Jak správně sepsat zápis ze schůze SVJ a BD

E-book zdarma: Jak spravovat SVJ a družstvo

• Najdete v něm 8 rad, které vám výrazně pomohou při správě bytového domu.
• Zjistíte, co mají obsahovat stanovy nebo jak správně zorganizovat členskou schůzi.
• Získáte odpovědi na řadu problémů, které sužují předsedy i členy SVJ/BD.

Stáhnout zdarma

Kapitoly článku

• Zápis ze schůze SVJ
• Zápis ze schůze družstva (BD)
• Nevyhotovení zápisu
• Nahlížení do zápisu
• Struktura zápisu

Rychlý přehled

• Zápis ze schůze SVJ nebo bytového družstva není jen formalita. Slouží jako důkaz o tom, co se na schůzi projednalo, kdo hlasoval a jaká usnesení byla přijata.
• U SVJ musí být zápis vyhotoven nejpozději do 30 dnů, u bytového družstva do 15 dnů.
• Chybějící nebo nepřesný zápis sám o sobě obvykle automaticky nezneplatní přijaté usnesení, ale může výrazně zkomplikovat dokazování při sporu mezi vlastníky, členy družstva nebo orgány domu.

Řešíte spor o platnost usnesení, chybějící zápis nebo nesprávně zaznamenané hlasování? Nechte si zápis nebo usnesení zkontrolovat advokátem dřív, než problém přeroste v soudní spor.

Zápis ze schůze SVJ: lhůta, obsah a nejčastější chyby

Statutární orgán, kterým je předseda SVJ nebo výbor, musí vždy vyhotovit zápis ze schůze SVJ nejpozději do třiceti dní od jejího skončení.

Pravidla pro SVJ vycházejí především z občanského zákoníku, zejména z úpravy společenství vlastníků jednotek a podpůrně také z pravidel pro zasedání členské schůze spolku. Vždy je ale nutné zkontrolovat i konkrétní stanovy daného SVJ, protože ty mohou pro svolání schůze, usnášeníschopnost nebo vyšší počet hlasů stanovit přísnější pravidla.

Zápis musí obsahovat, kdo shromáždění svolal a jakým způsobem, kdy se konalo, kdo je zahájil, kdo mu předsedal, které další činovníky členská schůze zvolila (například zapisovatele a ověřovatele zápisu), jaká usnesení přijala a kdy byl zápis vyhotoven.

Zápis by měl na počátku obsahovat informaci o usnášeníschopnosti, tedy zda na shromáždění dorazil dostatečný počet členů, aby bylo možné schůzi vůbec konat a cokoliv rozhodovat, například měnit domovní řád. Pokud by tomu tak nebylo, bylo by nutné svolat schůzi náhradní.

V praxi se často setkáváme s tím, že zápis sice uvádí výsledek hlasování, ale neobsahuje dostatečný údaj o tom, kolik hlasů bylo na schůzi skutečně přítomno. Právě to pak bývá problém ve chvíli, kdy někdo z vlastníků zpochybní, zda bylo shromáždění vůbec usnášeníschopné.

Dále by měl zápis kopírovat program pozvánky s jeho jednotlivými body a výsledky hlasování svj, tedy kolik členů bylo pro, proti a kolik se zdrželo. Součástí zápisu je i prezenční listina, tedy seznam jmen a podpisů těch členů, kteří se na schůzi dostavili. To je důležité zejména k případnému pozdějšímu prokázání usnášeníschopnosti dané konkrétní schůze. Mohlo by totiž dojít k tomu, že platnost usnesení, které je jejím výsledkem, někdo napadne u soudu.

Častá chyba bývá v tom, že prezenční listina neodpovídá způsobu počítání hlasů podle stanov. U SVJ nestačí vždy jen počet přítomných osob, protože rozhodující může být velikost jejich podílů na společných částech domu.

Pokud už víte, že část vlastníků s výsledkem hlasování nesouhlasí, vyplatí se zápis i přijatá usnesení zkontrolovat co nejdříve. Advokát vám pomůže posoudit, zda byla schůze řádně svolána, zda bylo správně počítáno hlasování a zda má případné napadení usnesení reálný základ.

Pokud schůze proběhla v rozporu se zákonem, stanovami nebo i dobrými mravy, soud rozhodne o neplatnosti usnesení. Zápis totiž není aktem, který je závazný pro členy, má pouze jakýsi informativní a kontrolní charakter. Shromáždění nebo členská schůze BD rozhodují jen usnesením.

Zápis ze schůze bytového družstva: Co platí pro členy BD

U bytových družstev se postup řídí zejména zákonem o obchodních korporacích a stanovami konkrétního družstva. Ten, kdo členskou schůzi svolal, musí pořídit zápis o jejím průběhu do 15 dnů ode dne konání členské schůze.

Každý člen družstva má zároveň právo na vydání kopie zápisu; stanovy mohou určit, že za její pořízení uhradí družstvu účelně vynaložené náklady. Zápis podepisuje osoba, která členskou schůzi svolala, a pokud jej sepsal někdo jiný, podepisuje ho i zapisovatel.

