Tipy pro využívání datové schránky

Vyplatí se mi zřídit si datovku s předstihem?

Zřídit si datovou schránku vás nic nestojí a ušetříte spoustu času, které nyní strávíte pobíháním po úřadech. Navíc v případě soudních pří a dokazování můžete mít po ruce nezpochybnitelný důkaz o tom, co jste přesně komu poslali a v jakou chvíli. To vám žádný podací lístek nezajistí. Doporučujeme si však doručenky i samotné odeslané zprávy pečlivě uchovávat mimo samotnou datovou schránku. Každá odeslaná i přijatá datová zpráva má právní váhu srovnatelnou s doporučeným dopisem, proto je vhodné se k ní takto chovat.

Který ze způsobů zřízení datovky doporučujete?

V našem dalším článku jsme již podrobně popsali, jak si zřídit datovou schránku. Existuje několik možností – od písemné komunikace, přes vyřízení přes Czech Point, až po plně online verzi. Posledně zmiňovaná se nám zamlouvá nejvíce. Pokud využíváte nějaký způsob online identifikace (NIA ID, MojeID, mobilní klíč eGovernmentu, eObčanka nebo bankovní identita), můžete poslat svou první zprávu ze zbrusu nové datovky v řádu několika málo minut či dokonce desítek sekund. A pokud žádný z online identifikátorů nevyužíváte, tak se nebojte začít. Nové občanské průkazy se již vyrábějí od roku 2018 s čipem a k jejich plnému využití vám stačí pouze zakoupit jednoduchou čtečku čipových karet, které stojí v průměru 190 – 250 korun (některé počítače a notebooky ji v sobě již mají zabudovanou) a stáhnout do mobilu či PC aplikaci eObčanka. Bankovní účet a elektronické bankovnictví jistě také bez problémů využíváte, což je jen krok od započetí využívání bankovní identity.

Jsem podnikatel (OSVČ). Vystačím si s jednou datovkou?

Teoreticky ano. Vyjdeme-li z vašich zákonných povinností, zcela vám postačí zřídit si datovou schránku jako fyzická osoba – podnikatel. Takto můžete podávat daňové přiznání, komunikovat s živnostenským úřadem, podávat přehledy na ČSSZ či zdravotní pojišťovnu, zkrátka vyřizovat veškerou agendu týkající se vašeho podnikání. Pokud ale řešíte doručení rozsudku, výpis z trestního rejstříku či osobní doklady, bude se vám hodit zřídit si i schránku jako soukromá fyzická osoba. Koneckonců když už procesem zřizování projdete jednou, tak napodruhé je to opravdu hračka.

Musím si pamatovat adresy cizích datových schránek? Lze je někde vyhledat?

Zlaté stránky sice po zřízení datovky neobdržíte, ale vyhledávání adres je opravdu snadné. Stačí do adresního řádku napsat jméno, které vás zajímá, např. “Jan Dvořák” a objeví se vám nabídka fyzických soukromých i podnikajících osob s tímto jménem, které můžete následně blíže identifikovat dle místa trvalého bydliště nebo sídla provozovny. Stejně tak můžete vyhledávat i všechny právnické osoby či úřady a orgány veřejné moci. Například zadáte jen “finanční úřad pro prahu 4” a vyhledávač najde to, co nejlépe hledaným slovům odpovídá.
Takto se dostanete k takzvanému identifikátoru datové schránky, který představuje kombinaci číslic a písmen a plní stejnou funkci jako e-mailová adresa. Díky ní systém pozná, do jaké schránky má zprávu doručit. Identifikátor si nijak nezměníte ani neupravíte, je automaticky generován a má podobu např. 9hjaihw (uvedený identifikátor se vám může hodit, pokud byste chtěli něco sdělit kanceláři prezidenta republiky).

Nechci další místo, na které se musím přihlašovat. Co když promeškám nějakou zprávu?

