Evidence pracovní doby není jen byrokratická povinnost. Jde o praktický nástroj, který chrání jak zaměstnavatele, tak zaměstnance. Zákoník práce ji ukládá každému zaměstnavateli, přesto v praxi často dochází k nejasnostem. Mnoho firem se domnívá, že jim stačí evidence docházky, případně prosté tabulky příchodů a odchodů. To je ale velký omyl, který může při kontrole inspektorátu práce vyjít hodně draho.
První a nejčastější omyl pramení ze zaměňování dvou pojmů: docházka a pracovní doba.
Evidence docházky sleduje jen to, kdy zaměstnanec přišel a kdy odešel. Typicky ji zajišťují turnikety, čipové karty nebo prosté papírové listiny u vchodu. Docházka je tedy spíše technickým záznamem přítomnosti.
Evidence pracovní doby je oproti tomu přesně definovaná zákoníkem práce. Musí obsahovat nejen začátek a konec směny, ale také přestávky, práci přesčas, noční práci, pracovní pohotovost nebo práci ve svátek. Nestačí tedy vědět, že byl zaměstnanec „v kanceláři od devíti do pěti“. Je potřeba zaznamenat i to, že například od 12:00 do 12:30 čerpal přestávku na oběd a od 17:00 do 19:00 odpracoval přesčas.
Tento rozdíl je zásadní, protože evidence docházky je dobrovolná a má pouze organizační význam, zatímco evidence pracovní doby je povinná a podléhá kontrole ze strany státních orgánů.
Správně vedená evidence pracovní doby je klíčová pro to, abyste se vyhnuli pokutám a sporům se zaměstnanci. Pokud si nejste jistí, zda vaše evidence odpovídá zákonným požadavkům, obraťte se na nás.
Zákonný základ evidence pracovní doby najdeme v § 96 zákoníku práce. Povinnost vést tuto evidenci je nepřenositelná, to znamená, že zaměstnavatel nemůže tuto povinnost převést na zaměstnance. Ti mohou sice poskytovat součinnost, ale odpovědnost za správnost a úplnost zůstává vždy na zaměstnavateli.
Evidence musí obsahovat:
Forma evidence pracovní doby není předepsaná. Můžete vést tabulku v Excelu, papírový deník nebo využít sofistikovaný elektronický systém. Důležité ale je, aby evidence byla průkazná a čitelná.
Další povinností je uchovávání evidence. Ta slouží nejen pro inspektorát práce, ale také pro účely mzdové agendy a sociálního zabezpečení. Obecně se doporučuje uchovávat záznamy nejméně 5 let, u některých údajů (např. pro důchodové účely) i déle.
Zaměstnanci mají zároveň právo do evidence nahlížet a mohou si pořizovat její kopie. Tyto kopie si hradí sami, ale zaměstnavatel jim je musí umožnit pořídit.
Inspektorát práce považuje evidenci pracovní doby za jednu z nejdůležitějších oblastí, na kterou se při kontrolách zaměřuje. A je to logické, protože od správného vedení evidence se odvíjí mzdy, příplatky, ale i bezpečnost a ochrana zdraví při práci.
Pokud zaměstnavatel evidenci nevede, vede ji nedostatečně nebo zkresleně, hrozí mu vysoké pokuty. Za méně závažná pochybení může inspektorát uložit sankci až do 400 000 Kč, v případě opakovaného nebo úmyslného porušení dokonce až 1 000 000 Kč.
Vedle finančních dopadů je zde i riziko reputační. Pokud nějakému zaměstnanci dlouhodobě nejsou proplácené například přesčasy, může se obrátit o pomoc s vyřízením na soud. A v soudním řízení má zaměstnavatel, který nemá řádně vedenou evidenci pracovní doby, výrazně ztíženou pozici.
Zákon sice nestanovuje konkrétní formu vedení evidence pracovní doby, ale v praxi se doporučuje, aby byla především přehledná – ideálně formou tabulek vedených za jednotlivé zaměstnance s možností sumarizace, například v podobě měsíčních výkazů.
Současně je nutná průkaznost, což znamená, že evidence by měla být kontrolovaná a schvalovaná nadřízeným a zaměstnanci by k ní měli mít přístup.
Důležitá je také komplexnost, tedy zaznamenávání všech povinných údajů, nikoli pouze příchodů a odchodů, ale i přestávek, přesčasů, pracovní pohotovosti nebo nočních směn.
V neposlední řadě hraje roli pravidelnost. Záznamy je třeba vést průběžně a aktuálně, nikoliv zpětně doplňovat s odstupem času.
