Jak si zřídit datovou schránku?

Rychlý přehled:

• Datová schránka pro fyzické osoby je zdarma.
• Online ji můžete založit přes Identitu občana, například pomocí bankovní identity, eObčanky nebo Mobilního klíče eGovernmentu.
• Osobně lze o zřízení požádat na kontaktním místě Czech POINT.
• Podnikajícím fyzickým osobám s českým IČO se datová schránka zřizuje automaticky ze zákona.
• Při prvním přihlášení pomocí vydaných přístupových údajů vás systém vyzve ke změně dočasného hesla.

Datovou schránku si sice zvládnete založit sami, složitější ale může být otázka, co a v jaké formě přes ni úřadu poslat nebo jak reagovat na doručenou písemnost. Pokud si nejste jistí právním postupem, naši advokáti vám poradí.

Co je to datová schránka a jak funguje?

Pokud jste zvyklí používat ke komunikaci e-mail, pak by vás výrazně neměla překvapit ani datová schránka. Co je to datová schránka? Jedná se v podstatě o obdobu e-mailu s tím rozdílem, že zde máte ověřenu totožnost majitele. Proto může být dokument odeslaný přes datovou schránku stejně validní jako osobně podaný na úřadě, případě podaný v listinné formě a vlastnoručně podepsaný.

Pravidla pro datové schránky upravuje především zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Ten mimo jiné stanoví, komu se datová schránka zřizuje automaticky a kdo si o její zřízení může požádat.

Jako nepodnikající občan si můžete dobrovolně zřídit datovou schránku fyzické osoby. Pokud zároveň podnikáte a máte české IČO, datová schránka podnikající fyzické osoby se vám zpravidla zřídí automaticky ze zákona. Každá schránka slouží k jinému účelu:

• datovou schránku fyzické osoby využíváte pro soukromou komunikaci s úřady,
• datovou schránku podnikající fyzické osoby používáte pro záležitosti související s podnikáním.

Jako občan pak můžete například žádat o výpis z trestního rejstříku, zatímco jako podnikatel budete třeba podávat daňové přiznání. Datové schránky samozřejmě využívají i právnické osoby, kterým to stanovuje zákon.

Co vše vyřídíte přes datovou schránku?

Datové schránky mají občanům usnadnit komunikaci s úřady. K čemu slouží datová schránka a co díky ní můžete vyřídit?

• Zažádat o nový řidičský průkaz – zde budete kromě datové schránky využívat i Portál občana. Stačí se do něj přihlásit a přidat do něj vaši datovku. Uvidíte zde okénko Moje doklady a pokud se platnost vašeho stávajícího řidičského průkazu chýlí ke konci, nabídne vám portál automaticky možnost „Zažádat o nový“ řidičský průkaz. Žádost pak odešlete na příslušný úřad, kde si následně průkaz vyzvednete. Díky elektronickému podpisu v datové schránce lze podání provést plně online.
• Podat daňové přiznání – můžete přitom postupovat dvojím způsobem. Buď si stáhnete příslušné elektronické formuláře a po vyplnění je přes datovku odešlete, případně se přímo na Daňový portál přihlásíte pomocí přihlašovacích údajů k datové schránce.
• Sehnat výpisy z rejstříků (například trestů) – sehnat výpis z rejstříku trestů datová schránka umožňuje snadno a rychle – opět k tomu využijete Portál občana, kde zvolíte výpis, který si chcete obstarat, a žádost odešlete. Výpis z trestního rejstříku datová schránka obdrží do několika minut.
• Získat přehled o důchodovém pojištění – na ePortálu ČSSZ naleznete žádost o zaslání informativního osobního listu důchodového pojištění, který obsahuje přehled dob důchodového pojištění (zaměstnání), případně náhradních dob pojištění, uložených v evidenci ČSSZ.

• Sledovat změny v katastru – tuto službu nabízí přímo katastr ČÚZK na svých stránkách. Do služby je ale třeba se přihlásit přes elektronickou identitu.
• Dostat upozornění na konec platnosti dokladů.
• Zažádat o výpis bodového ohodnocení řidiče – také zde využijete současně Portál občana, kde zvolíte formulář výpisu bodového hodnocení řidiče a žádost odešlete. Výpis obdržíte do několika minut do datové schránky.
• Vyřídit rodičovský příspěvek – na webu Ministerstva práce a sociálních věcí stačí naleznout příslušný formulář a odeslat jej datovkou.
• Podat přehledy o příjmech a výdajích zdravotní pojišťovně a okresní správě sociálního zabezpečení.

