Jak vystavit fakturu a na co nezapomenout

Rychlý přehled

• Faktura není samostatný právní pojem s jedním univerzálním seznamem náležitostí. Její povinný obsah závisí na tom, zda je zároveň obchodní listinou, účetním dokladem nebo daňovým dokladem.
• Podnikatel na obchodních listinách uvádí zejména své jméno nebo název, sídlo a identifikační údaje.
• Plátce DPH musí u daňového dokladu dodržet náležitosti podle zákona o dani z přidané hodnoty.
• Na faktuře je praktické uvést také číslo účtu, variabilní symbol a datum splatnosti.
• Podpis ani razítko obecně nejsou podmínkou platnosti běžné faktury.

Podnikáte a potřebujete mít správně nastavené smlouvy, fakturaci nebo podmínky spolupráce? Naši advokáti vám pomohou zkontrolovat právní nastavení obchodního vztahu tak, aby bylo od začátku jasné, za co, kdy a za jakých podmínek má zákazník zaplatit.

Faktura vs. daňový doklad

Faktura a daňový doklad jsou často to samé. Názvosloví záleží především na účelu. O faktuře mluvíme v případě, že ji vydává osoba, která není plátcem DPH. Její primární funkcí je v tomto případě žádost o platbu a zároveň důkaz o prodeji (či poskytnutí služby). Faktura může být také použita pro účetní účely obou stran jako důkaz o příjmech nebo výdajích.

Faktura se stává daňovým dokladem ve chvíli, kdy ji vydává plátce DPH a slouží k prokázání placení daní. V tomto případě musí obsahovat stejné informace jako klasická faktura, ale zároveň zde musí být uvedena také informace o sazbě DPH nebo ceně za jednotku zboží bez DPH.

Povinné náležitosti faktury

Povinné náležitosti faktury se liší podle toho, jakou funkci doklad plní. Jiná pravidla se uplatní na obchodní listinu podnikatele, jiná na účetní doklad a další náležitosti stanoví zákon o DPH pro daňový doklad. Vedle povinných údajů je vhodné doplnit také informace, které zákazníkovi usnadní platbu a vám následnou evidenci.

Jméno a příjmení nebo název firmy

Tento údaj je základní identifikací osoby nebo firmy, která fakturu vystavuje. Musí zde proto být celé jméno a příjmení nebo oficiální název společnosti, jak je zapsán v obchodním rejstříku (např. Dostupný advokát s.r.o.).

Sídlo

Zde je potřeba uvést kompletní adresu sídla osoby nebo firmy. Adresa by měla obsahovat ulici, číslo popisné, město a poštovní směrovací číslo (V Jámě 699/1, Praha 1 — Nové město, 110 00).

IČO

Identifikační číslo osoby je unikátní číslo přidělené osobě samostatně výdělečně činné pro účely identifikace ve státních a finančních registrech. Je nezbytné pro legální transakce a komunikaci s vládními institucemi.

Pokud jste OSVČ, musíte mít ve faktuře uvedenou informaci o registru, ve kterém jste zapsaní, tedy o živnostenském rejstříku. Pokud jste firma, pak zde musíte mít uvedeno, že jste zapsáni v obchodním rejstříku včetně oddílu a vložky.

Označení faktury

Každá faktura by měla mít jedinečné číslo nebo kód, které ji odliší od ostatních faktur a pomůže vám s celkovou organizací vašeho účetnictví. Zejména důležité je ale toto označení pro případy, kdy byste faktury odesílali např. na berňák.

Z tohoto důvodu je potřeba mít jasně daný a navazující systém. Systém číslování není daný zákonem, ale podmínkou je, že musí být přehledný a kontinuální. Je tedy dobré zvolit číselnou řadu, která vyjadřuje pořadí faktury a datum jejího vydání – např. 24042511. V tomto číselném pořadí tak máme aktuální datum (25.4.), rok (24) a pořadové číslo faktury (11), které vyjadřuje to, že jsme tento rok vydali už deset faktur a tato je jedenáctá. Pořadové číslo přitom můžete obnovovat každý měsíc, rok nebo jej nemusíte obnovovat vůbec. Je ale nutné zachovávat kontinuitu.

U větších firem bývá pak součástí čísla faktury také označení toho, o jaký typ faktury se jedná (nejčastěji FV pro fakturu vydanou), označení fakturačního oddělení (v případě, že má firma více oddělení), označení zákazníka a další potřebné informace. Ve všech případech však nesmí chybět pořadové číslo.

Údaje o odběrateli

Zde by měly být uvedeny základní informace o osobě, pro kterou je faktura vystavena. Tedy jméno a příjmení nebo název firmy, sídlo a IČO.

Popis zboží nebo služby

Zde je třeba uvést seznam všech služeb nebo zboží, které jsou předmětem faktury, a to včetně názvu zboží nebo služby, množství, jednotkové ceny a celkové ceny. Každá položka by měla být jasně popsána, aby nebylo pochyb o tom, co bylo dodáno.

