Elektronický podpis dnes používá každý, kdo komunikuje s úřady, bankou nebo zaměstnavatelem online. Umožňuje podepsat dokumenty bez papíru, rychle a bezpečně, a přitom může být právně plnohodnotný jako podpis vlastnoruční. Přečtěte si, jak elektronický podpis funguje, jak ho získat nebo zřídit online, kolik stojí a kdy ho musíte použít kvalifikovaně.
Elektronický podpis je digitální prostředek pro potvrzení totožnosti podepisující osoby a integrity dokumentu. Plnou právní váhu vlastnoručního podpisu má však pouze kvalifikovaný elektronický podpis. Slouží k ověření totožnosti osoby, která elektronicky podepisuje dokument, a k zajištění, že dokument nebyl po podpisu změněn. Právně je upraven v nařízení eIDAS a v českém zákoně o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce.
Z technického hlediska se elektronický podpis opírá o kryptografii, tedy o matematické šifrování dat. Každý podpis je jedinečný a propojený s podepisovanou osobou i obsahem dokumentu. To zajišťuje, že podepsaný soubor (např. PDF) nelze po podpisu upravit, aniž by se podpis zneplatnil.
Rozdíl mezi digitálním podpisem a elektronickým podpisem spočívá v tom, že digitální podpis označuje technický proces (kryptografii), zatímco elektronický podpis je právní pojem – tedy výsledek, který má právní účinky.
Nejste si jistí, zda má váš elektronický podpis právní váhu? Naši právníci vám poradí, jaký podpis potřebujete a ověří, zda váš podpis odpovídá požadavkům zákona.
__service_button: Potřebuju se poradit
Tip: Digitalizace prostupuje všechny oblasti našeho života. Nyní mají všichni občané možnost se prokazovat klasickou občankou u sebe v mobilu. Přečtěte si, jak tento systém prokazování totožnosti prostřednictvím eDokladů funguje.
U veřejných zakázek se často setkáte s tím, že elektronický nástroj chce, abyste nabídku nebo některé úkony v řízení opatřili uznávaným podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu, typicky v prostředí E-ZAK nebo v Tender areně. Zároveň platí, že samotný zákon veřejné zakázky automaticky nepožaduje vždy podepisovat nabídku elektronickým podpisem – požadavek tedy může vycházet ze zadávací dokumentace, interních pravidel zadavatele nebo nastavení konkrétního systému. Prakticky si proto vždy ověřte, co přesně daný portál a zadavatel chtějí, ideálně hned na začátku.
U některých profesí už nejde jen o „doporučení“. Například u soudních tlumočníků a překladatelů se počítá s tím, že elektronické vyhotovení bude opatřené kvalifikovaným elektronickým podpisem a často i kvalifikovaným časovým razítkem – aby bylo jasné, kdo dokument vydal, kdy a že se s ním dál nemanipulovalo. V praxi se kvalifikovaný podpis často řeší i u profesí a činností, které pracují s autorizovanými úkony a dokumenty, typicky u znalců, autorizovaných inženýrů a techniků, architektů, autorizovaných zeměměřičských inženýrů nebo u autorizované konverze dokumentů. Konkrétní požadavky se mohou lišit podle toho, co přesně podepisujete a jaký systém dokument přijímá.
Právě s tímhle firmy často bojují v praxi, protože nestačí „nějak podepsat“, ale podepsat správně. „V okamžiku, kdy podepisujete něco, co má obstát před úřadem, soudem nebo v přísně nastaveném systému veřejných zakázek, vyplatí se jít najisto – kvalifikovaný podpis je v praxi nejuniverzálnější a nejméně diskutovatelná varianta,“ říká Lukáš Vaněček, zakladatel a vlastník služby Elektronickýpodpis.cz, která se na zřízení a použití elektronických podpisů specializuje.
Nejprve si vyberete poskytovatele, u kterého si elektronický podpis pořídíte. V Česku jde o kvalifikované poskytovatele, jako je PostSignum (Česká pošta), První certifikační autorita (I.CA) nebo eIdentity. Na jejich webu si zvolíte typ certifikátu (pro jednotlivce či pro firmu) a délku platnosti, vyplníte žádost a domluvíte způsob ověření totožnosti. Kdo podepisuje dokumenty pracovně, smluvně či úředně, obvykle volí kvalifikovaný elektronický podpis, protože má právní účinky vlastnoručního podpisu.
