Daňová evidence je jedna z věcí, které většina podnikatelů dlouho odkládá – dokud nepřijdou první nesrovnalosti při vyplňování daňového přiznání, nebo dokud si Finanční úřad nevyžádá podklady. Přitom platí jednoduché pravidlo: když si daňovou evidenci nastavíte srozumitelně hned na začátku, ušetříte si nervy, čas i peníze.
V tomto článku vám vysvětlíme, co je daňová evidence, kdo ji může vést, jaký je rozdíl mezi daňovou evidencí a účetnictvím, jak vypadá daňová evidence v praxi, a podíváme se, jak se liší daňová evidence u plátce a neplátce DPH.
Daňová evidence je evidence pro účely stanovení základu daně a daně z příjmů a musí obsahovat údaje o příjmech a výdajích (v takovém členění, aby z nich šel určit základ daně), a zároveň údaje o majetku a dluzích.
Prakticky to znamená, že si průběžně zapisujete, kolik vám reálně přišlo peněz, kolik jste reálně zaplatili, co vlastníte pro podnikání (typicky vybavení, automobil, počítač) a jaké máte pohledávky a závazky – tedy kdo dluží vám a komu dlužíte vy. Jejím cílem je to, abyste uměli vysvětlit, z čeho vám vyšel základ daně (a aby na to navazovaly vaše doklady).
Daňová evidence tedy není jen seznam příjmů a výdajů. Stejně důležité je, že evidujete i majetek a dluhy. Proč? Protože majetek často nejde celý do nákladů hned (typicky se u dlouhodobého majetku uplatňuje postupně) a dluhy/pohledávky vám pomáhají uhlídat, jestli vám někdo nezaplatil, nebo naopak zda jste něco nezapomněli uhradit.
Na vedení daňové evidence neexistuje oficiální formulář. Zákon řeší, co evidence musí obsahovat, ale neříká, že ji máte vést jen na konkrétním tiskopisu. Proto můžete vést daňovou evidence třeba v tabulce v excelu, fyzicky na papíře, nebo použít některý z mnoha programů na daňovou evidenci.
Je dobré si uvědomit ještě jednu věc: daňová evidence je sice daňový nástroj, ale reálně vám pomáhá i podnikatelsky. Když ji vedete průběžně, máte okamžitý přehled, jestli podnikání vydělává, jaké výdaje se vám zvedají, kdo vám nezaplatil a kde vám utíkají peníze. A pokud ji vedete rozumně, v době přiznání k dani z příjmů už jen vytáhnete souhrny – místo toho, abyste v březnu nebo dubnu zpětně lovili platby a doklady po e-mailech a v krabici od bot.
Nejste si jistí, jak správně postupovat v oblasti daní, abyste nešlápli vedle? Pomůžeme vám zorientovat nejen v zákoně, ať už jde o řešení konkrétní daňové situace, přípravu na kontrolu ze strany finančního úřadu či obranu před soudem.
Platí jednoduché pravidlo: daňovou evidenci můžete vést tehdy, pokud pro vás nevznikla povinnost vést účetnictví (tedy pokud nejste tzv. účetní jednotka). Jakmile se účetní jednotkou stanete, daňová evidence už vám jako hlavní systém evidence nestačí – zákon po vás chce účetnictví se všemi jeho pravidly a výstupy.
Kdy se z OSVČ stane účetní jednotka? Nejčastěji je to tehdy, když jste jako podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku (a je jedno, jestli povinně nebo dobrovolně – rozhodující je samotný zápis). Druhou typickou situací je, že vaše podnikání vyroste a váš obrat ve smyslu zákona o účetnictví za bezprostředně předcházející kalendářní rok přesáhne 25 000 000 Kč. A konečně, účetní jednotkou se můžete stát i tím, že se pro účetnictví rozhodnete dobrovolně.
Prakticky to znamená toto: pokud jste „běžná“ OSVČ (například řemeslník, konzultant, grafik), nejste zapsaní v obchodním rejstříku a váš obrat nepřesáhl uvedený limit, pak pro vás bývá daňová evidence standardní a často nejjednodušší cesta, jak splnit daňové povinnosti a mít pořádek v příjmech, výdajích, majetku a dluzích.
Přečtěte si více o tom, jak se liší daňová evidence vs. účetnictví.
Daňová evidence není něco, co si vedete sami pro sebe, ale evidence pro účely stanovení základu daně a daně z příjmů. Zákon o daních z příjmů proto říká, že daňová evidence musí obsahovat údaje o příjmech a výdajích (v takovém členění, aby se z nich dal spolehlivě zjistit základ daně) a zároveň údaje o majetku a dluzích.
V praxi to znamená, že nestačí mít na konci roku jednu větu „příjmy 800 000 Kč, výdaje 320 000 Kč“. Zákon chce, abyste měli příjmy a výdaje vedené tak, aby šly zpětně přiřadit k dokladům a bylo jasné, co do základu daně patří a co ne.
