Tipy pro využívání datové schránky

V nedávné době jsme upozorňovali na významné rozšiřování počtu datových schránek, k němuž dojde ze zákona na začátku příštího roku. V reakci na to nám přišly některé dotazy na praktické fungování schránek. A jelikož všichni z nás v Dostupném advokátovi datovky máme a využíváme, zprostředkujeme vám své zkušenosti.

 

využívání datové schránky pro elektronickou komunikaci
6 minut čtení

Vyplatí se mi zřídit si datovku s předstihem?

Možná na vás zákonná povinnost zřídit si datovou schránku dosud nedopadá, ale bude se vás týkat na počátku příštího roku. My se domníváme, že nic nebrání tomu, zřídit si datovou schránku již nyní. Nic vás to nestojí a ušetříte spoustu času, které nyní strávíte pobíháním po úřadech. Navíc v případě soudních pří a dokazování můžete mít po ruce nezpochybnitelný důkaz o tom, co jste přesně komu poslali a v jakou chvíli. To vám žádný podací lístek nezajistí. Doporučujeme si však doručenky i samotné odeslané zprávy pečlivě uchovávat mimo samotnou datovou schránku.

Tip: Okruh osob, pro které zákon požaduje od roku 2023 zřízení datové schránky, jsme přiblížili v našem článku.

Který ze způsobů zřízení datovky doporučujete?

V našem článku jsme popisovali několik možných způsobů zřízení datovek – od písemné komunikace, přes vyřízení přes Czech Point, až po plně online verzi. Posledně zmiňovaná se nám zamlouvá nejvíce. Pokud využíváte nějaký způsob online identifikace (NIA ID, MojeID, mobilní klíč eGovernmentu, eObčanka nebo bankovní identita), můžete poslat svou první zprávu ze zbrusu nové datovky v řádu několika málo minut či dokonce desítek sekund. A pokud žádný z online identifikátorů nevyužíváte, tak se nebojte začít. Nové občanské průkazy se již vyrábějá od roku 2018 s čipem a k jejich plnému využití vám stačí pouze zakoupit jednoduchou čtečku čipových karet, které stojí v průměru 190 – 250 korun (některé počítače a notebooky ji v sobě již mají zabudovanou) a stáhnout do mobilu či PC aplikaci eObčanka. Bankovní účet a elektronické bankovnictví jistě také bez problémů využíváte, což je jen krok od započetí využívání bankovní identity.

Řešení právního problému na míru

Vyřešte libovolný právní problém s týmem Dostupného advokáta! Do 24 hodin vám navrhneme řešení vaší situace a spočítáme, kolik vás to bude stát. Cena za vypracování návrhu je 390 Kč. Když si u nás navržené služby objednáte, máte vypracování návrhu zdarma.

Tip: Praktickému postupu při zřizování datové schránky jsme se věnovali v našem článku.

Jsem podnikatel (OSVČ). Vystačím si s jednou datovkou?

Teoreticky ano. Vyjdeme-li z vašich zákonných povinností, zcela vám postačí zřídit si datovou schránku jako fyzická osoba – podnikatel. Takto můžete podávat daňové přiznání, konikovat s živnostenským úřadem, podávat přehledy na ČSSZ či zdravotní pojišťovnu, zkrátka pro veškerou agendu týkající se vašeho podnikání. Pokud ale řešíte doručení rozsudku, výpis z trestního rejstříku či osobní doklady, bude se vám hodit zřídit si i schránku jako soukromá fyzická osoba. Koneckonců když už procesem zřizování projdete jednou, tak napodruhé je to opravdu hračka.

Musím si pamatovat adresy cizích datových schránek? Lze je někde vyhledat?

