Co je to prokura a kdy ji využijete?

Rychlý přehled

Prokura je široké oprávnění prokuristy jednat za podnikatele při provozu obchodního závodu nebo pobočky. Udělit ji může jen podnikatel zapsaný v obchodním rejstříku a prokuristou může být pouze fyzická osoba. Prokurista může uzavírat obchodní smlouvy, přijímat úvěry nebo jednat za firmu bez samostatné plné moci, ale nemůže prokuru převést na další osobu. Nemovitosti může zcizovat nebo zatěžovat jen tehdy, pokud je to v prokuře výslovně uvedeno.

Nejdůležitější je u prokury pohlídat:

• zda ji uděluje oprávněný podnikatel,
• komu přesně se uděluje,
• zda bude prokurista jednat samostatně, nebo společně s další osobou,
• zda má mít oprávnění i k nemovitostem,
• jak bude prokura zapsána a následně vymazána z obchodního rejstříku.

Nejste si jistí, zda je pro vaše podnikání vhodnější prokura, klasická plná moc nebo jiné nastavení zastupování? Pomůžeme vám zvolit bezpečné řešení a připravit dokumenty tak, aby odpovídaly vašemu provozu i rizikům.

Prokura je zvláštním případem udělení plné moci. Její význam pro vás jako pro podnikatele spočívá zejména v tom, že vám usnadní jednání týkající se provozu společnosti, resp. některé její pobočky. Nemusíte pak (resp. statutární orgán nemusí) činit veškerá právní jednání ohledně daného provozu činit a není třeba ani opakovaně vystavovat zvláštní plné moci.

Jasno mají i vaši obchodní partneři. Ti se mohou spolehnout, že prokurista, zapsaný v obchodním rejstříku, je oprávněný za vás jednat a není nutné předkládat plnou moc.

V praxi se s prokurou setkáváme hlavně u firem, kde jednatelé nechtějí nebo nemohou podepisovat každou smlouvu osobně. Častým důvodem bývá expanze firmy, více poboček, zahraniční jednatel nebo potřeba, aby provozní ředitel či jiná klíčová osoba mohla rychle jednat s bankami, dodavateli a obchodními partnery.

Prokurou můžete zmocnit prokuristu ke všem právním jednáním, k nimž dochází při provozu pobočky (či obchodního závodu), včetně těch, pro která se jinak vyžaduje zvláštní plná moc. Pokud jde o obchodní závod s jednou nebo více pobočkami, nebo pokud sestává společnost z více obchodních závodů, lze udělit prokuru i jen pro určitou pobočku nebo pro určitý závod.

Základní předpoklady udělení prokury:

• Prokuru může udělit jenom podnikatel zapsaný v obchodním rejstříku. Jiný subjekt prokuru udělit nemůže.
• Prokuru lze udělit pouze fyzické osobě, právnická osoba prokuristou nemůže být.

Rozsah prokury a její omezení

Jak již bylo uvedeno výše, prokurista je na základě prokury oprávněn ke všem právním jednáním, k nimž dochází při provozu obchodního závodu, případně pobočky. Prokurista tedy může uzavírat kromě běžných obchodních smluv mimo jiné směnečné závazky, přijímat úvěry či prodávat majetek dané pobočky.

Významným omezením je, že prokura nezahrnuje oprávnění zcizovat nemovité věci a zatěžovat je. Prokura nicméně může být o tato jednání oprávnění prokuristy rozšířena (případně lze takové oprávnění omezit stanovením určité výše ceny nemovitosti či stanovením jiných podmínek). Pokud to ale v prokuře uvedeno není, pak k takovým jednáním prokurista není oprávněn.

Z naší praxe: Firma chtěla, aby její provozní ředitel jako prokurista mohl řešit běžné smlouvy, financování provozu i jednání s bankou. V návrhu prokury ale nebylo jasně uvedeno, zda může jednat také ve vztahu k nemovitostem. Doporučili jsme proto oprávnění výslovně upravit a zároveň nastavit interní schvalování významných transakcí jednatelem. Díky tomu bylo navenek jasné, co prokurista může podepisovat, a uvnitř firmy zůstala kontrola nad zásadními rozhodnutími.

Prokurista dále nesmí za statutární orgán činit jednání, která se týkají tzv. statusových záležitostí podnikatele jako například svolávání valné hromady.

Jiné omezení prokury než výše uvedené občanský zákoník nezná. Pokud byste chtěli prokuristu omezit např. výší částky, do které za vás může přijímat úvěry nebo činit jiná právní jednání, pak takovou prokuru nelze zapsat do obchodního rejstříku. Takový krok by byl ovšem řešitelný jako zastoupení na základě plné moci.

Prokurista nemůže prokuru přenést na někoho jiného, ani udělit další prokuru.

Pokud chcete prokuristu omezit například finančním limitem, schvalováním určitých smluv nebo interním souhlasem jednatele, je vhodné nastavit vedle prokury také vnitřní pravidla, pracovní či manažerskou smlouvu nebo samostatnou plnou moc. Připravíme vám řešení tak, aby bylo srozumitelné pro obchodní rejstřík, prokuristu i vaše obchodní partnery.

Výkon činnosti prokuristy

Prokurista musí svou funkci vykonávat osobně, a to s péčí řádného hospodáře, což vyžaduje aktivní přístup k plnění povinností s tím, že nedostatek znalostí potřebných k realizaci právních jednání nebo nedostatek času není omluvitelným důvodem pro nevynaložení péče řádného hospodáře. Prokurista tedy na sebe bere poměrně velkou odpovědnost, s níž by měl počítat. Součástí této péče se automaticky předpokládá i loajalita, která od prokuristy vyžaduje, aby jednal výhradně v zájmu podnikatele a nesměšoval své jednání prokuristy s vlastními zájmy (či zájmy jiných osob).

