Odpis pohledávky aneb když firma uzná, že už si dluh nevymůže

Rychlý přehled

Pohledávku lze odepsat, když už je zřejmé, že ji firma reálně nevymůže. Typicky jde o situaci, kdy dlužník zanikl, je v insolvenci, je dlouhodobě platebně neschopný nebo je pohledávka promlčená. Opravná položka je pouze dočasné účetní snížení hodnoty pohledávky, zatímco odpis je definitivní uznání ztráty. Před odpisem vždy zkontrolujte smlouvy, splatnost, předchozí výzvy, promlčení a daňovou uznatelnost.

Než pohledávku odepíšete, ověřte si zejména:

• kdy byla pohledávka splatná,
• zda už nebyla promlčená,
• zda jste dlužníka prokazatelně vyzvali k úhradě,
• zda dlužník není v insolvenci,
• zda je odpis daňově uznatelný, nebo půjde jen o účetní ztrátu.

Pokud si nejste jistí, zda má ještě smysl dluh vymáhat, nebo už je bezpečnější pohledávku odepsat, nechte si zkontrolovat dokumenty od advokáta. U pohledávek často rozhodují detaily ve smlouvě, datum splatnosti, uznání dluhu nebo předchozí komunikace s dlužníkem.

Odpis pohledávky stejně jako tvorba opravných položek k pohledávkám umožňují firmám coby účetní nástroje efektivně řídit finanční toky. Díky odpisu pohledávky přizpůsobí firma své účetní výkazy skutečné situaci a zobrazí tak finanční zdraví podniku. Při odpisu totiž firma uzná, že danou pohledávku již nemůže vymáhat a přizná ji jako definitivní ztrátu. O tom, co je to pohledávka a jaké všechny druhy pohledávek existují, jsme psali v předchozím článku. Přečíst si ho můžete pod uvedeným odkazem.

Co je to odpis pohledávky?

Odpis pohledávky je účetní nástroj. Pokud firma nějakou pohledávku odepíše, znamená to, že uzná, že tato pohledávka již nemá reálnou šanci na vymožení, a proto ji firma vyřadí ze svého účetnictví. Pohledávku, kterou podnik odepsal, už nemůže považovat za potenciální příjem, ale jedná se naopak o definitivní ztrátu. Prostřednictvím tohoto kroku tak firma s konečnou platností přestane počítat s penězi, které by pravděpodobně stejně nikdy nedostala.

V praxi se často setkáváme s tím, že firmy chtějí pohledávku odepsat příliš brzy, protože dlužník několik měsíců nereaguje. Samotné mlčení dlužníka ale ještě nemusí znamenat, že je pohledávka nevymahatelná. Někdy stačí správně připravená předžalobní výzva, uznání dluhu nebo dohoda o splátkách a věřitel má stále šanci část peněz získat zpět.

Kdy se dá pohledávka odepsat?

Odpis pohledávky bývá většinou až tím posledním krokem, k němuž firma přikročí ve chvíli, kdy už zkusila vymáhání pohledávky a všechny dostupné možnosti. Ve chvíli, kdy je pohledávka již nevymahatelná, nezbývá než ji odepsat. K tomu dochází nejčastěji například z těchto důvodů:

• Dlužník zanikl. To nastává ve chvíli, kdy například fyzická osoba zemře nebo dojde ke zrušení společnosti bez její likvidace.
• Dlužník je v insolvenci nebo vykazuje dlouhodobé známky platební neschopnosti.
• Pohledávka překročila zákonem stanovenou dobu promlčení. Pohledávka je promlčená. To neznamená, že dluh automaticky zanikl, ale pokud by věřitel pohledávku vymáhal soudně a dlužník namítl promlčení, soud ji zpravidla nepřizná. Promlčení je proto silný signál, že je potřeba zvážit odpis nebo jiné účetní řešení.

Příklad z praxe: Firma měla několik neuhrazených faktur za služby a chtěla je rovnou odepsat jako nedobytné. Po kontrole smlouvy se ukázalo, že pohledávky ještě nebyly promlčené a dlužník před časem část dluhu písemně uznal. Místo okamžitého odpisu proto dávalo větší smysl nejprve poslat předžalobní výzvu a připravit se na případné soudní vymáhání. Podobné situace je vhodné posuzovat individuálně, protože malý detail v komunikaci s dlužníkem může změnit další postup.

Odpis pohledávky se jako účetní proces odrazí ve ztrátě hodnoty aktiv firmy. Má tedy i potenciální negativní dopad na její hospodářský výsledek. Každá firma by proto měla vždy pečlivě zvážit, v jaké fázi k odpisu pohledávky nakonec přikročí.

V praxi doporučujeme neodepisovat pohledávku automaticky jen proto, že dlužník několik měsíců neplatí. Nejprve je vhodné prověřit, zda lze poslat předžalobní výzvu, navrhnout splátkový kalendář, podat žalobu nebo přihlásit pohledávku do insolvence. Právní kontrola často ukáže, že dluh ještě není ztracený — nebo naopak potvrdí, že další vymáhání by už bylo jen zbytečným nákladem.

Co jsou to opravné položky k pohledávkám?

Opravné položky k pohledávkám jsou jakási pomyslná rezerva. Tuto rezervu si firma tvoří pro případ, že by některé z jejích pohledávek dlužníci nesplatili. Opravné položky slouží k tomu, aby firma mohla realisticky vyhodnotit svou situaci a vykázala možnou ztrátu z pohledávek ještě před tím, než skutečně dojde k odpisu pohledávky. Zjednodušeně řečeno je opravná položka k pohledávce předběžným krokem ještě před samotným odpisem pohledávky. K odpisu může firma přistoupit například u nedobytné pohledávky, kterou už si s největší pravděpodobností nevymůže.