Zlaté stránky sice po zřízení datovky neobdržíte, ale vyhledávání adres je opravdu snadné. Stačí do adresního řádku napsat jméno, které vás zajímá, např. “Jan Dvořák” a objeví se vám nabídka fyzických soukromých i podnikajících osob s tímto jménem, které můžete následně blíže identifikovat dle bydliště nebo sídla provozovny. Stejně tak můžete vyhledávat i všechny právnické osoby či úřady a orgány veřejné moci. Například zadáte jen “finanční úřad pro prahu 4” a vyhledávač najde to, co nejlépe hledaným slovům odpovídá.
Takto se dostanete k takzvanému identifikátoru datové schránky, který představuje kombinaci číslic a písmen a plní stejnou funkci jako e-mailová adresa. Díky ní systém pozná, do jaké schránky má zprávu doručit. Identifikátor si nijak nezměníte ani neupravíte, je automaticky generován a má podobu např. 9hjaihw (uvedený identifikátor se vám může hodit, pokud byste chtěli něco sdělit kanceláři prezidenta republiky).

Tip: Z vyhledávání jsou vyřazeny ty datové schránky, jejichž majitel zobrazení zakázal. Takto lze nastavit pouze datové schránky fyzických osob (nepodnikatelů) a můžete tak samozřejmě nastavit i vlastní schránku, pokud se vám představa, že vás takto někdo vyhledá, nezamlouvá. Stačí kliknout v levém menu na: Zobrazení v seznamu DS a zvolit “zakázáno”. Pokud si svou volbu rozmyslíte, lze opět kdykoliv zrušit. Po zřízení schránky fyzické osoby je zobrazení zapnuto.

Nechci další místo, na které se musím přihlašovat. Co když promeškám nějakou zprávu?

Vzhledem k tomu, že vám do datovky asi nebudou chodit pozdravy z cest, ale úřední dokumenty, zmeškat doručení nějakého dokumentu by se vám mohlo vymstít. Navíc po 10 dnech od doručení dokumentu do datové schránky se jeho obsah považuje automaticky za přečtený (fikce doručení), přestože jste ho možná vůbec nečetli.
Nemusíte se ale ničeho obávat, nepromeškáte nic. Jenom si nezapomeňte při prvním přihlášení zřídit zasílání notifikací, vyplnit svou e-mailovou adresu a zaškrtnout, co chcete, aby vám na daný e-mail chodilo (typicky upozornění na novou zprávu a jejího odesílatele). Můžete si nechat přeposlat i celý obsah zprávy. To vše upravíte v Nastavení a sekci Notifikace. Stejnou službu můžete získat i přes SMS. Narozdíl od notifikačních e-mailů jsou ovšem SMS zpoplatněné.

Slyšel jsem, že je třeba heslo k datové schránce každých 90 dní měnit. Lze se tomu vyhnout?

Pokud se obáváte, že pamatovat si další složitá bezpečná osmimístná hesla a jejich modifikace každého čtvrt roku je nad vaše síly, nezoufejte. Existuje snadné řešení a tou je již párkrát zmiňovaná identita občana (případně využití dalších způsobů přihlášení, jako je například mobilní klíč). Pak si stačí například pamatovat své přihlašovací heslo do elektronického bankovnictví (bankovní identity) či jiné z uvedených forem a žádné další heslo už při otevření datovky nepotřebujete. Nemůže se vám přihodit ani ztráta hesla, kdy při si při jejím zopakování zaplatíte 200 Kč.

Změně hesla po 90 dnech se lze rovněž vyhnout nastavením jeho neomezené platnosti. Je třeba si však uvědomit, že se tím snižuje zabezpečení přístupu k vaší datové schránce.

Hrozí při používání datovky nějaké riziko?

Obecně se používání datových schránek považuje za bezpečné, moderní a efektivní řešení. Teoretické nebezpečí lze spatřovat v tom, že by někdo zneužil vašich přihlašovacích údajů, přihlašoval se do vaší schránky a činil nějaké kroky za vás. Nejedná ale o větší riziko, než je například zneužití elektronického bankovnictví, kde navíc zájem osob s nekalými úmysly násobně větší. Podstatné je nastavit bezpečné heslo, které nebudete nikomu sdělovat. Případně zvolit ještě méně zneužitelný způsob přihlašování, například za pomocí eObčanky, kdy je třeba mít přímo u sebe svůj občanský průkaz a čtečku karet.