Následuje ověření totožnosti, bez kterého vám poskytovatel certifikát nevystaví. Udělat to můžete osobně na kontaktním místě, typicky na pobočce Czech POINT nebo u smluvního partnera daného poskytovatele, kde předložíte občanský průkaz a obdržíte potvrzení o provedení identifikace. Pokud chcete vše zvládnout plně online, řada poskytovatelů nabízí vzdálené ověření přes BankID: po přesměrování do prostředí vaší banky potvrdíte svou identitu stejně, jako když se hlásíte do internetového bankovnictví. Výsledek je pro účely vydání certifikátu rovnocenný osobní návštěvě.
Pokud nechcete řešit návštěvy kontaktních míst a administrativu kolem žádosti a nastavení, existuje i praktičtější varianta: pozvat si zřízení podpisu přímo do firmy. Například služba Elektronickýpodpis.cz nabízí zřízení kvalifikovaného elektronického podpisu přímo ve vaší kanceláři a samotná návštěva podle jejich zástupců nezabere více než jednu hodinu. CEO služby Elektronickýpodpis.cz, Lukáš Vaněček, k tomu doplňuje: „Cílem je, aby klient nemusel studovat postupy a obíhat pobočky — přijedeme, ověříme totožnost, vystavíme certifikát a nastavíme vše tak, aby mohl hned podepisovat.“
Jakmile je identita ověřena, poskytovatel pro vás vygeneruje a zpřístupní certifikát. Ten si podle návodu uložíte buď do úložiště svého počítače, nebo do zabezpečeného hardwarového prostředku, typicky do USB tokenu či čipové karty. Instalátor vás provede nastavením, případně vytvoříte PIN/heslo, kterým budete podpis chránit. Doporučuje se zároveň udělat export a bezpečnou zálohu certifikátu i s privátním klíčem (pokud to daný typ a pravidla umožňují), abyste předešli komplikacím při výměně počítače. Po instalaci je vhodné v testovacím souboru ověřit, že systém certifikát „vidí“ a je připravený k použití.
Samotné podepisování dokumentů pak probíhá v běžných aplikacích. Nejčastěji otevřete PDF v Adobe Acrobat Readeru a zvolíte funkci „Certifikovat“ či „Podepsat“, poté vyberete svůj certifikát, zadáte PIN a uložíte podepsaný soubor. K dispozici jsou i specializované nástroje, například ePodpis FS nebo 602XML Filler, které zvládají i hromadné podpisy, časová razítka či práci s formuláři. Po podpisu vám software ukáže stav „Podpis je platný“, včetně informací o vydavateli certifikátu a čase podpisu; díky tomu snadno prokážete, že dokument nebyl po podepsání změněn.
Celý proces od výběru poskytovatele přes ověření totožnosti, instalaci certifikátu až po první podpis obvykle nezabere více než 15 až 30 minut a poté můžete dokumenty podepisovat elektronicky odkudkoliv.
Mnoho uživatelů hledá cesty, jak získat elektronický podpis zdarma. V praxi můžete použít prostý elektronický podpis – například napsat jméno do e-mailu nebo vložit sken podpisu do dokumentu.
Tyto podpisy sice mají právní účinky, ale nejsou právně rovnocenné kvalifikovanému elektronickému podpisu. Jejich platnost a důkazní síla se posuzuje podle okolností konkrétního případu, takže se obvykle nepoužívají pro smlouvy, úřední podání nebo komunikaci se soudy, kde je vyžadován kvalifikovaný podpis.
Bezplatné řešení je vhodné tedy jen pro interní účely. Pokud potřebujete jednoznačně právně platný podpis, vyplatí se investovat do kvalifikovaného elektronického podpisu.
Zřízení kvalifikovaného elektronického podpisu obvykle stojí od 400 do 800 Kč ročně, v závislosti na poskytovateli a délce platnosti certifikátu. Pokud potřebujete USB token nebo čipovou kartu, cena může být vyšší (kolem 1 000–1 500 Kč). Některé firmy nabízejí i firemní licence pro více zaměstnanců nebo hromadné podepisování dokumentů.
Tip: Čestné prohlášení patří mezi dokumenty, se kterými se dříve či později setká téměř každý z nás. Může se objevit při vyřizování daňových záležitostí, žádosti o sociální dávky, při jednání s bankou nebo třeba při přihlášení dítěte do školky. Poradíme vám, jak ho sepsat.
