GDPR a soukromí zaměstnance na pracovišti

Co přináší GDPR

GDPR neboli nový právní rámec ochrany osobních údajů straší spoustu lidí, včetně podnikatelů. GDPR vznikl s cílem maximálně hájit práva obyvatel Evropské unie proti neoprávněnému zacházení s jejich osobními údaji a to včetně zaměstnanců. V praxi však jde spíše o sjednocení a prohloubení stávající úpravy. Navíc česká úprava byla vždy přísnější než průměr Unie, takže nejde o revoluci. I přesto by si však podnikatelé měli dát dobrý pozor, novou úpravu totiž může zneužít konkurence ke konkrétním udáním.

Podnikatelé by se především měli zaměřit úpravu svých obchodních podmínek, měli by vytvořit alespoň základní vnitřní směrnici, jak s daty zacházet, a také přehledně své informovat své klienty a zaměstnance informovat o nových právech dle GDPR, jako je třeba právo na zapomenutí či přenositelnost údajů.

Mýtem je naopak to, že by už nebylo vůbec možné bez nového výslovného souhlasu podle GDPR rozesílat marketingová sdělení (např. ve formě newsletterů zasílaných na email) na dlouhodobě pracně vytvořené databáze klientů a že není možné např. shromažďovat rodná čísla zaměstnanců. Marketingová sdělení totiž zasílat lze v případě, že podnikatel získal kontaktní informace na základě minulé objednávky. V tomto případě musí mít ale zákazníci možnost jednoduše a bezplatně odmítnou příjem dalších marketingových sdělení. Stejně tak lze také shromažďovat rodná čísla zaměstnanců, a to i bez jejich souhlasu. Rodné číslo totiž zaměstnavatel potřebuje ke splnění oznamovací povinnosti vůči zdravotní pojišťovně zaměstnance.

Jak s daty v rámci GDPR nakládat

Je důležité si uvědomit, že zaměstnavatel musí k osobním údajům zaměstnanců přistupovat jako k vlastnictví zaměstnanců, které má pouze propůjčené k určitým, předem daným a zákonem stanoveným účelům a může je proto používat výhradně pro tyto své účely jakými jsou výpočet mzdy, komunikace se zaměstnancem či vyhodnocení spolupráce (např. pro potřeby povýšení nebo rozvázání pracovního poměru). Zaměstnavatel tedy musí učinit taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému přístupu k osobním údajům.

Neoprávněnou osobou je přitom každý, kdo nemá povinnost s osobními údaji pracovat. Tudíž je třeba uchovávat personální spisy např. v uzamčených skříních, dostupné pouze oprávněným osobám. Možnost přistupovat do jejich elektronického zpracování musí být omezeno pouze na úzký počet zaměstnanců a je nutné všechna zpracování osobních údajů logovat (vést záznam), přičemž zpracováním se rozumí i nahlížení. Týká se to obzvláště velkých podniků, které zpracovávají statisíce osobních údajů (a často velmi citlivých) a přesto není nijak zaznamenáno, kdo z možných, třeba 25 osob, do nich nahlížel.

U menších zaměstnavatelů se zase může vyskytnout problém předávání údajů jaksi úplně neformálně. Jde např. o distribuci výplatních pásek zaměstnancům, což se často děje způsobem, při kterém si ostatní zaměstnanci mohou přečíst mzdu i odměny ostatních. Informace o mzdě a o odměnách jsou však osobní údaje, které mohou vyvolávat závist ostatních.

Je možné zaměstnance na pracovišti sledovat?

To co je však pro zaměstnace ještě podstatnější než ochrana dle GDPR, která se obecně spíše přeceňuje, je fakt, že zákon stanoví, že zaměstnavatel nesmí bez závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze jeho činnosti narušovat soukromí zaměstnance, a to nejen na pracovišti, ale i ve veřejných prostorách. Například i tím, že podrobuje pracovníka otevřenému či skrytému sledování.

Ani ochrana majetku není automaticky důvodem opravňujícím sledování. Pokud by však šlo o pracoviště, kde by docházelo k např. k častým krádežím nebo kde je třeba kontrola dodržování technologického postupu, je možné určité prostory sledovat. Musí však k tomu být skutečně závažné důvody. Např. v chemičce je bezpečnost důležitější než soukromí a postup zaměstnance v laboratoři musí být monitorován. Zde je možné použít i záznam. To samé však neplatí v kanceláři či v tělocvičně. Sledování by ale v každém případě rozhodně nemělo být tajné.

Pokud zaměstnanec nesouhlasí s monitorováním na pracovišti, je třeba aby své výhrady zaměstnavateli oznámil. Pakliže by zaměstnavatel výhrady neakceptoval a v monitorování pokračoval, bylo by možné se obrátit na Státní úřad inspekce práce, případně i na Úřad pro ochranu osobních údajů. Za takové neoprávněné nakládání s osobními údaji hrozí až statisícové pokuty. Navíc, pokud má zaměstnavatel na zaměstnance nějaký důkaz pořízený takto nelegálně nemůže obstát např. ani ve sporu o platnost výpovědi zaměstnance „načapaného“ takovou kamerou.

Zaměstnavatel dokonce nemůže ani nahlížet do emailů svých zaměstnanců, byť jsou odesílány a přijímány s pracovní adresou. Může do nich nahlédnout pouze v případě, že by se jednalo o podezření na porušení pracovních povinností. Ale i v tomto případě může zkontrolovat pouze předmět adresáta nikoliv nahlížet do obsahu. I kdyby takto našel nějaký prohřešek, nemusí se jednat o právoplatný důkaz nebo obhajitelný důvod k propuštění zaměstnance.

Je tu však zajímavý případ, kdy Evropský soud pro lidská práva řešil výpověď rumunského zaměstnance, kterou dostal za enormní soukromé chatování v pracovní době. Měl na starost zákaznickou podporu a zaměstnavatel jej požádal o vytvoření oficiálního účtu Yahoo! Messenger, kde měl za úkol reagovat na dotazy zákazníků. Zaměstnanec ji však využíval pro osobní účely a ne zrovna v malé míře.

Zaměstnavatel později začal tušit, že něco není v pořádku, ale zaměstnanec vše písemně odmítl. Načež pak zaměstnavatel předložil přepis velmi osobních erotických rozhovorů. Na tomto základě dostal pracovník výpověď, proti které se pak snažil soudně bránit. Ovšem v tomto případě neuspěl. Soud uznal, že osobní práva byla sice zasažena, ale dal v tomto případě přednost ochraně zaměstnavatele. Ovšem zde je důležité zdůraznit slovo tentokrát, protože ne vždy tomu tak musí být.

Zaměstnavatel má právo kontrolovat využívání svých pracovních prostředků, ale nemůže svévolně zasahovat do soukromí svých zaměstnanců. Je to poměrně tenký led ne vždy by soud mohl rozhodnout ve prospěch zaměstnavatele. Obzvláště v době mobilních zařízení je prakticky nemožné hlídat zaměstnance, aby v pracovní době nechatovali, proto se dnes i většina zaměstnavatelů od striktních zákazů odklání.