GDPR a bytové domy | Dostupný advokát

GDPR zkomplikuje život předsedům bytových družstev a SVJ

Obrázek k článku GDPR zkomplikuje život předsedům bytových družstev a SVJ

20. 11. 2017 / autor: Ondřej Preuss

Nový právní rámec na ochranu osobních údajů začne platit 25. května 2018. Takzvaný General Data Protection Regulation (GDPR) vznikl s cílem maximálně hájit práva občanů EU proti neoprávněnému zacházení s jejich daty a osobními údaji. Revoluce v této oblasti byla více než nutná, ale už teď dělá těžkou hlavu mnoha správcům a zpracovatelům osobních dat.

Regulace se dotkne i činnosti členů výborů společenství vlastníků jednotek (SVJ) a členů představenstev bytových družstev (BD). Nařízení především přináší celou řadu práv fyzickým osobám, jejichž osobní údaje jsou sbírány a uchovávány.

Konkrétně se jedná například o právo na přístup k osobním údajům, právo na opravu nepřesných údajů, právo na výmaz v případě, že přestane existovat právní důvod zpracování osobních údajů (takzvané „právo být zapomenut”) nebo právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů. To vše by mělo mít upravený postup a systém. Jinak hrozí pokuty!

Na rozdíl od některých podnikatelů mohou družstva a společenství vlastníků nadále využívat své databáze kontaktů, je ale třeba je řádně zabezpečit. Pro podnikatele je asi největším problémem, že často nebudou moci využívat své pracně sestavené databáze kontaktů, protože souhlas s takovým využíváním, který dříve obdrželi, podle nové úpravy neobstojí.

To družstva ani společenství vlastníků netrápí. SVJ a BD sice takové databáze také vytváří, ale souhlas většinou nepotřebují, protože povinnost seznamy vytvářet jim ukládá zákon. Konkrétně jde o vedení seznamu členů a nájemníků, evidenci dlužníků apod.

Veškerá data by správce měl ukládat v bezpečném prostředí, na zabezpečeném serveru.

Pozor na kamerový systém v domě

Ne všechny činnosti společenství vlastníků a družstev, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů, však spadají pod příslušnou výjimku. Například jde o situaci, kdy je v domě nainstalován kamerový systém. To bylo vždy bouřlivé téma. Podle nařízení GDPR musí správce v určitých případech k využití kamerového systému nejen získat souhlas se zpracováním osobních údajů dotčených, ale musí být zároveň schopný udělení souhlasu doložit.

V praxi to znamená, že souhlas musí být výslovný a samostatný. Nelze jen odškrtnout nějaké obecné podmínky. Každý z obyvatel domu musí podepsat zvláštní dokument, který bude v archivu společenství či družstva k dispozici ke kontrole.

Je třeba mít pečlivě ošetřenou smlouvu s externím zpracovatelem

Tento důraz na prokázání souhlasu se týká i obecných principů zásahu do soukromí. Je tedy vhodné v domě mít zvláštní řád, ve kterém je řečeno, jak je s kamerovým systémem nakládáno, a tento řád i prokazatelně dodržovat (neuschovávat např. velmi staré nahrávky a neužívat je pro své osobní zájmy).

Přísnější je také úprava zapojení externího zpracovatele. Tím bývá nejčastěji správní firma, ale může to být například i bezpečnostní agentura. Smlouva mezí tímto „externistou“ a SVJ nebo BD musí obsahovat mnoho konkrétních náležitostí a záruk (např. o technickém a organizačním zabezpečení ochrany osobních údajů).

O aktualitách informuje Úřad pro ochranu osobních údajů

Je teď předčasné novou úpravu a její fungování hodnotit, ale jisté je, že přinese hodně práce. O povinnostech podle GDPR pravidelně informuje také Úřad pro ochranu osobních údajů na svých internetových stránkách.

„Bytový“ právník po celý rok, vaše jistota

Chcete se kdykoli poradit ve vašem společenství vlastníků nebo bytovém družstvu s právníkem, který vám bude neustále k dispozici? S jakoukoli právní záležitostí ve vašem SVJ nebo BD vám pomůžeme, ať už osobně, po telefonu, e-mailu nebo třeba skypu, navíc za zlomek obvyklých cen. Vše vyřídíte z pohodlí vašeho domova. Vyzkoušejte jeden z balíčků našich služeb na týden zdarma!


Co pro vás můžeme udělat Minimum Premium
Prověřené vzory důležitých smluv — ručíme za jejich aktuálnost a praktičnost5× ročněNeomezeně
Konzultace s právníkem5× ročně8× ročně
Sleva na doplňkové právní služby15 %20 %
Službu si kupujete na období1 rok1 rok
Sepsání stanov SVJ nebo BD na míru
Konečná cena včetně DPH4800400 Kč/měsíc3966,72 Kč bez DPH9240770 Kč/měsíc7635,94 Kč bez DPH

Ohodnoťte tento článek:

Mohlo by vás také zajímat: