Doručování do datových schránek

Začněme stručnou statistikou na úvod. K polovině června roku 2023 bylo zřízeno přibližně 3 450 000 datových schránek. Graf, znázorňující jejich zakládání od roku 2009, vykazoval velmi pozvolné navyšování až do začátku roku 2023 a poté následoval prudký nárůst na více než dvojnásobek počtu. Současné číslo ovšem ani zdaleka nepředstavuje přes tři miliony jedinců. Naopak: tvoří jej především právnické osoby (a úřady). U fyzických osob pak počty často zvyšuje fakt, že jedna osoba si zřídí datovou schránku jako živnostník a často následuje i další, osobní schránka, přes kterou lze třeba řešit daň z nemovitosti užívané pro bydlení a další soukromé záležitosti.

Nárůstu napomohla povinnost zřizování datovek pro živnostníky a rovněž epidemie covidu, která nahrávala elektronické komunikaci ve všech ohledech. Mnohdy povinné užívání elektronické pošty v rámci zaměstnání pak u mnoha lidí odbourá ostych i v zavedení této formy komunikace pro soukromé účely. Více než 98% úspěšnost doručení zpráv a ušetření nemalého množství financí situaci také nahrává a oficiální komunikace přes datovky se brzy stane pravidlem.

Kdo je povinen mít datovou schránku?

Datová schránka je v současné době povinná pro:

• Všechny právnické osoby, tedy i ústavy, spolky, nadace, společenství vlastníků jednotek nebo obecně prospěšné společnosti, které do nedávna tuto povinnost neměly.
• Každou fyzickou podnikající osobu – do nedávna byly datové schránky osob samostatně výdělečně činných zřizovány pouze na základě jejich žádosti.
  Přitom platí, že pokud je některý jedinec či společnost majitelem datové schránky, musí mu úřady a soudy doručovat veškeré dokumenty jejím prostřednictvím.

V opačném směru ale povinnost elektronické komunikace dosud zpravidla neplatí. Úřadům lze doposud zasílat podání jakkoliv. Jedinou výjimku si v tomto ohledu zjednala finanční správa, které je třeba posílat daňové přiznání a jiné dokumenty výhradně elektronicky. Týká se to všech majitelů datových schránek zřízených ze zákona (tedy ne dobrovolně).

Jak je to s fikcí doručení?

Obecně platí, že dokument, který přijde do datové schránky právnické či fyzické osoby, se považuje za doručený v okamžiku, kdy se osoba do datové schránky přihlásí. Pokud se tak ale v nejbližších deseti dnech nestane, nastává takzvaná fikce doručení. Platí totiž, že po doručení zprávy do datové schránky má fyzická či právnická osoba deset dní na její přečtení. Poté je ze zákona vytvořena fikce, že si daná osoba dokument prostudovala, a to i když se do datové schránky vůbec nepřihlásila. To má zásadní dopad například na běh různých lhůt pro vyjádření se, odvolání apod.

Tento princip se může ale v určitých podobách uplatnit i opačně, tedy při komunikaci s úřady. Takto je například zaznamenaný případ konání technopárty, jejíž účastníci doslova zdevastovali obecní pozemek a svým hlukem několik dní obtěžovali okolí. Nelze ale říci, že by se jednalo o nepovolenou akci. Organizátoři totiž řádně podali žádost prostřed nictvím datové schránky a když na ni nikdo neodpověděl, využili možnosti považovat žádost za schválenou.

Od 1. ledna 2023 došlo k úpravě pravidla týkajícího se fikce doručení v tom smyslu, že pokud desátý den doručení připadá na sobotu, neděli či státní svátky, pak nedojde k automatickému doručení datových zpráv, které si uživatel dosud neotevřel, a posledním dnem doby fikce doručení bude nejblíže následující pracovní den.

Jak zjistím, zda má někdo datovku a jakou?

Datové schránky umožňují poměrně podrobný systém vyhledávání adresátů, takže lze nalézt osobu, i když si nejsme například přesně jisti, jak se píše její jméno. Kromě klasického zadání jména a příjmení lze alternativně u fyzických (podnikajících) osob zadat jejich IČO, případně zadat adresu (sídla či bydliště) a vybrat z nabídnutého seznamu jmen přiřazených k dané adrese. Samozřejmostí je pak také možnost zadání ID samotné schránky, to je ale vzhledem k obtížné zapamatovatelnosti nutné mít poznamenané.

Někdy může ale vzniknout opačný problém. A to, když si je občan jistý, že úřad, s nímž potřebuje komunikovat, datovou schránku má. V nabízeném seznamu ji ale není schopný najít. Tak například při zadání pojmu “úřad prahy 6” nabídne systém 11 možných úřadů jako celní úřad, vojenský úřad či úřad práce, ale žádný z nich není oficiálním úřadem městské části. Pokud jej chcete nalézt, je třeba zadat “Městská část Praha 6”. V těchto případech, kdy se obecně užívaný pojem neshoduje s oficiálním názvem úřadu, se pak vyplatí jít nejprve přímo na stránky dané instituce a pak v datové schránce zadat adresu “na jisto”.