Vzhledem k tomu, že vám do datovky asi nebudou chodit pozdravy z cest, ale úřední dokumenty, zmeškat doručení nějakého dokumentu by se vám mohlo vymstít. Navíc po 10 dnech od doručení dokumentu do datové schránky se jeho obsah považuje automaticky za přečtený (fikce doručení), přestože jste ho možná vůbec nečetli.
Nemusíte se ale ničeho obávat, nepromeškáte nic. Jenom si nezapomeňte při prvním přihlášení zřídit zasílání notifikací, vyplnit svou e-mailovou adresu a zaškrtnout, co chcete, aby vám na daný e-mail chodilo (typicky upozornění na novou zprávu a jejího odesílatele). Můžete si nechat přeposlat i celý obsah zprávy. To vše upravíte v Nastavení a sekci Notifikace. Stejnou službu můžete získat i přes SMS. Na rozdíl od notifikačních e-mailů jsou ovšem SMS zpoplatněné. V nastavení najdete i možnost přizpůsobit si vzhled a funkce tak, aby „moje schránka“ odpovídala vašemu způsobu práce a komunikace.

Slyšel jsem, že je třeba heslo k datové schránce každých 90 dní měnit. Lze se tomu vyhnout?

Pokud se obáváte, že pamatovat si další složitá bezpečná osmimístná hesla a jejich modifikace každého čtvrt roku je nad vaše síly, nezoufejte. Existuje snadné řešení a tou je již párkrát zmiňovaná identita občana (případně využití dalších způsobů přihlášení, jako je například mobilní klíč). Pak si stačí například pamatovat své přihlašovací heslo do elektronického bankovnictví (bankovní identity) či jiné z uvedených forem a žádné další heslo už při otevření datovky nepotřebujete. Nemůže se vám přihodit ani ztráta hesla, kdy při si při jejím zopakování zaplatíte 200 Kč.

Změně hesla po 90 dnech se lze rovněž vyhnout nastavením jeho neomezené platnosti. Je třeba si však uvědomit, že se tím snižuje zabezpečení přístupu k vaší datové schránce.

Bezpečný vstup do datové schránky dnes probíhá většinou prostřednictvím ověřené identity, ať už přes bankovní identitu, mobilní klíč nebo eObčanku.

Hrozí při používání datovky nějaké riziko?

Obecně se používání datových schránek považuje za bezpečné, moderní a efektivní řešení. Teoretické nebezpečí lze spatřovat v tom, že by někdo zneužil vašich přihlašovacích údajů, přihlašoval se do vaší schránky a činil nějaké kroky za vás. Nejedná ale o větší riziko, než je například zneužití elektronického bankovnictví, kde navíc zájem osob s nekalými úmysly násobně větší. Podstatné je nastavit bezpečné heslo, které nebudete nikomu sdělovat. Případně zvolit ještě méně zneužitelný způsob přihlašování, například za pomocí eObčanky, kdy je třeba mít přímo u sebe svůj občanský průkaz a čtečku karet.

Za určitou formu rizika lze také považovat skutečnost, že se zprávy po 90 dnech v datové schránce automaticky mažou a mohli byste tak přijít o cenné informace či dokumenty. Zde lze ale buď zavčas uložit důležitý dokument do počítače, případně využít zpoplatněnou službu datový trezor. Ten je snad jediným háčkem používání datových schránek, neboť cena této služby nepatří zdaleka k nejvýhodnějším na trhu. Je samozřejmě rozdíl, zda datovku využijete jen na výjimečnou komunikaci s úřady, jako je již zmíněné daňové přiznání, nebo ji hodláte používat na takřka denní bázi. Za tisíc zpráv, které s denním využíváním datovky dosáhnete snadno, totiž zaplatíte za rok 5 900 korun. A to není málo. V případě dvaceti a méně zpráv je to ovšem pouze stokoruna.

Mám více datových schránek. Může se stát, že někdo doručí dokument do špatné?

Jak jsme výše uvedli, fyzická osoba může mít jednu datovku jako soukromá osoba a jinou jako podnikatel. Tím pádem se přirozeně (ovšem spíše výjimečně) může stát, že bude dotyčnému doručeno do špatné datovky. Většina lidí si kontroluje schránky obě, takže se s danou písemností seznámí tak jako tak a nestane se vůbec nic, doručení je platné.
Pokud byste ovšem očekávali dokument například jako soukromá osoba a do své podnikatelské datovky nenakoukli a notifikace zřízené neměli, je otázkou, zda se zde může uplatnit fikce doručení. U soudu byste následně mohli zkusit uplatnit neúčinnost doručení. Budete-li mít pádné argumenty, vaše šance na úspěch je vysoká.