Jste ve vedení SVJ či bytového družstva a máte na starosti zápis ze schůze? Případně jste vlastníkem jednotky či členem družstva a chcete ověřit, že vše probíhá dle právních předpisů a pravidel? Sepsali jsme pro vás, jak postupovat při zápisu ze schůze SVJ či BD.
Statutární orgán, kterým je předseda SVJ nebo výbor, musí vždy vyhotovit zápis ze schůze SVJ nejpozději do třiceti dní od jejího skončení.
Zápis musí obsahovat, kdo shromáždění svolal a jakým způsobem, kdy se konalo, kdo je zahájil, kdo mu předsedal, které další činovníky členská schůze zvolila (například zapisovatele a ověřovatele zápisu), jaká usnesení přijala a kdy byl zápis vyhotoven.
Zápis by měl na počátku obsahovat informaci o usnášeníschopnosti, tedy zda na shromáždění dorazil dostatečný počet členů, aby bylo možné schůzi vůbec konat a cokoliv rozhodovat, například měnit domovní řád. Pokud by tomu tak nebylo, bylo by nutné svolat schůzi náhradní.
Dále by měl zápis kopírovat program pozvánky s jeho jednotlivými body a výsledky hlasování svj, tedy kolik členů bylo pro, proti a kolik se zdrželo. Součástí zápisu je i prezenční listina, tedy seznam jmen a podpisů těch členů, kteří se na schůzi dostavili. To je důležité zejména k případnému pozdějšímu prokázání usnášeníschopnosti dané konkrétní schůze. Mohlo by totiž dojít k tomu, že platnost usnesení, které je jejím výsledkem, někdo napadne u soudu.
Pokud schůze proběhla v rozporu se zákonem, stanovami nebo i dobrými mravy, soud rozhodne o neplatnosti usnesení. Zápis totiž není aktem, který je závazný pro členy, má pouze jakýsi informativní a kontrolní charakter. Shromáždění nebo členská schůze BD rozhodují jen usnesením.
Zkontrolujeme vaše stanovy SVJ nebo bytového družstva nebo vám je sepíšeme na klíč. Vždy dohlédneme na to, aby odpovídaly aktuální legislativě. Námi zpracované stanovy jsou vždy připraveny na míru potřebám obyvatelů domu. Můžeme vám založit i SVJ nebo bytové družstvo na klíč. Vše zařídíme rychle, bezchybně a za předem dané ceny. Platit můžete až po poskytnutí služby.
V případě družstev, ať už bytových nebo stavebních, platí podobná pravidla. Z jednání všech orgánů je zapotřebí vyhotovit vždy zápis, tedy nejen členské schůze, ale i představenstva, kontrolní komise, nebo případně dalších orgánů, pokud jsou stanovami zřízeny.
Každý člen společenství vlastníků jednotek má právo nahlížet do zápisů za podmínek, které určí stanovy, jinak lze nahlížet vždy v sídle spolku. Toto právo nelze vyloučit a nelze ho ani omezit takovým způsobem, který fakticky znemožní členovi do zápisu nahlédnout, například pokud by bylo možné nahlížet jen jednou v měsíci a to pouze v krátkém čase, kdy většina lidí je v práci.
Pokud statutární orgán nevyhotoví zápis ze schůze vůbec, neznamená to, že přijatá usnesení jsou neplatná. případě sporů mezi vlastníky či členy, nebo sporů mezi SVJ/BD a třetími stranami, může být problematické doložit, co bylo skutečně na schůzi rozhodnuto či projednáno.
Teoreticky by mohli členové družstva či SVJ podat návrh soudu, aby dočasně zakázal jednat podle daného usnesení než se zápisem seznámí či budou moci seznámit, případně aby stanovil povinnost zápis vyhotovit. Nicméně v praxi bývá efektivnější v prvé řadě komunikovat s orgány SVJ (např. s předsedou nebo s výborem) a vyžádat si zápis ze schůze. Může se jednat o nedopatření nebo nedorozumění, které je možné vyřešit přímou komunikací.
Pokud by se jednalo o trvalý problém s nedodržováním povinností orgánů SVJ či BD, je na místě zvážit v souladu se stanovami volbu nových orgánů.
Formální náležitosti zápisu ze schůze SVJ/BD:
Hlavička:
Název SVJ/BD
Adresa domu nebo sídlo družstva
Datum a čas konání schůze
Místo konání schůze
Účastníci:
Seznam přítomných vlastníků nebo členů družstva včetně počtu vlastněných podílů či hlasů.
Seznam omluvených vlastníků či členů.
Přítomnost předsedy, tajemníka, případně dalších funkčních členů SVJ/BD.
Program schůze: Seznam bodů, které byly zařazeny na program schůze.
Průběh schůze:
Zaznamenání důležitých diskusí a postřehů týkajících se jednotlivých bodů programu.
Přesné znění předložených návrhů a rozhodnutí.
Výsledky hlasování u jednotlivých bodů (kolik pro, kolik proti, kolik se zdrželo).
Jakékoli další důležité informace nebo události.
Závěr schůze:
Čas ukončení schůze.
Případné informace o datu a místu další schůze.
Podpisy:
Zkontrolujeme vaše stanovy SVJ nebo bytového družstva nebo vám je sepíšeme na klíč. Vždy dohlédneme na to, aby odpovídaly aktuální legislativě. Námi zpracované stanovy jsou vždy připraveny na míru potřebám obyvatelů domu. Můžeme vám založit i SVJ nebo bytové družstvo na klíč. Vše zařídíme rychle, bezchybně a za předem dané ceny. Platit můžete až po poskytnutí služby.
Ondřej je ten člověk, v jehož hlavě uzrál nápad poskytovat advokátní služby online. Právním službám se věnuje již déle než 10 let a rád klientům pomáhá, když si nevědí rady s právními problémy.
Osobně i online. Stačí si vybrat vhodnou službu, nebo zvolit nezávislou konzultaci když si nejste jistí.