Za určitou formu rizika lze také považovat skutečnost, že se zprávy po 90 dnech v datové schránce automaticky mažou a mohli byste tak přijít o cenné informace či dokumenty. Zde lze ale buď zavčas uložit důležitý dokument do počítače, případně využít zpoplatněnou službu datový trezor. Ten je snad jediným háčkem používání datových schránek, neboť cena této služby nepatří zdaleka k nejvýhodnějším na trhu. Je samozřejmě rozdíl, zda datovku využijete jen na vyjímečnou komunikaci s úřady, jako je již zmíněné daňové přiznání, nebo ji hodláte používat na takřka denní bázi. Za tisíc zpráv, které s denním využíváním datovky dosáhnete snadno, totiž zaplatíte za rok 5 900 korun. A to není málo. V případě dvaceti a méně zpráv je to ovšem pouze stokoruna.

Mám více datových schránek. Může se stát, že někdo doručí dokument do špatné?

Jak jsme výše uvedli, fyzická osoba může mít jednu datovku jako soukromá osoba a jinou jako podnikatel. Tím pádem se přirozeně (ovšem spíše výjimečně) může stát, že bude dotyčnému doručeno do špatné datovky. Většina lidí si kontroluje schránky obě, takže se s danou písemností seznámí tak jako tak a nestane se vůbec nic, doručení je platné.
Pokud byste ovšem očekávali dokument například jako soukromá osoba a do své podnikatelské datovky nenakoukli a notifikace zřízené neměli, je otázkou, zda se zde může uplatnit fikce doručení. U soudu byste následně mohli zkusit uplatnit neúčinnost doručení. Budete-li mít pádné argumenty, vaše šance na úspěch je vysoká.

Neodpověděl vám článek na váš problém? Zeptejte se umělé inteligence


Řešíte obdobný problém?

Tým online právníků Dostupný advokát vám jej vyřeší.

Řešení právního problému na míru

Vyřešte libovolný právní problém s týmem Dostupného advokáta! Do 24 hodin vám navrhneme řešení vaší situace a spočítáme, kolik vás to bude stát. Cena za vypracování návrhu je 390 Kč. Když si u nás navržené služby objednáte, máte vypracování návrhu zdarma.

Předem dané ceny
Od začátku víte, kolik a za co platíte.
Vše zvládneme online
Takže ušetříte čas i peníze za dopravu.
Pracujeme rychle
90 % požadavků vyřešíme do druhého dne.
Zkušený tým
Pro každý právní obor máme specialistu.

Pomohl vám tento obsah? Přidejte mu hodnocení

Zatím nehodnoceno

…nebo jej sdílejte

Autor článku

JUDr. Ondřej Preuss, Ph.D.

Ondřej je ten člověk, v jehož hlavě uzrál nápad poskytovat advokátní služby online. Právním službám se věnuje již déle než 10 let a rád klientům pomáhá, když si nevědí rady s právními problémy.

Vzdělání
  • Právo, doktorské studium (Ph.D), Pf UK v Praze
  • Právo, L’université Nancy-II, Nancy
  • Právo, magisterské studium (Mgr.), Pf UK v Praze
  • Mezinárodní teritoriální studia (Bc.), FSV UK v Praze

Reference služby Dostupný advokát

Recenze služby

Michal D.

před 4 měsíce

Rychla odpoved (telefonicky kontakt s pravnikem). Navrhli nekolik variant reseni, serazeno dle pomeru vykon / cena. Rozumne vysvetleno, nic netlacili.

Recenze služby

Adéla Bobková Humlová

před 2 roky

S Dostupným advokátem jsem řešila několik otázek. Zařídili mé firmě ochrannou známku, poradili mi v oblasti pracovního práva a v neposlední řadě jsem s nimi konzultovala otázky zakládání nové společnosti. Jsem maximálně spokojená, protože vždy jsem dostala rychlou a komplexní službu se skvělým poměrem cena/výkon.

Recenze služby

Jakub Jedlinský

před 4 měsíce

Spokojenost s přístupem advokátů, s jejich trpělivostí i naceněním.

Zobrazit všechny reference

Mohlo by vás také zajímat

Znáte nás z médií
Logo Česká advokátní komora Apek Logo Advokátní kancelář roku 2023
Sledujte novinky
Facebook Dostupný advokát Twitter / X Dostupný advokát
Dostupný advokát © 2013-2024