Opravné položky poskytují firmám flexibilitu a umožňují jim spravedlivě vykázat své pohledávky v účetních výkazech. Tvorba opravné položky umožňuje firmě postupně uznávat možné ztráty a tím zajistit, že její účetnictví odráží skutečnou finanční realitu, nikoliv nerealistické naděje na uhrazení všech pohledávek.

Tvorbu opravných položek a jejich daňovou uznatelnost je potřeba posuzovat podle zákona o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů. Účetní zachycení pohledávek, opravných položek a odpisů pak souvisí zejména se zákonem o účetnictví, vyhláškou pro podnikatele účtující v soustavě podvojného účetnictví a českými účetními standardy. Prakticky to znamená, že ne každá opravná položka nebo odpis pohledávky automaticky sníží základ daně. Účetní a daňový dopad se proto musí posoudit podle konkrétní pohledávky, její splatnosti, dlužníka a předchozích kroků věřitele.

Za jakých podmínek je možné vytvořit opravnou položku?

Opravné položky si firma tvoří typicky u takových pohledávek, které už jsou po splatnosti a u nichž vidí reálné riziko v tom, že dlužník pohledávku již nesplatí. Konkrétní kritéria pro tvorbu opravné položky jsou:

• Doba po splatnosti pohledávky: Pohledávky, které jsou déle po splatnosti, vykazují vyšší riziko, že dlužník už je neuhradí. Obecně platí, že čím déle je pohledávka po splatnosti, tím vyšší by měla být vytvořená opravná položka.
• Finanční situace dlužníka: Pokud dlužník vykazuje známky finančních problémů, například je v insolvenci nebo vykazuje neschopnost splácet své závazky, je tvorba opravné položky nezbytná.
• Výše pohledávky: Pohledávky s vyšší hodnotou mohou znamenat vyšší ztrátu v případě jejich nevymahatelnosti, a proto vyžadují důslednější zajištění právě prostřednictvím opravné položky.

Častou chybou bývá zaměňování účetního pohledu za právní. To, že si firma vytvoří opravnou položku, ještě neznamená, že se vzdává práva dluh vymáhat. Stejně tak odpis v účetnictví sám o sobě neznamená, že dlužníkovi právně „odpustila“ dluh. Účetní, daňový a právní dopad je proto potřeba odlišovat.

Jaké druhy opravných položek existují?

Opravné položky se dělí na daňové a nedaňové. Daňové opravné položky jsou uznatelné pro účely daně z příjmů. To znamená, že firma je smí zahrnout do svého základu daně, čímž sníží svou daňovou povinnost. Podmínky, za jakých smí být tyto opravné položky vytvořeny, jasně definuje zákon o rezervách. Podle tohoto zákona lze například daňové opravné položky tvořit k pohledávkám, které jsou po splatnosti alespoň 18 a víc měsíců.

Naopak nedaňové opravné položky nemají na základ daně žádný přímý vliv. Slouží však k tomu, aby účetní výkazy odrážely skutečnou finanční situaci firmy.

Jaký je rozdíl mezi opravnou položkou a odpisem pohledávky?

Zatímco opravná položka slouží k tomu, aby firma předběžně odhadla možnou ztrátu z pohledávky, jedná se tedy jen o jakousi teoretickou ochranu, odpis pohledávky je definitivní a představuje uznání toho, že pohledávka už je nevymahatelná. Opravná položka je tedy účetní rezervou, která přechází samotnému odpisu pohledávky. Pokud se pohledávka nakonec stane nevymahatelnou, může firma použít tuto opravnou položku k tomu, aby pokryla svou ztrátu.

Konkrétní rozdíly mezi opravnou položkou a odpisem:

• Čas: Opravnou položku tvoří firma v okamžiku, kdy je pohledávka po splatnosti a existuje riziko, že dlužník ji neuhradí, ale ještě není zcela jasné, že je nevymahatelná. Naopak odpis pohledávky nastává až v okamžiku, kdy je jisté, že pohledávka nebude uhrazena.
• Účetní dopad: Opravná položka představuje rezervu, která snižuje hodnotu pohledávky v rozvaze, zatímco odpis pohledávky zcela eliminuje tuto pohledávku z aktiv firmy.
• Vliv na daňový základ: Daňové opravné položky mohou snižovat základ daně, pokud jsou tvořeny v souladu se zákonem, zatímco odpis pohledávky je ztrátou, která ovlivňuje hospodářský výsledek firmy.

Řešíte konkrétní nezaplacenou fakturu? Pošlete nám smlouvu, fakturu a dosavadní komunikaci s dlužníkem. Prověříme, zda má smysl pohledávku ještě vymáhat, zda nehrozí promlčení a jaký další krok je pro vás nejbezpečnější.

Shrnutí

Odpis pohledávky znamená, že firma uzná konkrétní dluh jako nevymahatelný a vyřadí ho ze svého účetnictví jako ztrátu. K odpisu se obvykle přistupuje až tehdy, když dlužník zanikl, je v insolvenci, je dlouhodobě platebně neschopný, pohledávka je promlčená nebo by další vymáhání nedávalo ekonomický smysl. Opravná položka je oproti tomu jen dočasné účetní snížení hodnoty pohledávky pro případ, že nebude uhrazena. Před odpisem je důležité prověřit splatnost, promlčení, dosavadní výzvy, možnost soudního nebo insolvenčního vymáhání a daňovou uznatelnost podle zákona o rezervách. Účetní odpis zároveň neznamená automatické právní odpuštění dluhu, proto se vyplatí u významnějších pohledávek postup konzultovat s advokátem, účetním nebo daňovým poradcem.