Důležité je také rozdělení na daňové a nedaňové položky. Typický příklad: když si z podnikání pošlete peníze na osobní účet, je to sice bankovní pohyb, ale nejde o daňový výdaj. Naopak platba za materiál do zakázky typicky daňovým výdajem je. Dobře vedená daňová evidence vás nutí tyhle věci rozlišovat průběžně – a tím si chráníte základ daně před zbytečnými chybami.
Druhá povinná část je majetek. Zní to jednoduše („mám notebook, auto, nářadí“), ale právně je to důležité kvůli tomu, že některý majetek se do daňových výdajů promítá postupně (typicky přes odpisy) a některý hned. Zákon zároveň odkazuje na to, že pro obsahové vymezení složek majetku se použijí pravidla z účetních předpisů, pokud zákon o daních z příjmů nestanoví jinak – tedy nejde jen o seznam věcí, ale o přehled, který má logiku a návaznost.
Prakticky si pod evidencí majetku představte hlavně to, že u majetku víte kdy a za kolik jste ho pořídili, k čemu slouží, a jak se daňově uplatňuje (jednorázově nebo postupně). Bez toho se velmi snadno stane, že si stejný náklad uplatníte špatně – a to je přesně věc, na kterou se při kontrole úřad umí zaměřit.
Přečtěte si, kdy si můžete auto odepsat z daní.
Třetí povinná část jsou závazky a pohledávky. Pohledávka znamená, že někdo dluží vám (například vystavili jste fakturu a ještě nepřišla úhrada). Závazek znamená, že vy dlužíte někomu jinému (například přišla vám faktura za materiál a ještě jste ji neuhradili).
Vedle zákona o daních z příjmů je pro praxi klíčový daňový řád. Ten pracuje se pojmem „záznamní povinnost“ – a velmi přímo říká, že záznamy, evidence a doklady, na které se záznamní povinnost vztahuje, musíte uchovávat až do uplynutí lhůty pro stanovení daně.
Co je „lhůta pro stanovení daně“? Základní pravidlo daňového řádu je, že daň nelze stanovit po uplynutí 3 let. Tato lhůta běží typicky od okamžiku, kdy uplynula lhůta pro podání řádného daňového tvrzení (typicky daňového přiznání). Současně ale platí, že se v různých situacích může prodlužovat – proto v reálném životě dává smysl doklady držet déle než jen tři roky od podání.
Správce daně může kontrolovat, jestli vaše evidence odpovídá realitě – tedy jestli na sebe navazují vaše zápisy, doklady a skutečné peněžní toky. Pokud zjistí rozpory a vy je nedokážete vysvětlit nebo doložit, máte problém. Daňový řád výslovně umožňuje, aby správce daně v situaci, kdy kvůli nesplnění povinností nelze daň stanovit dokazováním, stanovil daň podle pomůcek.
„Pomůcky“ znamenají kvalifikovaný odhad podle toho, co má správce daně k dispozici nebo co si obstará – například srovnání s podobnými podnikateli, dostupná data z účtů, informace od obchodních partnerů apod. Podstatné je, že v tomto režimu už nemáte situaci plně ve svých rukou: když evidence a doklady nejsou průkazné, úřad má mnohem širší prostor pro odhad a výsledkem může být vyšší doměřená daň, než kdybyste měli evidenci v pořádku.
Jakmile se stanete plátcem, máte ještě povinnost vést evidenci pro účely DPH a umět z ní sestavit přiznání (a další související podání).
Zákon o DPH ukládá plátci (a v určitých situacích i identifikované osobě) vést evidenci pro účely DPH a stanovuje, jaké údaje v ní mají být – včetně vazby na přijatá plnění, u kterých uplatňujete odpočet, a také evidence obchodního majetku pro účely DPH.
A pozor na archivaci: daňové doklady k DPH musíte uchovávat 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo, přičemž zákon řeší i elektronické uchovávání a dostupnost dokladů.
Možností, kde vést daňovou evidenci, je víc – a dobrá zpráva je, že zákon po vás nechce konkrétní formulář, ale hlavně to, abyste měli zaznamenané potřebné údaje a uměli je doložit.
Vedené daňové evidence ve fyzickém sešitu nebo v tabulce v excelu je proto nejtypičtější start. Je jednoduché, levné a pro desítky položek měsíčně úplně stačí. Aby to bylo průkazné i při kontrole, vyplatí se nastavit si jednoduchý režim: každou platbu zapište hned (datum úhrady, částka, popis) a k řádku si poznamenejte číslo dokladu. Doklady si ukládejte ve stejném pořadí nebo aspoň s jasným značením.
U většího objemu dokladů a při náročnější administrativě se pak vyplatí speciální program pro daňovou evidenci. Výhodou programu bývá, že vás nutí vyplnit potřebná pole, umí navázat platby na doklady a udělá vám výstupy pro daně (a u plátců i DPH).
Pokud začínáte, nebo se vám do evidence začíná plést DPH, majetek, závazky a nejste si jistí co kam patří, dává smysl zainvestovat do kurzu daňová evidence. Dobré kurzy nabídnou především praktické využití: jaký obsah má mít daňová evidence, jak evidovat majetek a závazky, jak evidovat příjmy a výdaje a jak udělat závěrku. A pokud používáte konkrétní software, obvykle vám nabídne školení zdarma přímo na něj.