Forma prokury

Udělení prokury je založeno na dohodě prokuristy a podnikatele, že prokurista bude podnikatele formou prokury zastupovat při právních jednáních v souvislosti s provozem jeho závodu. Pro tuto dohodu se nevyžaduje (na rozdíl od samotného udělení prokury) písemná forma.

Podnikatel by měl s prokuristou v ideálním případě uzavřít nepojmenovanou smlouvu o zastoupení podnikatele na základě prokury, ve které si současně strany sjednají způsob výkonu prokury a mimo jiné i to, zda bude smlouva úplatná, nebo zda bude prokurista svou činnost vykonávat bezúplatně. A pokud smlouva úplatná bude, tak v jaké výši náleží prokuristovi odměna.

Jak udělit prokuru

Samotná prokura musí být vždy udělena písemně. U společnosti s ručením omezeným patří schvalování udělení a odvolání prokury do působnosti valné hromady (ledaže společenská smlouva stanoví jinak).

U jiné obchodní společnosti toto stanoveno není, nicméně schvalování a odvolávání prokury může být svěřeno do působnosti valné hromady či jiného orgánu stanovami společnosti. Proto je třeba vždy nejprve zkontrolovat zakladatelské dokumenty, do čí působnosti schválení udělení prokury náleží.

V případě, že nebude uvedeno nic jiného, patří udělení prokury do působnosti statutárního orgánu podnikatele či přímo do působnosti podnikatele, je-li fyzickou osobou.

Checklist: Co si zkontrolovat před udělením prokury

Před podpisem prokury si ověřte hlavně tyto body:

• zda je podnikatel zapsaný v obchodním rejstříku,
• zda má prokuru udělit správný orgán společnosti,
• zda společenská smlouva nebo stanovy neobsahují zvláštní pravidla,
• zda má prokurista jednat samostatně, nebo společně s další osobou,
• zda má mít oprávnění i k nemovitostem,
• jak bude vypadat podpis prokuristy,
• jak se prokura zapíše do obchodního rejstříku.

Obsah a vzor prokury

Na internetu lze nalézt různé vzory pro udělení prokury, nicméně o konkrétní podobě je vhodné se poradit s advokátem, neboť podoba se může lišit podle rozsahu oprávnění. Prokura musí obsahovat výslovně, že se jedná o prokuru. Rozsah zmocnění prokuristy výslovně být uveden nemusí, pokud je respektován rozsah vyplývající ze zákona.

Potřebujete prokuru připravit nebo zkontrolovat? Pošlete nám návrh nebo popis situace a naši advokáti ověří, zda dokument skutečně odpovídá tomu, co má prokurista za firmu dělat. Upozorníme vás i na rizika, která běžné internetové vzory často neřeší.

Zápis prokury do obchodního rejstříku

Udělení prokury prokuristovi je nezbytné zapsat do obchodního rejstříku, nicméně zápis je na rozdíl od dřívější právní úpravy pouze deklaratorní. Prokura je tedy účinná již okamžikem jejího udělení. Do okamžiku zápisu prokury do obchodního rejstříku musí prokurista své oprávnění třetí osobě prokazovat (např. tím, že jí předloží dokument o udělení prokury).

Podepisování prokuristy

Prokurista se podepisuje tak, že k firmě podnikatele připojí svůj podpis a údaj označující prokuru. Pokud by byla prokura udělena pro jednotlivou pobočku nebo jeden z více obchodních závodů, připojí také údaj označující pobočku nebo obchodní závod.

Dodatek může mít různou formu, zpravidla se výslovně uvádí „prokurista“, „in procura“, „per procuram“, případně zkratky „ppa“ či „p.p.“ apod.

Udělení prokury více osobám

Prokuru je možné udělit i více osobám. V takovém případě mohou nastat tři možnosti, jak bude prokura vykonávána:

• každý prokurista je oprávněn zastupovat společnost samostatně,
• ke všem nebo některým úkonům je zapotřebí souhlasu více prokuristů společně, a to alespoň dvou,
• k zastupování a podepisování je třeba souhlasného projevu vůle všech prokuristů.

V případě, že jste udělili prokuru několika osobám a neurčili jste při udělení prokury něco jiného, platí, že každá z nich vás zastupuje samostatně.

Kdy prokura zaniká?

Občanský zákoník neupravuje, až na výjimky, způsob zániku prokury. Je ale nepochybné, že prokura zaniká především:

• jejím odvoláním nebo vypovězením,
• smrtí prokuristy,
• prohlášením konkurzu na majetek podnikatele,
• zánikem podnikatele bez právního nástupce,
• převodem nebo pachtem obchodního závodu nebo pobočky, pro které byla udělena.

Smrtí podnikatele prokura nezaniká, ledaže bylo ujednáno něco jiného.

Po každém zániku prokury byste neměli zapomenout požádat o její výmaz z obchodního rejstříku.

Shrnutí

Prokura je praktický způsob, jak podnikateli zapsanému v obchodním rejstříku umožnit, aby za něj při provozu obchodního závodu nebo pobočky jednala jiná fyzická osoba. Prokurista může bez samostatné plné moci uzavírat běžné obchodní smlouvy, jednat s partnery nebo řešit provozní záležitosti, ale nemůže prokuru převést na další osobu a bez výslovného rozšíření nesmí zcizovat ani zatěžovat nemovitosti. Prokuru je potřeba udělit písemně, správně ji schválit podle pravidel konkrétní společnosti, nastavit způsob jednání více prokuristů a zapsat ji do obchodního rejstříku. Stejně důležité je pohlídat její zánik a následný výmaz z rejstříku, aby za firmu navenek nefigurovala osoba, která už ji zastupovat nemá.