Veřejný obchodní rejstřík – jak v něm číst a hledat?

Rychlý přehled

V obchodním rejstříku si ověříte, zda firma existuje, kdo za ni jedná, kde má sídlo, jaký má předmět podnikání, kdo je členem statutárního orgánu a zda je například v likvidaci. Součástí veřejného rejstříku je také Sbírka listin, kde najdete například zakladatelské dokumenty, účetní závěrky nebo výroční zprávy. Hledat můžete podle názvu firmy, IČO nebo spisové značky na portálu justice.cz.

Z obchodního rejstříku rychle zjistíte zejména:

• zda je společnost skutečně zapsaná,
• kdo za ni může podepisovat smlouvy,
• jestli není v likvidaci,
• jaké listiny zveřejnila ve Sbírce listin,
• zda údaje v rejstříku odpovídají tomu, co vám firma tvrdí.

Pokud potřebujete do obchodního rejstříku zapsat novou společnost, změnit jednatele, sídlo, způsob jednání nebo jiný údaj, můžeme vám připravit podklady i návrh na zápis tak, aby rejstříkový soud zbytečně nevracel návrh k doplnění.

Co je obchodní rejstřík?

Obchodní rejstřík (někdy nazývaný obchodní rejstřík firem) je veřejný seznam, který zahrnuje všechny zákonem stanovené údaje o obchodních společnostech a některých fyzických osobách. Obchodní rejstřík i informace v něm zapsané jsou volně přístupné a slouží k získávání transparentních informací o podnikatelských subjektech.

Hodit se vám může třeba ve chvílích, kdy se chystáte navázat obchodní spolupráci s firmou a rádi byste si ji trochu prověřili, když si jako podnikatelský subjekt chcete zažádat o zřízení podnikatelského/firemního bankovního účtu nebo i v případech, kdy si chcete ověřit, kdo může za společnost jednat.

Právní úpravu obchodního rejstříku najdete především v zákoně o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob. Ten upravuje nejen samotný obchodní rejstřík, ale i další veřejné rejstříky, například spolkový rejstřík, nadační rejstřík nebo rejstřík společenství vlastníků jednotek.

Kdo má povinnost zapsat své údaje do obchodního rejstříku

Ne každý podnikatelský subjekt má zápis do obchodního rejstříku povinný. Pokud ale patří do některé z následujících skupin, v rejstříku by neměl chybět:

• obchodní společnosti a družstva – veřejné obchodní společnosti, komanditní společnosti, společnosti s ručením omezeným a akciové společnosti,
• fyzické osoby (podnikatelé) s bydlištěm na území ČR, které o zápis samy projeví zájem, nebo jim zápis přikazuje právní předpis (tato situace nastává v případě, kdy průměrná výše příjmu za poslední dvě účetní období přesahuje 120 milionů korun bez DPH).
• některé zahraniční podnikající osoby, které jsou blíže specifikované v zákoně o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob.
• další osoby, které mají tuto povinnost stanovenou zvláštním právním předpisem (např. spolky).

Zajímavost: Právnické osoby, které nemají nařízený zápis do obchodního rejstříku justice, se na rozdíl od fyzických osob nemohou zapsat dobrovolně.  Jde zejména o obce, církve, náboženské společnosti, politické strany a politická hnutí.

Z praxe víme, že podnikatelé často řeší zápis do rejstříku až ve chvíli, kdy po nich výpis požaduje banka, investor nebo obchodní partner. Jenže některé změny je potřeba zapsat bez zbytečného odkladu. Typicky jde o změnu jednatele, sídla, názvu společnosti nebo způsobu jednání za firmu.

Co se podle zákona v obchodním rejstříku firem eviduje?