Výhody datové schránky

Pokud jste typ člověka, který trpí při vyřizování na úřadech a čekání na poštách (což jsme skoro všichni), zažijete po zřízení datovky významnou úlevu. Jaké všechny výhody datová schránka přináší?

• Kdykoliv a bez front – jste-li majitelem datovky, nemusíte řešit úřední dobu úřadu či pošty. Své podání můžete učinit v souladu se svými biorytmy klidně v sobotu o půlnoci. Nečekáte přitom, až se u přepážky vypovídá osamělá paní, které chybí společnost, či až vyjeví všechny své frustrace pán ve frontě za ní. Recipročně to platí také. I když hodně cestujete, celé dny prospíte, nebo nejste schopni měsíc opravit zvonek u dveří, zásilka do vašich rukou spolehlivě doputuje.
• Můžete výrazně ušetřit na poštovném – záleží samozřejmě jak často s úřady a státními institucemi komunikujete, ale například jen písemné zasílání daňového přiznání prostřednictvím pošty vás v současné době stojí okolo 180 Kč (cena doporučeného dopisu činí dle váhy 72-87 Kč). Při použití datovky zvládnete totéž za pětikorunu (na finanční úřad a ČSSZ zasíláte zdarma a na pojišťovnu jakožto soukromý subjekt za pětikorunu).
• Snadno prokážete doručení dokumentu – nemusíte nikam chodit ověřovat podpisy, schovávat si podací lístky a podobně. Snadno prokážete doručení dokumentu, protože datová schránka podpis garantuje, čímž dokládá pravost odeslané zprávy. Pokud výše zmíněné daňové přiznání skutečně posíláte vytištěné a poštou, schováváte si patrně někde kopii, následně i podací lístek, případně SMS o doručení. Pravděpodobnost, že se něco z toho ztratí, je ovšem vysoká. V případě datové schránky můžete odeslané i doručené zprávy uložit a mít na jednom místě přehled o veškeré oficiální komunikaci. Následně tak kdykoliv prokážete, co a kdy přesně jste úřadu nebo komukoli jinému poslali, což běžný podací lístek neumožňuje. S elektronickým podpisem v datové schránce je proces jednodušší a rychlejší.

Nevýhody datové schránky

Abychom se netvářili, že je vše růžové a zalité sluncem, nějaké nevýhody datová schránka přece jen má. Které to jsou?

• Pozor na fikci – každá písemnost, kterou obdržíte, je po 10 dnech považována za doručenou (i v případě, kdy jste se do datové schránky nepřihlásili a zprávu si nepřečetli). Jde o zákonem formulovanou fikci doručení. Pokud schránku nepoužíváte pro pracovní účely na pravidelné bázi (například každotýdenní), nezapomeňte si nastavit notifikace na doručenou zprávu prostřednictvím SMS či e-mailu.
• Zadarmo to (ne)bude – Platby spojené s provozem datové schránky jsou hned trojího druhu. Jednak zaplatíte 5 Kč za každou zprávu zaslanou soukromému subjektu (tedy pojišťovnám, bankám, podnikatelům apod.), dále je zpoplatněna druhá a každá následující obnova hesla (poprvé je to zdarma) částkou 200 Kč. Nejvíc se vám ale prodraží ukládání dokumentů. Pokud nechcete, aby se vám zpráva po 90 dnech smazala, musíte si buď zprávu stáhnout a uložit v pdf (čímž ovšem přijdete o časové razítko potvrzující příjem zprávy). Chcete-li mít toto potvrzení i později, můžete si zřídit službu Datový trezor, za níž zaplatíte podle počtu uložených zpráv 120 korun (za dvacet zpráv) – či překvapivých 29 500 korun za 5000 zpráv. Taková cena přitom výrazně přesahuje jakákoliv komerční úložiště dat.

Jak si zřídit datovou schránku?