Jedním z nejčastějších omylů je přesvědčení, že elektronický podpis je totéž co naskenovaný podpis. Tak to ale není. Naskenovaný podpis, vložený do dokumentu jako obrázek, sám o sobě nemá právní váhu, pokud není doplněn elektronickým certifikátem, který ověřuje identitu podepisující osoby. Další rozšířenou mylnou představou je, že všechny elektronické podpisy jsou stejně platné. Ve skutečnosti má plné právní účinky vlastnoručního podpisu pouze kvalifikovaný elektronický podpis, zatímco prostý či zaručený podpis se posuzují podle okolností konkrétního případu a mají nižší důkazní sílu.
Častým zdrojem zmatku je také zaměňování ověřeného a kvalifikovaného podpisu. Ověřený podpis znamená úřední ověření vlastnoručního podpisu, typicky notářem nebo na Czech POINTu. Kvalifikovaný elektronický podpis není jeho přímou digitální obdobou, ale samostatným právním nástrojem uznávaným v celé EU.
A nakonec se objevuje názor, že elektronický podpis nelze ověřit. Opak je pravdou – jeho platnost se dá snadno ověřit například v programu Adobe Acrobat Reader, který zobrazí, zda je podpis důvěryhodný, kdo ho vydal a zda s dokumentem po podpisu nebylo manipulováno.
Elektronický podpis představuje moderní a právně uznatelný způsob, jak bezpečně podepisovat dokumenty v digitálním prostředí. Funguje na principu kryptografie, která zaručuje jedinečnost a neměnnost podepsaného souboru. Existují tři hlavní úrovně elektronických podpisů – prostý, zaručený a kvalifikovaný –, přičemž plné právní účinky vlastnoručního podpisu má pouze kvalifikovaný elektronický podpis vydaný akreditovaným poskytovatelem, jako je PostSignum, I.CA nebo eIdentity. Ten umožňuje podepisovat smlouvy, úřední podání či komunikaci se soudy, a je uznáván napříč EU. Získání kvalifikovaného podpisu je rychlé: po ověření totožnosti – osobně nebo online přes BankID – vám poskytovatel vystaví certifikát, který nainstalujete do počítače nebo na USB token. Podepisování se pak provádí v běžných programech, například v Adobe Acrobat Readeru, a jeho platnost lze jednoduše ověřit. Zatímco prostý podpis (např. napsané jméno v e-mailu nebo naskenovaný podpis) může mít za určitých okolností právní účinky, není právně rovnocenný kvalifikovanému podpisu a nepoužívá se pro formální právní úkony. Investice do kvalifikovaného elektronického podpisu, jehož roční cena se pohybuje kolem několika set korun, se proto vyplatí každému, kdo chce uzavírat smlouvy či jednat s úřady rychle, bezpečně a plně v souladu se zákonem.
Pomocí certifikátu vydaného poskytovatelem (PostSignum, eIdentity apod.) a software pro podepisování PDF.
Elektronický podpis zdarma si můžete vytvořit v podobě tzv. prostého elektronického podpisu – například vložením svého jména do e-mailu nebo naskenováním vlastnoručního podpisu do dokumentu. Takový podpis má určitou právní účinnost, ale není právně rovnocenný kvalifikovanému elektronickému podpisu.
U některých poskytovatelů lze ověřit totožnost přes BankID a získat certifikát bez návštěvy pobočky.
Otevřete dokument v Adobe Acrobat Readeru – program vám ukáže, zda je podpis platný a kdo ho vydal.
Kvalifikovaný podpis stojí obvykle 400–800 Kč ročně.
Vyřešte libovolný právní problém s týmem Dostupného advokáta! Do 24 hodin vám navrhneme řešení vaší situace a spočítáme, kolik vás to bude stát. Cena za vypracování návrhu je 390 Kč. Když si u nás navržené služby objednáte, máte vypracování návrhu zdarma.
Ondřej je ten člověk, v jehož hlavě uzrál nápad poskytovat advokátní služby online. Právním službám se věnuje již déle než 10 let a rád klientům pomáhá, když si nevědí rady s právními problémy.
Osobně i online. Stačí si vybrat vhodnou službu, nebo zvolit nezávislou konzultaci když si nejste jistí.