Kromě subjektů s povinností zápisu zákon přesně definuje i zapisované skutečnosti. Zjednodušeně řečeno je třeba zapsat veškeré důležité skutečnosti o společnosti a jejích orgánech. Konkrétně se zapisují tyto údaje:

• název a sídlo subjektu (případně jméno fyzické osoby a adresa pobytu),
• předmět činnosti nebo podnikání,
• právní forma právnické osoby,
• den vzniku a zániku právnické osoby,
• datum narození, rodné číslo a adresa pobytu – pouze u fyzické osoby,
• identifikační číslo osoby,
• název statutárního orgánu, počet jeho členů (včetně jejich jména a adresy pobytu), způsob, jakým statutární orgán jedná za právnickou osobu, datum vzniku a zániku funkce,
• název kontrolního orgánu (pokud se zřizuje), počet jeho členů (včetně jména a adresy pobytu), den vzniku a zániku funkce,
• jméno a adresa pobytu prokuristy, způsob, jakým prokurista jedná, případně kterých poboček firmy se jeho činnost týká,
• výše základního kapitálu, pokud u daného subjektu vzniká,
• jiná důležitá skutečnost, kterou požaduje zákon, případně o její zápis požádá zapsaná osoba,
• datum zápisu do rejstříku.

Měníte jednatele, sídlo, název firmy, prokuru nebo způsob jednání? U změn v obchodním rejstříku je důležité správně připravit nejen návrh, ale i rozhodnutí valné hromady, souhlas s umístěním sídla nebo další přílohy podle konkrétní situace. Pomůžeme vám vše zařídit.

Sbírka listin obchodního rejstříku

Součástí obchodního rejstříku je kromě samotného veřejně přístupného seznamu ještě Sbírka listin. Jak už název napovídá, v rámci Sbírky listin se evidují veškeré důležité listiny související se zapsaným subjektem. Zpravidla se jedná o listiny, kterými se potvrzují údaje zapsané do rejstříku (např. zakladatelské listiny), a některé další důležité listiny (např. výroční zprávy nebo účetní závěrky).

Jak vyhledávat v obchodním rejstříku?

Obchodní rejstřík a Sbírka listin spadají do kompetence Ministerstva spravedlnosti ČR a jsou volně přístupné v online verzi. Hledání je možné podle IČO, názvu subjektu, nebo spisové značky, pokud ji znáte. Po zadání některého ze zmíněných údajů získáte přehled všech subjektů, které odpovídají vašemu vyhledávání. V základním přehledu najdete kromě názvu, identifikačního čísla a spisové značky také sídlo, den zápisu nebo informaci, zda je daný podnikatelský subjekt v likvidaci.

Současně si můžete zobrazit výpis veškerých dalších údajů (a to nejen těch aktuálně platných, ale i všech dříve zadaných) nebo nahlédnout do Sbírky listin a projít si jednotlivé dokumenty. V rozšířeném výpisu najdete kromě všech výše zmíněných povinných údajů také informace o případných insolvencích a exekucích na podíly a likvidaci, včetně důležitých kontaktů, na koho se obrátit. Veškeré údaje dohledatelné v rejstříku si poté můžete rovnou vytisknout, nebo uložit do počítače ve formě PDF souboru.

Veřejný obchodní rejstřík – jak s ním zacházet?

Český obchodní rejstřík je součástí platformy BRIS (Business Registers Interconnection System), která propojuje obchodní rejstříky zemí EU, Islandu, Lichtenštejnska a Norska. Tato informace by mohla být pro čtenáře užitečná, zejména pokud mají zájem o mezinárodní obchodní vztahy.

Čím se liší od živnostenského rejstříku

Možná vás teď napadá, jaký je rozdíl mezi obchodním a živnostenským rejstříkem, protože na první pohled mohou být některé zapisované údaje podobné. Stejně jako obchodní rejstřík, i živnostenský rejstřík je dostupný online. Také se do něj zapisují základní údaje o podnikatelském subjektu, jako jsou jméno a příjmení, sídlo, identifikační číslo nebo předmět podnikání.

