Začněme stručnou statistikou na úvod.
Podle dat Ministerstva vnitra bylo k dubnu 2025 zřízeno více než 4,1 milionu datových schránek. Od jejich zavedení v roce 2009 jejich počet narůstal pomalu, výrazný zlom ale nastal na začátku roku 2023 – především kvůli zákonné povinnosti jejich zřízení pro všechny podnikající fyzické osoby. Během několika měsíců došlo k nárůstu více než o milion nových uživatelů.
Je důležité si uvědomit, že jedno číslo neznamená jednoho člověka. Mnoho osob má více schránek – např. jednu jako OSVČ a druhou jako fyzická osoba. Roli sehrála i pandemie covidu, která zrychlila digitalizaci veřejné správy a posílila důvěru ve státní online systémy. U fyzických osob pak počty často zvyšuje fakt, že jedna osoba si zřídí datovou schránku jako živnostník a často následuje i další, osobní schránka, přes kterou lze třeba řešit daň z nemovitosti užívané pro bydlení a další soukromé záležitosti.
Tip na článek
Tip: Povinnost vlastnit a využívat datovou schránku se týká všech živnostníků. Není však určená jen pro ně. V mnohém ji oceníte i v případě, že živnostníky nejste. V našem dalším článku vám poradíme, jak si zřídit datovou schránku.
Kdo je povinen mít datovou schránku?
Kdo musí mít datovou schránku?
Povinnost mít zřízenou datovou schránku se aktuálně vztahuje na:
-
Všechny právnické osoby zapsané ve veřejném rejstříku (např. s.r.o., nadace, spolky, SVJ, ústavy),
-
Fyzické osoby podnikající (živnostníci, osoby zapsané v registru živnostenského podnikání nebo jiné evidenci),
-
Orgány veřejné moci (úřady, školy, zdravotnická zařízení atd.).
U těchto osob je zákonná povinnost přijímat dokumenty prostřednictvím jejich datové schránky. Úřady a soudy proto zasílají své písemnosti výhradně elektronicky přes portál datových schránek.
V opačném směru ale povinnost elektronické komunikace dosud zpravidla neplatí. Úřadům lze doposud zasílat podání jakkoliv.
Finanční správa má přísnější pravidla
Finanční úřady trvají na výhradním elektronickém podání u všech osob, kterým byla datová schránka zřízena ze zákona. To znamená, že například živnostník nemůže podat daňové přiznání papírově, jinak mu přijde výzva k nápravě. Pokud na ni nezareaguje, může následovat pokuta.
Jak funguje doručování přes datovou schránku?
Každá doručená zpráva je dostupná uživateli ihned po přihlášení do jeho schránky. Obvykle bývá e-mailově oznámeno, že byla doručena nová zpráva, ale tato notifikace není právně rozhodující – důležitý je stav schránky, nikoli e-mail.
Tip na článek
Pokud pokyn k zaslání dokumentů elektronickou formou nedodržíte, přijde vám nejprve výzva k nápravě vady podání. Letos bylo takových vad podání zaznamenáno zvýšené množství. Pokud byste nerespektovali ani výzvu, může následovat pokuta.
Jak je to s fikcí doručení?
Obecně platí, že dokument, který přijde do datové schránky právnické či fyzické osoby, se považuje za doručený v okamžiku, kdy se osoba do datové schránky přihlásí. Pokud se tak ale v nejbližších deseti dnech nestane, nastává takzvaná fikce doručení. Platí totiž, že po doručení zprávy do datové schránky má fyzická či právnická osoba deset dní na její přečtení. Poté je ze zákona vytvořena fikce, že si daná osoba dokument prostudovala, a to i když se do datové schránky vůbec nepřihlásila. To má zásadní dopad například na běh různých lhůt pro vyjádření se, odvolání apod.
Tento princip se může ale v určitých podobách uplatnit i opačně, tedy při komunikaci s úřady. Takto je například zaznamenaný případ konání technopárty, jejíž účastníci doslova zdevastovali obecní pozemek a svým hlukem několik dní obtěžovali okolí. Nelze ale říci, že by se jednalo o nepovolenou akci. Organizátoři totiž řádně podali žádost prostřed nictvím datové schránky a když na ni nikdo neodpověděl, využili možnosti považovat žádost za schválenou.
