Od ledna příštího roku v České republice výrazně přibude počet datových schránek. Povinně ji totiž budou mít nejen všechny právnické osoby, ale také všechny osoby samostatně výdělečně činné a také někteří nepodnikatelé. Jak bude zřizování schránek vypadat a vyplatí se zřídit si ji sám s předstihem?
Stát se rozhodnul, že od roku 2023 značně posílí elektronickou komunikaci. Cílem by mělo být především zefektivnění a zrychlení fungování státní správy. Datová schránka bude nově povinná pro:
U posledně zmíněné skupiny si stát vytvořil domněnku, že pokud daní jedinci zvládnou využít Portál občana či bankovní identitu, pak pro ně bude obsluha a komunikace prostřednictvím datovky snadnou záležitostí. Vzhledem k nedávnému masovému rozšíření bankovní identity a jejímu častějšímu využívání se nakonec povinná datová schránka bude vztahovat na velké procento z nás. V případě, že spadáte do třetí skupiny, pak se o zřízení datové schránky dozvíte v okamžiku přihlášení přes Národní bod pro autentizaci a identifikaci (NIA) nebo zprávou do e-mailu. Pro přístup do datové schránky pak využijte přesně ten nástroj, který jste pro komunikaci se státem využili, tedy například právě zmíněnou bankovní identitu.
Vyřešte libovolný právní problém s týmem Dostupného advokáta! Do 24 hodin vám navrhneme řešení vaší situace a spočítáme, kolik vás to bude stát. Cena za vypracování návrhu je 390 Kč. Když si u nás navržené služby objednáte, máte vypracování návrhu zdarma.
Dobrá zpráva je, že v podstatě nemusíte aktivně nic konat, chodit na úřady či aktivovat zřízení přes internet. Stát vám datovou schránku zřídí sám, a to do 31. března 2023. V okamžiku, kdy bude zřízena, vám dorazí přístupové údaje, spolu se základními údaji k užívání poštou.
Pokud jste podnikatel (živnostník, osoba samostatně výdělečně činná (OSVČ), právnická osoba) a datovou schránku nechcete, máte prostě smůlu. Budete se muset s myšlenkou na ni začít smiřovat. Jediným možným řešením je pověřit nějakou osobu správou datové schránky a povinnosti se tak osobně vyhnout.
Jedinou výjimku mají nepodnikající občané, kteří mají hned dvě možnosti, jak se zachovat:
Nyní mají datovou schránku zřízenou povinně všechny právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku (obchodní společnosti a družstva), dále advokáti, daňoví poradci, exekutoři či insolvenční správci. Dále ji pochopitelně využívá státní správa – úřady, soudy a podobně. Dosud je zřízeno přes 1,5 milionu schránek.
Pokud je některý jedinec či společnost majitelem datové schránky, musí mu úřady a soudy doručovat veškeré dokumenty jejím prostřednictvím. Podstatnou součástí komunikace prostřednictvím datovek je také takzvaná fikce doručení. Platí totiž, že po doručení zprávy do datové schránky máte deset dní na její přečtení. Poté je ze zákona vytvořena fikce, že jste si dokument prostudovali, a to i když jste se do datové schránky vůbec nepřihlásili. To má zásadní dopad například na běh různých lhůt pro vyjádření se, odvolání apod. Zásadně se tedy doporučuje schránku kontrolovat a zapnout si notifikace, které na každou novou zprávu upozorňují.
Od letošního roku se aplikuje doručení fikcí také u soukromoprávních zpráv, tedy když například komunikují dva podnikatelé navzájem. Platí to typicky pro faktury, předžalobní výzvy a podobně.
Tip: Fikci doručení jsme se věnovali podrobně v našem samostatném článku.
