Sbírka listin obchodního rejstříku – co se zveřejňuje?

Rychlý přehled

• Do sbírky listin musíte průběžně ukládat dokumenty související se vznikem a fungováním společnosti – typicky účetní závěrky, změny jednatelů, společenskou smlouvu nebo rozhodnutí o likvidaci.
• Pokud povinnost nesplníte, hrozí pokuta až 100 000 Kč, problémy při jednání s bankami či investory a v krajním případě i zrušení společnosti soudem.
• Nejčastější problém v praxi představuje nezveřejnění účetní závěrky nebo její podání bez podpisu statutárního orgánu.

Pokud si nejste jistí, jaké dokumenty musíte zveřejnit nebo potřebujete připravit změnu do obchodního rejstříku, naši advokáti vám vše zkontrolují a připraví online bez zbytečných průtahů.

Co je potřeba ve sbírce listin obchodního rejstříku zveřejnit?

Obchodní rejstřík a sbírku listin spravuje Ministerstvo spravedlnosti ČR. Vedením seznamů jsou však pověřeny nezávislé rejstříkové soudy, tedy krajské soudy místně příslušné k sídlu společnosti či jiného zapisovaného subjektu. Veškeré náležitosti upravuje zákon o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob. Tento zákon také jasně stanoví, které dokumenty nesmějí ve sbírce listin chybět.

Podle termínu uložení listin do sbírky je lze rozdělit do dvou kategorií. První kategorii dokumentů je třeba předložit už v době zápisu subjektu do obchodního rejstříku, protože bez jejich doložení není možné zápis provést. Druhou kategorii tvoří všechny ostatní dokumenty, které se průběžně ukládají do sbírky.

Příklady dokumentů, které je potřeba zveřejnit ve sbírce listin:

• listiny potvrzující vznik právnické osoby (např. zakladatelská listina, stanovy, společenská smlouva),
• rozhodnutí o změnách statutárního orgánu (jmenování nebo odvolání členů),
• výroční zprávy, účetní závěrky,
• rozhodnutí o zrušení právnické osoby,
• rozhodnutí o exekuci nebo likvidaci.

Nejste si jistí, které dokumenty musíte zveřejnit právě vy? Připravíme vám přehled povinností podle typu společnosti a pomůžeme i s podáním do obchodního rejstříku.

Dostupný advokát radí: „Rejstříkový zákon kromě sbírky listin pro české právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku zároveň upravuje sbírku listin pro zahraniční osoby – její rozsah je s ohledem na povinně zakládanou dokumentaci výrazně užší. Pro zahraniční společnosti se zpravidla zveřejňují doklady o jejich existenci a oprávnění podnikat v ČR (např. výpis z domovského obchodního rejstříku, plné moci pro jednání v ČR apod.)“

Nezapomeňte na zveřejnění účetní závěrky

U účetních závěrek a jejich zveřejňování se ještě na chvíli zastavíme. Jedná se totiž o oblast, ve které řada podnikatelských subjektů chybuje a zapomíná na zveřejňování, nebo se mu záměrně vyhýbá. Zveřejnění je přitom na základě zákona  o účetnictví povinné pro všechny subjekty zapsané v obchodním rejstříku a také pro všechny ty, kterým to stanoví zvláštní předpis. Své účetní závěrky mají kromě společností povinnost zveřejňovat třeba i nadace, spolky nebo společenství vlastníků jednotek.

Účetní závěrka bývá standardně součástí výroční zprávy, není to ovšem podmínkou. Dokumenty se zasílají pouze v elektronické podobě ve formátu PDF, mají přesně dané náležitosti, které podrobně upravuje zákon o účetnictví, a vždy musí obsahovat následující údaje:

• rozvahu,
• výkaz zisků a ztrát,
• přílohy, které dokládají, vysvětlují a upřesňují uvedené informace,
• datum a elektronický podpis zástupce statutárního orgánů.

Právě na poslední bod mnohé firmy zapomínají, jedná se přitom o naprosto stěžejní údaj. Nepodepsaný dokument není platnou účetní závěrkou a jeho odevzdání bez opravy může vést k udělení pokuty. Od roku 2021 je možné využít službu automatického převzetí závěrky z portálu finanční správy (pokud byla podána jako příloha daňového přiznání).

Pokud potřebujete zkontrolovat správnost účetní závěrky nebo připravit dokumenty pro sbírku listin, můžeme vše projít společně a upozorníme vás na riziková místa ještě před podáním.

V praxi často vidíme situace, kdy firma účetní závěrku sice podá finančnímu úřadu, ale zapomene ji zveřejnit ve sbírce listin. Častou chybou bývá také chybějící podpis jednatele nebo nahrání neúplné přílohy. Tyto nedostatky mohou způsobit komplikace při žádosti o úvěr, vstupu investora nebo při due diligence společnosti.

