvím zprávy o vztazích byste měli poskytnout veřejnosti i státním úřadům informace o struktuře vztahů mezi ovládajícími a ovládanými osobami a dále možné ovlivnění specifickými vztahy, případné výhody a nevýhody začlenění do struktury a podobně.

Povinné informace uvedené ve zprávě o vztazích jsou přitom dle zákona o korporacích tyto:

• struktura vztahů mezi osobou ovládající a ovládanou,
• úloha ovládané osoby v daném účetním období,
• způsob a prostředky ovládání,
• přehled jednání učiněných v posledním účetním období, která byla učiněna na popud nebo v zájmu ovládající osoby nebo jí ovládaných osob, pokud se takovéto jednání týkalo majetku, který přesahuje 10 % vlastního kapitálu ovládané osoby zjištěného podle poslední účetní závěrky,
• přehled vzájemných smluv mezi osobou ovládanou a osobou ovládající nebo mezi osobami ovládanými a
• posouzení toho, zda vznikla ovládané osobě újma, a posouzení jejího vyrovnání.

Řada společnosti se v této chvíli (spíše chybně) nepouští do přílišných detailů a uvádějí například jen výčet smluv nebo zmiňují ovládající osobu, ale nikoliv již další společnosti náležející do struktury korporace.

Pro naplnění účelu zákona by ovšem měla být celá struktura popsána komplexně, tedy nejenom její vztahy vertikální, ale například i vztahy horizontální a diagonální. Stejně tak i uváděné informace ke smlouvám by měly zacházet alespoň do takových detailů, aby bylo možné se dozvědět, s kým byla smlouva uzavřena, její předmět, jaká plnění si smluvní strany podle smlouvy poskytly a případně i další smluvní ujednání. V tomto smyslu se ke zprávě o vztazích vyjádřil i Nejvyšší soud v jednom ze svých judikátů.

Zpráva o vztazích je obvykle součástí výroční zprávy a je sestavována statutárním orgánem ovládané osoby do tří měsíců od skončení účetního období. V případě, že obchodní korporace disponuje kontrolním orgánem (např. dozorčí radou), přezkoumá tento orgán zprávu o vztazích a o výsledcích pak informuje valnou hromadu. Pokud je ovládající osobou jediný společník, přezkum se nevyžaduje. Zjistí-li kontrolní orgán závady ve zprávě, vyzve statutární orgán k nápravě.

Následně se ukládá do sbírky listin příslušného rejstříkového soudu. V případě nedodržení povinnosti vypracovat zprávu o vztazích hrozí společnosti pořádková pokuta až do výše 100 000 Kč. Vyloučit nelze rovněž pokutu od daňového úřadu ve výši 3 % hodnoty aktiv ovládané osoby.