Zápis ze schůze nebo jednání: Co musí obsahovat a jak je napsat?

Pamatujete na film Vlastníci, v němž Klára Melíšková neúnavně trvá na tom, aby měla vše na papíře a vše bylo právně platné? Komediální drama nastiňuje realitu domovních schůzí, kde zápis hraje jeden z předmětů humorné diskuze mezi účastníky disputací.

Zapisujeme na schůzích, během rychle svolané porady, při zasedání zastupitelstva i při jednání společenství vlastníků. Často platí, že co není na papíře, to neexistuje. Nejen coby důkazní materiál je proto potřeba vést zápisy pečlivě a dodržovat v nich určité náležitosti. Některé dokonce ukládá zákon a zapisovatel má zodpovědnou roli.

Obecné náležitosti zápisů

Začněme úplně obecně. V žádném ze zápisů by nemělo chybět několik základních prvků, které zajistí jeho transparentnost a usnadní orientaci všem, kteří v něm budou potřebovat něco najít. Jedná se zejména o tyto informace:

• V první řadě uveďte identifikační údaje. To znamená, že zapíšete datum, čas a místo, kde se schůzce konala. Následně přidejte název organizace nebo instituce, pod níž zápis z jednání vedete.
• V druhém kroku sepište účastníky. V seznamu přítomných zároveň zmiňte jejich funkce (např. předseda, zapisovatel, ověřovatel).
• Následuje zapsání programu. Sepište stručný přehled projednávaných bodů.
• Nyní přichází na řadu na nejdůležitější část – obsah jednání. Do něj shrňte diskuzi ke každému bodu programu. Zaznamenejte rozhodnutí, usnesení a jednotlivé úkoly včetně toho, kdo je za jejich zpracování zodpovědný.
• A nakonec závěr. Do zápisu zaneste čas, kdy jednání skončilo. Chybět by neměl podpis zapisovatele, ověřovatelů a předsedajícího.

Když se budete držet této obecné struktury, neměli byste mít se zápisem větší problém. Avšak některé specifické druhy, jako například zápis z jednání nebo zápis z členské schůze spolku mají ještě určité specifické náležitosti. Na ty se podíváme nyní.

Jak na správný zápis z členské schůze spolku

Zápis z členské schůze spolku má důležitou právní váhu, protože dokumentuje rozhodnutí členské základny. Podle občanského zákoníku mají spolky povinnost tyto zápisy uchovávat, a to pro případ kontroly či řešení sporů. Zápis musí být proveden do 30 dnů od konání schůze.

Povinné náležitosti:

• Svolavatel a způsob svolání: Kdo zasedání svolal a jakým způsobem (např. písemně, e-mailem).
• Datum a čas konání: Kdy se schůze uskutečnila.
• Předsedající: Kdo schůzi zahájil a kdo jí předsedal.
• Usnášeníschopnost: Informace o tom, zda byla schůze usnášeníschopná, tedy zda se dostavil potřebný počet členů.
• Zvolení činovníků: Jaké další funkcionáře (např. zapisovatele, ověřovatele zápisu) členská schůze zvolila.
• Usnesení: Jaká usnesení byla přijata, včetně přesného znění těchto usnesení.
• Stručný souhrn diskuse: Zápis by měl obsahovat i shrnutí diskuse k projednávaným bodům.
• Podpis zapisovatele a ověřovatelů.

Pokud není ve stanovách uvedeno něco jiného, pak mají členové spolku právo nahlížet do zápisů ze zasedání.

Všichni členové musí dostat včas informace o všech důležitých záležitostech týkajících se činnosti spolku. Pokud statutární orgán opomíjí informovat členy o důležitých otázkách, mohou členové požadovat nápravu, nebo dokonce iniciovat odvolání statutárního orgánu.

Jak vypadá řádný zápis z jednání

Zápis z jednání se používá při schůzích firemních orgánů, pracovních týmů nebo mezioborových skupin. Jedná se o stručný, ale výstižný dokument, který shrnuje klíčové body diskuze a přijaté závěry.

Zápis z jednání, ať už se jedná o valnou hromadu společnosti, nebo zasedání zastupitelstva obce, musí obsahovat určité povinné náležitosti. Tyto náležitosti se mohou mírně lišit v závislosti na typu schůze, ale obecně zahrnují:

Co by měl obsahovat:

• Identifikace společnosti nebo obce: Obchodní firma a název společnosti (v případě valné hromady) nebo název obce.
• Datum a čas konání.
• Osoby přítomné na schůzi: Jména předsedy a zapisovatele a seznam přítomných členů, včetně omluvených a neomluvených.
• Schválený program jednání.
• Průběh jednání: Stručný popis projednání jednotlivých bodů programu. Zaznamenání diskuze včetně jmen diskutujících.
• Usnesení: Přijatá usnesení s uvedením výsledků hlasování (kolik bylo pro, proti a kdo se zdržel). Uveďte i obsah případných protestů nebo námitek členů.
• Podpisy: Zápis musí být podepsán předsedou a zapisovatelem, případně dalšími ověřovateli (např. starosta a místostarosta v případě obce).
• Přílohy: Případné návrhy a prohlášení předložená na jednání nebo další dokumenty související s rozhodováním (např. smlouvy, podklady pro rozhodování).

