Co je potřeba ve sbírce listin obchodního rejstříku zveřejnit?
Obchodní rejstřík a sbírka listin spadají pod správu Ministerstva spravedlnosti České republiky. Vedením seznamů jsou však pověřeny nezávislé rejstříkové soudy, tedy krajské soudy místně příslušné k sídlu společnosti či jiného zapisovaného subjektu. Veškeré náležitosti upravuje zákon o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob. Tento zákon také jasně stanoví, které dokumenty nesmějí ve sbírce listin chybět.
S ohledem na termín uložení listin do sbírky je můžeme rozdělit do dvou kategorií. První kategorii dokumentů je třeba předložit už v době zápisu subjektu do obchodního rejstříku, protože bez jejich doložení není možné zápis provést. Druhou kategorii tvoří všechny ostatní dokumenty, které se průběžně ukládají do sbírky.
Příklady dokumentů, které je potřeba zveřejnit ve sbírce listin:
- listiny potvrzující vznik právnické osoby (např. zakladatelská listina, stanovy, společenská smlouva),
- rozhodnutí o změnách statutárního orgánu (jmenování nebo odvolání členů),
- výroční zprávy, účetní závěrky,
- rozhodnutí o zrušení právnické osoby,
- rozhodnutí o exekuci nebo likvidaci.
Dostupný advokát radí: „Rejstříkový zákon kromě sbírky listin pro české právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku zároveň upravuje sbírku listin pro zahraniční osoby – její rozsah je s ohledem na povinně zakládanou dokumentaci výrazně užší.“
Související služba
Svěřte starost o obchodní rejstřík a sbírku listin odborníkům
Potřebujete zpracovat detailní podklady pro změnu zápisu v rejstříku nebo řešíte uložení důležitých dokumentů do sbírky listin? Rádi vám s přípravou pomůžeme a poskytneme vám přesný návod, jak důležité změny zapsat.
Chci pomoct se zápisem
- Při objednání služby přesně víte, co dostanete a kolik vás to bude stát.
- Vše zvládneme on-line nebo osobně v jedné z našich 5 kanceláří.
- 8 z 10 požadavků vyřešíme do 2 pracovních dnů.
- Pro každý právní obor máme specialistu.
Nezapomeňte na zveřejnění účetní závěrky
U účetních závěrek a jejich zveřejňování se ještě na chvíli zastavíme. Jedná se totiž o oblast, ve které řada podnikatelských subjektů chybuje a zapomíná na zveřejňování, nebo se mu záměrně vyhýbá. Zveřejnění je přitom na základě zákona o účetnictví povinné pro všechny subjekty zapsané v obchodním rejstříku a také pro všechny ty, kterým to stanoví zvláštní předpis. Své účetní závěrky mají kromě společností povinnost zveřejňovat třeba i nadace, spolky nebo společenství vlastníků jednotek.
Účetní závěrka bývá standardně součástí výroční zprávy, není to ovšem podmínkou. Dokumenty se zasílají pouze v elektronické podobě ve formátu PDF, mají přesně dané náležitosti, které podrobně upravuje zákon o účetnictví, a vždy musí obsahovat následující údaje:
- rozvahu,
- výkaz zisků a ztrát,
- přílohy, které dokládají, vysvětlují a upřesňují uvedené informace,
- datum a elektronický podpis zástupce statutárního orgánů.
Právě na poslední bod mnohé firmy zapomínají, jedná se přitom o naprosto stěžejní údaj. Nepodepsaný dokument není účetní závěrkou a za jeho odevzdání bez následné nápravy hrozí pokuty.
Pozor na sankce
Dokumenty je třeba uložit do sbírky listin v co nejkratším čase od vzniku dané události, a to se všemi jejich náležitostmi. Zákon dokonce u některých dokumentů přímo stanovuje lhůtu, ve které je potřeba listiny zveřejnit. Pokud daná listina vzniká v důsledku rozhodnutí soudu, odpovídá za její uložení rejstříkový soud, ve všech ostatních případech je ovšem za uložení dokumentu odpovědná přímo daná společnost nebo jiný zapisovaný subjekt.
Pozdní zveřejnění, neúplnost, jakou může být například chybějící podpis na účetní závěrce, nebo úplná absence povinných dokumentů ve sbírce listin může vést v krajním případě až k uložení pokuty či dokonce ke zrušení společnosti (vlastně formální “trest nejvyšší”). V případě nesplnění povinnosti a následného neuposlechnutí výzvy může rejstříkový soud udělit pokutu až do výše 100 000 Kč. Pokud by se taková situace opakovala nebo by neplnění zakládání dokumentů do sbírky listin mělo závažné důsledky pro třetí osoby, může rejstříkový soud rozhodnout a zahájit řízení o zrušení zapsané osoby s likvidací. Tomu samozřejmě předchází upozornění rejstříkovým soudem a poskytnutí přiměřené lhůty k odstranění nedostatků.
V případě nesplnění povinností souvisejících s uložením účetní závěrky může zasáhnout i finanční úřad. Většinu věcí v takových případech řeší domluvou a upozorněním, má ovšem pravomoc uložit pokutu až do výše 3 % celkové hodnoty aktiv.
Dostupný advokát radí: „Neplněním zákonných povinností se můžete dopustit trestného činu ve věci zkreslování údajů o stavu hospodaření a jmění. V praxi se to stává v minimech případů, kdy jsou vážně ohrožena práva obchodních partnerů, věřitelů, zákazníků nebo zaměstnanců. Fyzickým osobám poté hrozí trest odnětí svobody až na 2 roky nebo zákaz činnosti. Společnostem může být udělen peněžitý trest podle majetkových poměrů.“
Nahlížení do sbírky listin obchodního rejstříku
Zákon stanovuje, že obchodní rejstřík a sbírka listin jsou veřejnými seznamy. Z toho vyplývá, že údaje v nich zapsané, jsou přístupné každému. Do obou seznamů můžete nahlížet online na webových stránkách Justice.cz. Pro vyhledání zadejte název subjektu, identifikační číslo nebo spisovou značku. V detailu si poté rozkliknete přímo sbírku listin, kde najdete všechny zveřejněné dokumenty a můžete si je v digitální podobě stáhnout.
Splňte své povinnosti bez chyb a sankcí
Neriskujte vysoké pokuty ani nepříjemnosti spojené s nápravou chybných záznamů v obchodním rejstříku a sbírce listin. S přípravou podkladů a následným zápisem do seznamů vám rádi pomůžeme. Vše zvládneme online a na míru vašemu případu.