Prakticky to může vypadat například jako denní záznam:
1. 3. 2025 – směna 9:00–17:00, přestávka 12:30–13:00, přesčas 17:00–18:30.
Taková evidence je srozumitelná, kontrolovatelná a obstojí i před inspektorátem.
Moderní nástroje a technologie dnes vedení evidence pracovní doby výrazně zjednodušují. Zatímco u ručních záznamů se dá jednoduše udělat chyba a jsou zdlouhavé na zpracování, elektronické systémy dokážou většinu úkonů automatizovat – samy spočítají délku směny, přestávky či přesčasy. Veškerá data jsou navíc přehledně uspořádána a lze je snadno exportovat do reportů, statistik nebo grafů, což ocení nejen personalisté, ale i vedení firmy.
Další výhodou je bezpečná archivace, protože elektronická evidence se ukládá v digitální podobě, a nehrozí tak její ztráta nebo poškození. Možnost zaznamenávat čas prostřednictvím mobilní aplikace, terminálu nebo online rozhraní dodává celému systému flexibilitu a ocení ji zejména zaměstnanci, kteří pracují mimo kancelář. Cloudové docházkové systémy jsou dnes navíc cenově dostupné i pro menší podniky a umožňují nejen snadno prokazovat soulad se zákonem, ale také získat lepší přehled o efektivitě práce.
Evidence pracovní doby tudíž není formalita, ale zákonná povinnost, jejíž nesplnění může mít vážné následky. Nestačí vést pouze docházku, je potřeba zaznamenávat všechny aspekty pracovní doby. Zaměstnavatelé by měli tuto povinnost chápat nejen jako ochranu před pokutami, ale také jako nástroj pro férové zacházení se zaměstnanci a prevenci pracovněprávních sporů.
Evidence pracovní doby není pouhou formalitou, ale zákonnou povinností, která chrání zaměstnavatele i zaměstnance a jejíž nesplnění může vést k vysokým pokutám či sporům. Na rozdíl od evidence docházky, která sleduje pouze přítomnost v práci, musí evidence pracovní doby podle zákoníku práce obsahovat začátek a konec směny, přestávky, přesčasy, noční práci, pohotovost či práci ve svátek. Odpovědnost za její vedení nese vždy zaměstnavatel, a to v přehledné, průkazné a pravidelně aktualizované podobě, přičemž záznamy je nutné uchovávat pro účely kontrol i sociálního zabezpečení. Pokud evidence chybí nebo je neúplná, hrozí sankce až do výše jednoho milionu korun a zaměstnavatel má ztíženou pozici při případných soudních sporech. Vedení evidence lze zajistit různými způsoby – od papírových tabulek přes jednoduché excelové výkazy až po moderní elektronické systémy, které dokážou většinu úkonů automatizovat, data přehledně archivovat a zpřístupnit zaměstnancům třeba i přes mobilní aplikaci. Moderní technologie tak nejen usnadňují splnění zákonných požadavků, ale zároveň přinášejí větší přehled o efektivitě práce a pomáhají předcházet nedorozuměním v pracovněprávních vztazích.
Ano, povinnost platí i pro zaměstnance na dohody o pracovní činnosti a dohody o provedení práce. Rozsah evidence je stejný jako u klasických pracovních poměrů.
Nestačí. Docházka zaznamenává jen přítomnost v práci, ale neobsahuje všechny povinné údaje, které vyžaduje zákoník práce.
Doporučuje se minimálně 5 let, pro účely důchodového pojištění i 30 let.
Zaměstnavatel může vyžadovat součinnost, ale odpovědnost za vedení a správnost evidence nese vždy on sám.
Nezaznamenávání přestávek, přesčasů nebo pracovní pohotovosti, zpětné dopisování údajů, či úplné zaměňování docházky za evidenci pracovní doby.
Vyřešte libovolný právní problém s týmem Dostupného advokáta! Do 24 hodin vám navrhneme řešení vaší situace a spočítáme, kolik vás to bude stát. Cena za vypracování návrhu je 390 Kč. Když si u nás navržené služby objednáte, máte vypracování návrhu zdarma.
Ondřej je ten člověk, v jehož hlavě uzrál nápad poskytovat advokátní služby online. Právním službám se věnuje již déle než 10 let a rád klientům pomáhá, když si nevědí rady s právními problémy.
Osobně i online. Stačí si vybrat vhodnou službu, nebo zvolit nezávislou konzultaci když si nejste jistí.