Kdo má právo nahlížet do zápisu a žádat kopii

Každý člen společenství vlastníků jednotek má právo nahlížet do zápisů za podmínek, které určí stanovy, jinak lze nahlížet vždy v sídle spolku. Toto právo nelze vyloučit a nelze ho ani omezit takovým způsobem, který fakticky znemožní členovi do zápisu nahlédnout, například pokud by bylo možné nahlížet jen jednou v měsíci a to pouze v krátkém čase, kdy většina lidí je v práci.

Co dělat, když zápis ze schůze chybí nebo je neúplný

Pokud statutární orgán nevyhotoví zápis ze schůze vůbec, neznamená to, že přijatá usnesení jsou neplatná.  případě sporů mezi vlastníky či členy, nebo sporů mezi SVJ/BD a třetími stranami, může být problematické doložit, co bylo skutečně na schůzi rozhodnuto či projednáno.

Z naší praxe vyplývá, že u chybějících nebo opožděně vyhotovených zápisů bývá největší problém v dokazování. Jedna strana tvrdí, že určité usnesení přijato bylo, druhá tvrdí opak, ale bez řádného zápisu, prezenční listiny a výsledků hlasování se celý spor zbytečně komplikuje.

Teoreticky by mohli členové družstva či SVJ podat návrh soudu, aby dočasně zakázal jednat podle daného usnesení než se zápisem seznámí či budou moci seznámit, případně aby stanovil povinnost zápis vyhotovit. Nicméně v praxi bývá efektivnější v prvé řadě komunikovat s orgány SVJ (např. s předsedou nebo s výborem) a vyžádat si zápis ze schůze. Může se jednat o nedopatření nebo nedorozumění, které je možné vyřešit přímou komunikací.

Pokud by se jednalo o trvalý problém s nedodržováním povinností orgánů SVJ či BD, je na místě zvážit v souladu se stanovami volbu nových orgánů.

Než se pustíte do výměny výboru, představenstva nebo soudního řešení, doporučujeme nejprve právně ověřit, jaké povinnosti orgán skutečně porušil a jaký postup připouštějí stanovy. Předejdete tím tomu, že druhá strana později zpochybní i vaše kroky.

Struktura zápisu

Formální náležitosti zápisu ze schůze SVJ/BD:

Hlavička:

Název SVJ/BD
Adresa domu nebo sídlo družstva
Datum a čas konání schůze
Místo konání schůze

Účastníci:

Seznam přítomných vlastníků nebo členů družstva včetně počtu vlastněných podílů či hlasů.
Seznam omluvených vlastníků či členů.
Přítomnost předsedy, tajemníka, případně dalších funkčních členů SVJ/BD.
Program schůze: Seznam bodů, které byly zařazeny na program schůze.

Průběh schůze:

Zaznamenání důležitých diskusí a postřehů týkajících se jednotlivých bodů programu.
Přesné znění předložených návrhů a rozhodnutí.
Výsledky hlasování u jednotlivých bodů (kolik pro, kolik proti, kolik se zdrželo).
Jakékoli další důležité informace nebo události.

Závěr schůze:

Čas ukončení schůze.
Případné informace o datu a místu další schůze.

Podpisy:

Potřebujete připravit zápis ze schůze, který obstojí i při pozdější kontrole? Pomůžeme vám zkontrolovat návrh zápisu, formulaci usnesení i soulad se stanovami SVJ nebo družstva.

Příklad z praxe: Sporná oprava domu

Výbor SVJ nechal na schůzi hlasovat o nákladné opravě společných částí domu. V zápisu ale chybělo přesné znění usnesení a nebylo zřejmé, zda se počítaly hlasy podle podílů, nebo jen podle počtu přítomných vlastníků. Část vlastníků následně tvrdila, že usnesení nebylo přijato potřebnou většinou.

V podobné situaci se neřeší jen samotný zápis, ale celý postup: pozvánka, program schůze, usnášeníschopnost, pravidla ve stanovách, prezenční listina a výsledek hlasování. Pokud některý z těchto kroků chybí nebo je nejasný, může to být důležitý argument při zpochybnění rozhodnutí.

Máte podobný problém ve svém SVJ nebo bytovém družstvu? Pošlete nám zápis, pozvánku a stanovy. Prověříme, zda byl postup v pořádku a jaké máte možnosti dalšího postupu.

Shrnutí

Správně sepsaný zápis ze schůze SVJ nebo bytového družstva musí jasně doložit, kdy a kde se schůze konala, kdo ji svolal, kdo ji vedl, zda byla usnášeníschopná, jaká usnesení byla přijata a jak dopadlo hlasování. U SVJ se zápis vyhotovuje nejpozději do 30 dnů, u bytového družstva do 15 dnů. Součástí zápisu by měla být prezenční listina, případně plné moci a další podklady k projednávaným bodům. Chyby v zápisu samy o sobě nemusí vždy znamenat neplatnost usnesení, ale při sporu mohou výrazně zkomplikovat dokazování. Pokud je zápis neúplný, chybí nebo neodpovídá průběhu schůze, je vhodné nejprve vyžádat nápravu od orgánů SVJ či družstva a u závažnějších případů konzultovat další postup s advokátem.