Jak na zápis do obchodního rejstříku

Kdo se zapisuje do obchodního rejstříku

Od roku 2014 je účinný zákon o veřjných rejstřících, který upravuje zápisy do různých druhů veřejných rejstříků. Společenství vlastníků jednotek se od roku 2014 zapisují do rejstříku SVJ, spolky se zapisují do spolkového rejstříku a své rejstříky či evidence mají například i nadace, ústavy, svěřenské fondy a obecně prospěšné společnosti. Pro podnikatele je ale nejdůležitější právě obchodní rejstřík.

Do obchodního rejstříku, kterému se věnujeme v tomto blogu, se zapisují všechny obchodní společnosti a družstva, včetně bytových či stavebních bytových družstev. Do obchodního rejstříku se dále zapisují i podnikající fyzické osoby, které o zápis samy dobrovolně požádají; naopak povinnost zápisu do obcodního rejstříku mají fyzické osoby, jejichž výnosy či příjmy oproštěné od DPH převýší ve dvou po sobě jdoucích účetních období sto dvacet milionů korun.

Založení a vznik společnosti

Pokud vaše společnost musí být zapsána v obchodním rejstříku, ještě před zápisem musíte učinit kroky směřující k založení vaší společnosti. Zákon totiž rozlišuje mezi založením společnosti a jejím vznikem: založením společnosti se rozumí přijetí určitého zakladatelského dokumentu nebo uspořádání ustavující schůze; ke vzniku společnosti dochází právě na základě zápisu do obchodního rejstříku.

U většiny společností je k založení potřeba společenská smlouva; v případě založení s.r.o. musí být navíc notářsky ověřena. Pokud společnost zakládá jen jediný společník, bude potřeba připravit tzv. zakladatelskou listinu; ta v takovém případě nahrazuje společenskou smlouvu a musí být také notářem ověřena. U akciové společnosti je k založení nutné přijmout stanovy a v případě družstva musí proběhnout tzv. ustavující schůze, na které se vedle přijetí stanov zvolí i členové orgánů družstva.

Při zápisu dejte pozor na formality

Po založení solečnosti přichází čas připravit vše potřebné pro zápis do obchodního rejstříku. Zápis se navrhuje zásadně prostřednictvím speciálního formuláře, který vyplníte a podáte na tzv. rejstříkový soud příslušný dle místa navrhovaného sídla společnosti. Návrh musí být dále vždy podán spolu se zakládající listinou.

V návrhu musíte také uvést název obchodní firmy vaší společnosti, tedy jméno, pod kterým bude do rejstříku zapsána a pod kterým bude vystupovat. Obchodní firma nesmí být zaměnitelná s již existující firmou jiné společnost, nesmí být klamavá (například nemůžete mít v názvu slovo „Řeznictví“, když budete podnikat v oblasti elektroniky) a musí obsahovat označení formy obchodní společnosti (s.r.o, a.s., k.s., v.o.s) či označení družstva. Pokud spěcháte na zápis určité obchodní firmy (např. protože si chcete konkrétn název zajisit co nejdříve), je možné po založení společnosti požádát o zápis samotné tohoto názvu ještě před tím, než podáte návrh na zápis celé společnosti. V takoém případě ale musíte návrh na zápis společnosti podat do jednoho měsíce poté, co jste požádali o zápis obchodní firmy.

Dále musí být v návrhu přesně určena adresa sídla, vymezen předmět podnikání, určeni první členové statutárního orgánu a jiných orgánů, označeni společníci, základní kapitál a další skutečnosti, které vymezuje zákon. Při přípravě návrhu na zápis je také třeba pamatovat na to, že u každé formy společnosti nebo družstva zákon vyžaduje, aby návrh podala konkrétní osoba nebo osoby (u veřejné obchodní společnosti tak návrh musí podat všichni společníci). Pokud nebude váš návrh splňovat všechny formální náležitosti nebo jej podá někdo, kdo dle zákona není oprávněn, restříkový soud návrh na zápis odmítne; v takovém případě bude nutné návrh podat znova a zbytečně se zdrží vznik vaší společnosti.

Kam s vyplněným formulářem

Vyplněný a připravený návrh můžete podat prostřednictvím internetu s elektronickým podpisem, vytištěný s úředně ověřenými podpisy, případně i zaslat prostřednictvím datové schránky. V těchto přípdech se musí návrh doručit rejstříkovému soudu. Pokud má návrh všechny náležitosti a správné přílohy, rejstříkový soud provede zápis zpravidla do 5 pracovních dní od podání návrhu. Jakmile sou zápis provede, zašle vám vyrozumění o zápisu společně s výpisem z obchodního rejstříku.

Zápis však může za určitých podmínek provést i notář. Ten ověří zakladatelské listiny a poté provede samotný zápis do obchodního rejstříku. Na rozdíl od podání návrhu skrze rejstříkový soud se ale jedná o placenou službu, za kterou notáři musíte zaplatit odměnu.

Zápis do obchodního rejstříku není nijak snadná operace, vše musí být bezchybně vyplněno a sepsáno, u některých forem obchodních společností vyžadují společenské smlouvy ověření notářem. Vždy je proto vhodné obrátit se na odborníka, který Vám s přípravou návrhu na zápis poradí, případně sepíše i smlouvy či stanovy a další dokumenty potřebné pro vznik Vaší společnosti.