Zápis ze zasedání zastupitelstva

Zápis ze zasedání zastupitelstva má obvykle přísnější požadavky, neboť slouží jako oficiální dokument pro veřejnost. Jeho forma je upravena zákonem o obcích a dále ji mohou specifikovat i interní směrnice. Zápisy ze zasedání zastupitelstva mají často hlavní roli při informování veřejnosti a tvoří dokumentaci o rozhodnutí místní samosprávy. Tyto zápisy jsou navíc často veřejně dostupné, proto by měly být maximálně přesné a stručné.

Zápis ze zasedání zastupitelstva musí být pořízení do 10 dnů od konání zasedání. Výjimkou je Praha, která má na zápis 7 dní. Tento zápis musí být uložený na obecním úřadě k nahlédnutí.

Povinné náležitosti zápisu ze zasedání zastupitelstva:

• Počet přítomných členů: V zápise musí být uvedený počet přítomných členů zastupitelstva. Díky tomu se dá doložit usnášeníschopnost. Zároveň by měl být uvedený jmenný seznam přítomných, omluvených a neomluvených členů zastupitelstva.
• Schválený pořad jednání: Musí být uveden schválený program jednání, který byl projednáván.
• Průběh a výsledek hlasování: V zápise je dále potřeba uvést popis průběhu hlasování a přidat konkrétní výsledky (kolik bylo pro, proti a kdo se zdržel) a případnou diskuzi k jednotlivým bodům.
• Přijatá usnesení: Záznam musí obsahovat všechna přijatá usnesení s jejich přesným zněním. Někdy se stane, že usnesení je příliš obsáhlé, v takovém případě je možné uvést ho jako přílohu.
• Podpisy: Zápis musí podepsat starosta nebo místostarosta a minimálně dva určení ověřovatelé.
• Datum a místo konání: Stejně jako u ostatních zápisů je i v tomto potřeba uvést datum a místo konání zasedání.
• Změny v počtu přítomných: Pokud během samotného zasedání dojde ke změně v počtu přítomných členů, pak má zapisovatel povinnost tuto změnu zaznamenat.
• Jméno zapisovatele: Ze zápisu by mělo být zřejmé, kdo tento zápis zhotovil.

Zápis z porady

Porady bývají rychlé a dynamické. Pro usnadnění zapisování je vhodné mít předpřipravenou šablonu zápisu z porady třeba ve formátu Word. Zapisovat můžete také do předpřipravené tabulce. Díky tomu zajistíte, že žádné důležité téma nezůstane opomenuto a zapíšete všechny potřebné informace.

Klíčové části zápisu:

• Název a cíl porady – Například „Týdenní porada týmu IT – řešení incidentů“.
• Přehled projednávaných bodů – Stručné, ale jasné shrnutí.
• Přijaté závěry a rozhodnutí – Včetně odpovědností a termínů.
• Přehled úkolů – Kdo co má na starosti a kdy to má být hotové.
• Další kroky – Co bude následovat po poradě.

Role zapisovatele

Zapisovatel je osobou odpovědnou za přesnost a kompletnost zápisu. Jeho hlavní úkoly zahrnují rychle a přesně zaznamenávat informace, ideálně už během samotného jednání. Dále musí strukturovat zápis, tedy dodržovat předepsanou šablonu. Zároveň musí zapisovatel dbát na jasnost a srozumitelnost čili používat jednoduchý a formální jazyk. Před finálním schválením musí zapisovatel ověřit správnost všech informací v zápise.

Zapisovatel může mít v některých případech k dispozici technické nástroje, například diktafon, pro případnou (zpětnou) kontrolu.

Tipy pro zapisovatele:

• Používejte zkratky pro rychlejší zapisování.
• Předem si ujasněte, co je klíčové a co lze vynechat.
• Po jednání si zápis co nejdříve projděte a doplňte.

Vyhněte se těmto častým chybám při tvorbě zápisů

Nejčastějším nešvarem zápisů je, že v nich chybí zásadní údaje, jako je datum, místo konání nebo přijatá rozhodnutí. Pokud zapisovatel zápis dostatečně nestrukturuje, vznikne chaotický a nejasný dokument, v němž se málokdo vyzná. Důležité je také dodržet povinnou lhůtu pro zápis, což se ne vždy děje. V neposlední řadě pak špatný zápis obsahuje nejasné informace, které znemožňují jednoznačné chápání nebo srozumitelnost i po delší době.

Shrnutí

Zápis z jednání, členské schůze nebo zasedání zastupitelstva obsahuje vždy základní náležitosti, jako jsou datum, čas a místo konání, seznam účastníků, program, průběh jednání, přijatá usnesení, podpisy a případné přílohy. Specifika zápisů se liší podle typu schůze, přičemž u zasedání zastupitelstva nebo členské schůze spolku hrají roli i právní předpisy. Pečlivě strukturovaný zápis nejenže předchází nedorozuměním, ale zajišťuje i snadné dohledání důležitých informací.