Základní rozdíl ovšem spočívá právě v subjektech, které jsou v rejstříku zapsané. Živnostenský rejstřík, přesněji Registr (portál) živnostenského podnikání (RŽP), obsahuje na rozdíl od obchodního rejstříku záznamy o všech držitelích živnostenského oprávnění, tedy o osobách samostatně výdělečně činných (OSVČ). To platí i o těch OSVČ, které svou živnost ukončily, nebo ji mají aktuálně pozastavenou. Každý, komu je přiděleno oprávnění k provozování živnosti, se automaticky zapisuje do živnostenského rejstříku. O zápis tedy není potřeba žádat, jako je tomu v případě obchodního rejstříku.

Živnostenský rejstřík je na rozdíl od obchodního rejstříku ve správě Ministerstva průmyslu a obchodu ČR zastoupeného Živnostenským úřadem ČR – a liší se také obsah, který je veřejně dostupný. I do živnostenského rejstříku můžete kdykoli nahlížet, některé údaje vám ovšem zůstanou utajeny. Patří mezi ně například rodné číslo podnikatele (většinou jde o IČ) nebo informace o uložených pokutách.

Obchodní rejstřík firem v zahraničí

Co když se třeba chystáte spolupracovat se zahraniční firmou a chcete o ní získat základní informace? Registr firem nabízí celá řada dalších zemí. Vzhledem k časté spolupráci s našimi nejbližšími sousedy se vám může hodit slovenský obchodní rejstřík, který je velmi podobný tomu českému a rovněž ho najdete online na stránkách Ministerstva spravedlnosti Slovenské republiky.

Ministerstvo spravedlnosti poté spravuje též obchodní rejstřík i v Polsku. Pokud se chystáte vstoupit na německý trh, bude se vám hodit národní registr firem. O něco horší to budete mít u našich posledních sousedů. V Rakousku je přístup do obchodního rejstříku zpoplatněn. Alternativu tady tvoří komerční databáze, které ovšem fungují na principu dobrovolných zápisů, a neobsahují tedy údaje o všech firmách.

Vyvarujte se chyb v obchodním rejstříku

Nejčastější problém, který u klientů vidíme, není samotné založení společnosti, ale následné neaktualizování údajů. Firma změní sídlo, jednatele nebo způsob podepisování smluv, ale v rejstříku zůstane starý stav. To může zkomplikovat uzavírání smluv, jednání s bankou i dokazování, kdo mohl za společnost platně jednat.

Například jedna společnost změnila jednatele, ale změnu nezapsala do obchodního rejstříku. Nový jednatel mezitím podepisoval smlouvy s dodavateli a banka při kontrole dokumentů zjistila nesoulad mezi skutečným stavem a výpisem z rejstříku. Výsledkem bylo zdržení financování a nutnost rychle doplnit podklady pro rejstříkový soud. Podobným komplikacím se dá předejít tím, že změny připravíte včas a doložíte správnými listinami.

Chybný, nebo dokonce neúplný zápis údajů do rejstříku vám může přinést nejen řadu nepříjemností, ale také pokutu. Rádi vám s přípravou podkladů i samotným zápisem do obchodního rejstříku pomůžeme, aby po právní stránce proběhlo vše bez jakýchkoliv komplikací. Zvládneme to online a přesně na míru vašim potřebám.

Shrnutí

Veřejný obchodní rejstřík je oficiální online evidence, ve které si ověříte základní údaje o obchodních společnostech a dalších zapsaných subjektech: název, sídlo, IČO, statutární orgány, způsob jednání, předmět podnikání, prokuru, základní kapitál i historii změn. Součástí je Sbírka listin, kde najdete například zakladatelské dokumenty, účetní závěrky nebo výroční zprávy. Do rejstříku se povinně zapisují zejména obchodní společnosti a družstva, některé fyzické osoby a další osoby podle zvláštních předpisů. Při kontrole obchodního partnera se vyplatí ověřit nejen existenci firmy, ale i to, kdo za ni může jednat a zda údaje odpovídají skutečnosti. Chybný nebo neaktuální zápis může vést ke zdržení, problémům při uzavírání smluv i k sankcím, proto je vhodné změny řešit včas a s odpovídajícími podklady.