Od 1. ledna 2023 došlo k úpravě pravidla týkajícího se fikce doručení v tom smyslu, že pokud desátý den doručení připadá na sobotu, neděli či státní svátky, pak nedojde k automatickému doručení datových zpráv, které si uživatel dosud neotevřel, a posledním dnem doby fikce doručení bude nejblíže následující pracovní den.
Jak zjistím, zda má někdo datovku a jakou?
Datové schránky umožňují poměrně podrobný systém vyhledávání adresátů, takže lze nalézt osobu, i když si nejsme například přesně jisti, jak se píše její jméno. Kromě klasického zadání jména a příjmení lze alternativně u fyzických (podnikajících) osob zadat jejich IČO, případně zadat adresu (sídla či bydliště) a vybrat z nabídnutého seznamu jmen přiřazených k dané adrese. Samozřejmostí je pak také možnost zadání ID samotné schránky, to je ale vzhledem k obtížné zapamatovatelnosti nutné mít poznamenané.
Někdy může ale vzniknout opačný problém. A to, když si je občan jistý, že úřad, s nímž potřebuje komunikovat, datovou schránku má. V nabízeném seznamu ji ale není schopný najít. Tak například při zadání pojmu „úřad prahy 6“ nabídne systém 11 možných úřadů jako celní úřad, vojenský úřad či úřad práce, ale žádný z nich není oficiálním úřadem městské části. Pokud jej chcete nalézt, je třeba zadat “Městská část Praha 6”. V těchto případech, kdy se obecně užívaný pojem neshoduje s oficiálním názvem úřadu, se pak vyplatí jít nejprve přímo na stránky dané instituce a pak v datové schránce zadat adresu „na jisto“.
Kde a jak datovou schránku spravovat?
Správu své schránky provádíte jednoduše na portálu Moje schránka (mojedatovaschranka.cz). Po přihlášení – například prostřednictvím eObčanky, bankovní identity nebo NIA – získáte přístup ke všem přijatým i odeslaným dokumentům.
Kromě čtení zpráv lze přes portál datových schránek také:
-
Podávat dokumenty úřadům a soudům,
-
Archivovat důležité zprávy,
-
Spravovat oprávněné osoby (např. účetní),
-
Nastavit si notifikace nebo přesměrování zpráv,
-
Stahovat doručenky jako důkazní materiál.
Proč si zřídit datovou schránku i jako nepodnikatel?
Ačkoli je datová schránka pro běžné fyzické osoby stále nepovinná, mnoho lidí si ji zřizuje dobrovolně – zejména kvůli rychlosti, přehlednosti a možnosti řešit úřední záležitosti online. Přes „moji schránku“ snadno podáte daňové přiznání, napíšete odvolání, nebo požádáte o výpis z rejstříku trestů.
Její zřízení je zdarma, online a trvá několik minut. Doporučujeme to zejména rodičům, kteří často vyřizují úřední komunikaci za děti nebo seniory. Elektronická komunikace prostřednictvím portálu datových schránek se stala nejen běžnou praxí, ale i výhodou. Pokud datovou schránku už máte, doporučujeme ji pravidelně kontrolovat, nebo si nastavit e-mailové notifikace. Pokud ji zatím nemáte, uvažujte o jejím zřízení. V roce 2025 je už spíš překvapením, když někdo „datovku“ nemá.
Shrnutí
Datové schránky jsou v roce 2025 nedílnou součástí komunikace mezi úřady a podnikateli i právnickými osobami, kterým jsou zřizovány povinně. Dokumenty doručené do schránky jsou považovány za oficiálně doručené – buď okamžikem otevření, nebo nejpozději desátým dnem od doručení (tzv. fikce doručení), přičemž pokud desátý den připadne na víkend či svátek, lhůta se posouvá. Přístup do schránky je možný přes portál Moje schránka, kde lze zprávy nejen číst, ale i odesílat úřadům, archivovat je či spravovat přístupová oprávnění. Finanční úřad navíc vyžaduje elektronickou komunikaci výhradně přes datovku u všech osob, kterým byla zřízena ze zákona. Vyhledávání adresátů v systému je možné dle jména, IČO nebo ID schránky. Ačkoli fyzické osoby bez podnikání povinnost mít schránku nemají, stále více z nich ji využívá dobrovolně pro úsporu času i peněz při jednání s úřady.