V opačném směru ale povinnost elektronické komunikace dosud zpravidla neplatí. Úřadům lze doposud zasílat podání jakkoliv. Jedinou výjimku si v tomto ohledu zjednala finanční správa, které je třeba posílat daňové přiznání a jiné dokumenty výhradně elektronicky. Týká se to všech majitelů datových schránek zřízených ze zákona (tedy ne dobrovolně). Pokud pokyn nerespektujete, přijde vám výzva k nápravě vady podání. A pokud nerespektujete ani výzvu, může následovat pokuta. V budoucnu nás čeká v tomto směru úprava zákona, která by povinnost elektronické komunikace s finančními úřady vztáhla pouze na podnikatele.
Tip: Postupu při zřízení, správě, případně zrušení datové schránky jsme věnovali samostatný článek.
Stát nám nabízí zřízení datové schránky zadarmo a neopomíná to zdůrazňovat. Bezplatná je i samotná komunikace s úřady. To je jistě výhoda oproti běžnému zasílání (doporučených) dopisů. Zpoplatněná je pouze komerční zpráva, která nyní stojí pět korun. Uživatelé tak zaplatí za odeslání zpráv bankám, pojišťovnám, dodavatelům energií, ale také firmám či soukromým osobám. Při dnešních cenách České pošty je to ale stále pakatel.
Přesto nás ale může přijít užívání datovky na pěkný balík. Kámen úrazu nastává při archivaci doručených zpráv. Zprávy vám totiž zůstávají ve schránce do doby, než je smažete, nebo než se zaplní její kapacita. Nejdéle pak po dobu 90 dní. Následně si buď můžete zprávy sami archivovat a uložit si je například do počítače. Nebo je můžete uložit do takzvaného datového trezoru, za nějž zaplatíte podle počtu uložených zpráv 120 korun (za dvacet zpráv) – či překvapivých 29 500 korun za 5000 zpráv. Taková cena přitom výrazně přesahuje jakákoliv komerční úložiště dat.
Zprávy o objemu do 1 GB si ovšem také můžete zdarma a po neomezenou dobu uložit v Portálu občana. Službu je potřeba aktivovat.
Pozor — na rozdíl od datového trezoru ale není v případě využití Portálu občana zajištěno udržování dlouhodobé ověřitelnosti dokumentů. To platí při obyčejném stažení do počítače. V těchto případech si tak dlouhodobou ověřitelnost dokumentů musíte hlídat sami. Zda je dokument stále ověřitelný, si můžete zdarma ověřit přímo v klientském portálu datových schránek, kde se dá rovnou i prodloužit platnost časového razítka na zprávě.
Ano i ne. Záleží víceméně spíše na vašem přístupu k datovkám a elektronické komunikaci vůbec. Pokud víte, že do skupiny majitelů datových schránek budete spadat a nepovažujete se za počítačově zdatného “geeka”, můžete si datovou schránku pořídit sami o něco dřív, abyste se s ní s dostatečným předstihem a třeba i za pomoci odborníků seznámili a vše si předem v klidu nastavili. Daňové přiznání pak již zkraje příštího roku bez stresu odešlete a nebudete přemítat, zda se náhodou někde neztratilo.
Je-li pro vás elektronická komunikace na různé způsoby snadná věc, pak je pro vás předčasná příprava spíše zbytečná. Dřívějším zřízením nijak výrazně neušetříte, ani se nezbavíte žádné povinnosti. Můžete samozřejmě ale dříve těžit z výhod, které datovka nabízí – nestojíte fronty na úřadech, neřešíte úřední dobu a neplatíte drahé poštovné.
Vyřešte libovolný právní problém s týmem Dostupného advokáta! Do 24 hodin vám navrhneme řešení vaší situace a spočítáme, kolik vás to bude stát. Cena za vypracování návrhu je 390 Kč. Když si u nás navržené služby objednáte, máte vypracování návrhu zdarma.
Ondřej je ten člověk, v jehož hlavě uzrál nápad poskytovat advokátní služby online. Právním službám se věnuje již déle než 10 let a rád klientům pomáhá, když si nevědí rady s právními problémy.
Osobně i online. Stačí si vybrat vhodnou službu, nebo zvolit nezávislou konzultaci když si nejste jistí.