Máte na výběr hned tři způsoby, jak se k datové schránce dostat:

1) Osobně na Czech POINTu

Jednotlivá místa Czech POINTu najdete zpravidla na poště či na městských úřadech. Vezměte si s sebou doklad totožnosti (občanský průkaz či cestovní pas). Pokud si datovou schránku zakládáte jako podnikající fyzická nebo právnická osoba, musíte být buď zapsáni v Registru osob, případně musíte dodat listinu dokládající oprávnění k podnikání. Právnické osoby, které nejsou v Registru osob, budou muset doložit listinu dokládající zřízení statutu. Dále je nutné, aby šel o datovou schránku zažádat statutární zástupce společnosti. Jinak bude muset ještě doložit oprávnění jednat čili plnou moc.
Po vyřízení žádosti si s sebou odnesete potvrzení o zřízení datové schránky včetně identifikátoru datové schránky. Potvrzení vám pak úřad pošle e-mailem či poštou, podle toho, co si zvolíte.

2) Poštou

Stáhněte si formulář žádosti o datovou schránku a následně ji vyplňte a vytiskněte. Cestě na Czech POINT se ale stejně nevyhnete, protože budete potřebovat úředně ověřený podpis. Podepsanou žádost poté zašlete poštou na adresu Ministerstva vnitra. Ke zřízení schránky by mělo dojít do 3 dnů a přihlašovací údaje získáte poštou. Zvažte ale, zda již raději na Czech POINTu nezaložíte schránku rovnou.

3) Online

Pro fyzické osoby je zřízení datové schránky online nejjednodušší variantou. Přihlaste se do Portálu občana prostřednictvím Identity občana – například Bankovní identitou, eObčankou, mojeID nebo Mobilním klíčem eGovernmentu – a zvolte možnost „Založit datovku“. Následně budete přesměrováni do klientského portálu datových schránek, kde založení dokončíte.

Je zřízení datové schránky zdarma?

Ano. Zřízení datové schránky je zdarma – za založení datové schránky fyzické osoby se žádný správní poplatek neplatí. Bezplatně ji můžete zřídit online i prostřednictvím Czech POINTu.

Jak dlouho trvá zřízení datové schránky?

U běžné datové schránky fyzické osoby zákon počítá se zřízením bezodkladně po podání řádné žádosti. Nejrychlejší bývá zřízení online přes Identitu občana nebo osobní vyřízení na Czech POINTu. Pokud žádost vyžaduje další ověření nebo má nedostatky, může se celý proces protáhnout.

Jak se přihlásit do datové schránky poprvé?

Způsob prvního přihlášení závisí na tom, jak jste schránku založili:

• Pokud jste dostali uživatelské jméno a dočasné heslo, přihlásíte se jimi do klientského portálu datových schránek. Při prvním přihlášení vás systém vyzve ke změně dočasného hesla na vlastní.
• Pokud jste datovou schránku založili online prostřednictvím Identity občana, můžete k datovce přistupovat i přes ni. O samostatné přístupové údaje si můžete případně požádat.

Z praxe advokátů: U datové schránky nebývá největší problém samotné založení, ale následná kontrola doručených zpráv. Klienti někdy zjistí až pozdě, že jim už začala běžet lhůta k reakci na písemnost, kterou si ve schránce nepřečetli. Proto doporučujeme hned při zřízení nastavit upozornění na nově doručené zprávy.

Zmeškali jste kvůli datové schránce lhůtu nebo si nejste jistí, zda už byla písemnost právně doručena? Náš advokát může posoudit konkrétní situaci doručení i možnosti dalšího postupu, protože následky se liší podle typu řízení a dokumentu.

Datová schránka nebo elektronický podpis?

Elektronický podpis a datovou schránku si někdy lidé zaměňují. Zaručený elektronický podpis vám může rovněž potvrdit vaši identitu. Při komunikaci ovšem můžete používat svůj vlastní e-mail. Elektronický podpis je ovšem zpoplatněn, a to jak jeho zřízení, tak také každé prodloužení. Je totiž platný pouze jeden rok ode dne poskytnutí certifikátu. Poté musíte jeho platnost prodloužit. Na odeslání či přečtení také není garance a neuplatňuje se zde ani fikce doručení.

Shrnutí

Datovou schránku fyzické osoby si můžete zřídit zdarma, nejjednodušeji online prostřednictvím Identity občana, případně osobně na Czech POINTu nebo písemnou žádostí. Podnikatelům s českým IČO se datová schránka zpravidla zřizuje automaticky ze zákona. Při prvním přihlášení pomocí vydaných přístupových údajů je nutné změnit dočasné heslo. Po zřízení schránku pravidelně kontrolujte a nastavte si upozornění na nové zprávy, protože u některých písemností může po deseti dnech nastat fikce doručení, i když jste je fakticky neotevřeli.