Popis by měl být dostatečně konkrétní. Namísto obecného „služby“ je proto lepší uvést například „grafické práce za září 2026“ nebo „právní konzultace dne 15. září 2026“. Přesné označení plnění pomáhá nejen účetnictví, ale také v případném sporu o to, co bylo skutečně objednáno a vyúčtováno.

Informace o platbě

Součástí faktury by mělo být vyčíslení celkové částky a způsob platby. Pokud tedy požadujete platbu na účet, nemělo by chybět vaše číslo účtu a případně také variabilní symbol k určení toho, o jakou platbu se jedná. Jako variabilní symbol můžete použít např. číslo faktury.

Datum vystavení faktury

Zde je třeba uvést datum, kdy jste fakturu vystavili. Pokud jste plátci DPH, pak nesmíte zapomenout také na datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP). Jako plátci DPH byste neměli zapomínat také na to, že máte povinnost vystavit fakturu do 15 dnů od poskytnutí služby nebo zboží.

Datum splatnosti faktury

Toto datum vyjadřuje termín, ve kterém vám má odběratel zaplatit za vámi poskytnuté zboží nebo služby uvedené ve faktuře. Splatnost faktura je dle zákona stanovena na maximálně 30 dnů od vystavení nebo 60 dnů v případě, že mezi sebou obchodují dvě firmy.

Splatnost faktury však můžete nastavit dle svého uvážení i na dřívější dobu. Tradičním termínem je splatnost do 14 dnů. V případě menších podnikatelů není ale výjimkou ani splatnost do 7 dnů. Každopádně je dobré se na kratší splatnosti s odběratelem předem domluvit.

Podpisový záznam

Podpisový záznam není určený pro vystavitele faktury. Nemusíte se tedy bát, že by byla vámi vystavená faktura bez podpisu neplatná. Tato část je totiž určena pro odběratele, respektive pro osobu, která pro odběratele provádí účtování.

Nejčastější chyba při vystavování faktury

V praxi bývá problémem zejména to, že podnikatelé považují všechny údaje uvedené ve fakturačním programu automaticky za povinné. Ve skutečnosti je potřeba rozlišovat mezi zákonnými náležitostmi a údaji, které jsou pouze praktické. Typickým příkladem je číslo bankovního účtu nebo variabilní symbol: pro platbu jsou velmi užitečné, ale nepatří mezi obecné zákonné náležitosti každé faktury.

Faktura po splatnosti – jak postupovat

I když bude vaše faktura bez chyb a bude obsahovat jasně stanovené datum splatnosti s informacemi o tom, jak provést platbu, není to zárukou toho, že ji odběratel zaplatí. S podobným problémem se setkal snad každý podnikatel, a to včetně nás v Dostupném advokátovi. Pojďme se proto podívat na to, jak v této situaci postupovat:

1. Zdvořilé upozornění: V první řadě je dobré odběratele zdvořile upozornit na to, že jste mu zaslali fakturu, u které už uběhla doba splatnosti. Takové věci se totiž běžně stávají a obvykle se jedná jen o nedorozumění na vaší nebo odběratelově straně. Pokud na vaše upozornění odběratel do pár dnů nezareaguje, je dobré jej upozornit ještě jednou.
2. Předžalobní výzva: Pokud odběratel stále nereaguje, nastává čas nasadit ostřejší kalibr ve formě předžalobní výzvy a hrozby řešení problému u soudu. Nejdříve pošlete předžalobní výzvu sami a v případě neúspěchu ji nechte poslat advokátem. Ve většině případů povede tento krok k zaplacení vaší faktury. Většina lidí totiž nechce riskovat soudní řízení a placení výloh za advokáta.
3. Podání žaloby: Předžalobní výzvu je nutné poslat minimálně 7 dní před podáním žaloby. Pokud tedy odběratel na předžalobní výzvu nereaguje, měli byste na něj do sedmi dnů podat žalobu.
4. Zveřejnění dlužníka: Kromě samotné žaloby je dobré upozornit také ostatní podnikatele a varovat je před neplatičem. K tomu můžete využít různé portály s udělováním recenzí nebo Centrální registr dlužníků. O tomto zveřejnění byste měli dlužníka informovat.

Faktura je po splatnosti a dlužník nereaguje? Nemusíte sami řešit, zda už stačí upomínka, kdy poslat předžalobní výzvu a kdy má smysl obrátit se na soud. Pohledávku prověříme, připravíme potřebné právní kroky a v případě potřeby vás zastoupíme při jejím vymáhání.

Shrnutí

Pokud řešíte, jak vystavit fakturu, nejprve si ujasněte, zda má dokument současně splňovat požadavky na účetní nebo daňový doklad. Povinné náležitosti faktury se totiž podle toho liší. Podnikatel musí správně uvést své identifikační údaje a doklad jednoznačně označit, u daňového dokladu plátce DPH se přidávají další údaje podle zákona o DPH. Praktické je doplnit také číslo účtu, variabilní symbol a datum splatnosti. Faktura zpravidla nemusí být ručně podepsaná. Pokud odběratel nezaplatí, začněte upomínkou, následně můžete využít předžalobní výzvu a v krajním případě pohledávku uplatnit u soudu.