Pokud účetní jednotka nemá povinnost ověřovat účetní závěrku auditorem (nebo jí tak neukládá zvláštní zákon), zveřejňuje pouze rozvahu a přílohu k účetní závěrce, nikoli výkaz zisku a ztráty.

Kontrola před odesláním účetní závěrky:

– obsahuje rozvahu,
– obsahuje přílohu,
– je podepsaná statutárním orgánem,
– je ve formátu PDF,
– odpovídá schválené verzi,
– byla odeslána i do sbírky listin.

Pozor na sankce

Dokumenty je třeba uložit do sbírky listin v co nejkratším čase od vzniku dané události, a to se všemi jejich náležitostmi. Zákon dokonce u některých dokumentů přímo stanovuje lhůtu, ve které je potřeba listiny zveřejnit. Pokud daná listina vzniká v důsledku rozhodnutí soudu, odpovídá za její uložení rejstříkový soud, ve všech ostatních případech je ovšem za uložení dokumentu odpovědná přímo daná společnost nebo jiný zapisovaný subjekt.

Pozdní zveřejnění, neúplnost, jakou může být například chybějící podpis na účetní závěrce, nebo úplná absence povinných dokumentů ve sbírce listin může vést v krajním případě až k uložení pokuty či dokonce ke zrušení společnosti (vlastně formální „trest nejvyšší“). V případě nesplnění povinnosti a následného neuposlechnutí výzvy může rejstříkový soud udělit pokutu až do výše 100 000 Kč.

Pokud by se taková situace opakovala nebo by neplnění zakládání dokumentů do sbírky listin mělo závažné důsledky pro třetí osoby, může rejstříkový soud rozhodnout a zahájit řízení o zrušení zapsané osoby s likvidací. Tomu samozřejmě předchází upozornění rejstříkovým soudem a poskytnutí  přiměřené lhůty k odstranění nedostatků.

Od 1. ledna 2025 se zpřesnila pravidla pro sankce za nepředání účetní závěrky, kdy rejstříkový soud nově musí z moci úřední zahájit řízení o pokutě po 3 měsících od uplynutí lhůty pro zveřejnění.

V případě nesplnění povinností souvisejících s uložením účetní závěrky může zasáhnout i finanční úřad. Většinu věcí v takových případech řeší domluvou a upozorněním, má ovšem pravomoc uložit pokutu až do výše 3 % celkové hodnoty aktiv.

V naší praxi se sankce často týkají malých společností, které několik let nezveřejňují účetní závěrky a současně nereagují na výzvy rejstříkového soudu. Mnoho podnikatelů přitom vůbec netuší, že problém existuje, dokud nezačnou řešit prodej firmy, bankovní financování nebo kontrolu ze strany úřadů.

Sbírka listin obchodního rejstříku

Dostupný advokát radí: „Neplněním zákonných povinností se můžete dopustit trestného činu ve věci zkreslování údajů o stavu hospodaření a jmění. V praxi se to stává v minimech případů, kdy jsou vážně ohrožena práva obchodních partnerů, věřitelů, zákazníků nebo zaměstnanců. Fyzickým osobám poté hrozí trest odnětí svobody až na 2 roky nebo zákaz činnosti. Společnostem může být udělen peněžitý trest podle majetkových poměrů.“

Nahlížení do sbírky listin obchodního rejstříku

Zákon stanovuje, že obchodní rejstřík a sbírka listin jsou veřejnými seznamy. Z toho vyplývá, že údaje v nich zapsané, jsou přístupné každému. Do obou seznamů můžete nahlížet online na webových stránkách Justice.cz. Pro vyhledání zadejte název subjektu, identifikační číslo nebo spisovou značku. V detailu si poté rozkliknete přímo sbírku listin, kde najdete všechny zveřejněné dokumenty a můžete si je v digitální podobě stáhnout.

Prověřujete obchodního partnera nebo kupujete firmu? Právní kontrola sbírky listin často odhalí problémy, které nejsou z běžného výpisu obchodního rejstříku vidět.

Splňte své povinnosti bez chyb a sankcí

Neriskujte vysoké pokuty ani nepříjemnosti spojené s nápravou chybných záznamů v obchodním rejstříku a sbírce listin. S přípravou podkladů a následným zápisem do seznamů vám rádi pomůžeme. Vše zvládneme online a na míru vašemu případu.

Shrnutí

Sbírka listin je povinnou součástí obchodního rejstříku a slouží k transparentnosti podnikání. Firmy do ní musí průběžně ukládat zejména účetní závěrky, zakladatelské dokumenty, změny statutárních orgánů nebo rozhodnutí o likvidaci. Nejčastější problémy v praxi vznikají při nezveřejnění účetní závěrky nebo podání neúplných dokumentů. Za porušení povinností hrozí pokuty až 100 000 Kč, zásah finančního úřadu i riziko zrušení společnosti. Pokud si nejste jistí správným postupem, vyplatí se dokumenty zkontrolovat ještě před podáním do sbírky listin.