Nejste si jistí, jak správně postupovat v oblasti daní, abyste nešlápli vedle? Pomůžeme vám zorientovat nejen v zákoně, ať už jde o řešení konkrétní daňové situace, přípravu na kontrolu ze strany finančního úřadu či obranu před soudem.
V praxi zásady daňové evidence nejlépe pochopíte na konkrétních situacích, které řešíte každý měsíc: vystavíte fakturu, přijde platba, zaplatíte náklady, občas si do podnikání vložíte vlastní peníze nebo naopak peníze vyberete. Pojďme si proto ukázat dvě nejběžnější varianty: daňovou evidenci u neplátce DPH a plátce DPH.
Představte si, že jste OSVČ – grafik, nejste plátce DPH a vedete si daňovou evidenci v jednoduché tabulce. V září se vám stane několik běžných situací a my je zapíšeme tak, aby dávaly smysl i po roce při sestavování daňového přiznání.
Dne 2. září vystavíte klientovi fakturu za návrh vizuální identity na 18 000 Kč se splatností 14 dní. Důležité je, že v peněžním deníku zatím nezapisujete žádný příjem, protože vám ještě nic nepřišlo. U daňové evidence totiž typicky rozhoduje datum úhrady, tedy okamžik, kdy peníze skutečně přijdou nebo odejdou, ne datum vystavení faktury ani splatnost. Abyste ale měli pořádek, můžete si fakturu poznamenat do jednoduchého přehledu pohledávek (kdo vám dluží a kolik).
Dne 12. září vám klient zaplatí převodem na účet 18 000 Kč. Teprve teď vzniká příjem do peněžního deníku. V tabulce uděláte jeden řádek a vyplníte datum 12. 9., číslo dokladu (například „F2025-009“), popis („Grafické práce – úhrada faktury“), částku 18 000 Kč a označíte ji jako daňový příjem. „Daňový“ v běžné řeči znamená, že jde o částku, která se typicky započítává do základu daně z příjmů (na rozdíl od pohybů, které sice proběhly, ale z pohledu daně se nejedná o výdělek, například vklad vlastních peněz).
Dne 15. září zaplatíte kartou 1 200 Kč za grafický software. Do evidence zapište výdaj s datem 15. 9., doklad (faktura/účtenka), popis („Software – licence“) a částku 1 200 Kč jako daňový výdaj. „Daňový výdaj“ znamená, že jde o výdaj vynaložený na dosažení, zajištění nebo udržení vašich příjmů – v praxi to tedy musí být výdaj související s podnikáním a musíte ho umět doložit dokladem.
Dne 20. září pošlete 600 Kč poštou za tisk a odeslání vzorků klientovi. Opět zapisujete výdaj k datu úhrady (20. 9.), připojíte doklad (podací lístek/účtenku/fakturu) a označíte 600 Kč jako daňový výdaj („Poštovné – zaslání vzorků“). Tady se v praxi často chybuje tím, že lidé mají doklad někde v e-mailu, ale v tabulce není jasné, k čemu patří – proto si u každého řádku držte jednoduché pravidlo: každý zápis v deníku musí mít svůj dohledatelný doklad (papír nebo PDF).
A teď přijde situace, která se plete nejčastěji: dne 22. září si do podnikání pošlete z osobního účtu 5 000 Kč, protože potřebujete pokrýt náklady (nebo vám klient zaplatí až příští měsíc). Peníze přišly na podnikatelský účet – ale není to daňový příjem. Je to vklad. Tyto peníze jste nevydělali podnikáním, takže je do daňového základu nepočítáte. V evidenci to proto zaevidujete jako nedaňový příjem (typicky označení „Vklad podnikatele“).
Stejnou logiku má i úvěr: pokud by vám banka poslala na účet půjčku, peníze sice přijdou, ale úvěr není výdělek – jen vám vznikne dluh (závazek). Do evidence to tedy opět nepatří jako daňový příjem. Smysl dává evidovat to jako nedaňový příjem a současně si poznamenat závazek (dluh).
A nakonec upozornění, které si řada OSVČ uvědomí až při první kontrole: co není v evidenci a nedoložíte to doklady, jako by nebylo. Daňový řád pracuje se záznamní povinností a říká, že záznamy a doklady musíte uchovávat až do uplynutí lhůty pro stanovení daně – proto se vyplatí ukládat doklady systematicky (ať už v šanonu, nebo v digitální složce podle měsíců).
Představte si, že jste plátce DPH a vystavíte fakturu: 10 000 Kč + DPH 21 % (2 100 Kč). Zákazník vám uhradí 12 100 Kč.
V peněžním deníku chcete dosáhnout dvou věcí zároveň: aby seděl údaj v bance (přišlo 12 100 Kč) a aby vám „daňově“ pro daň z příjmů naskočilo správně to, co má (zpravidla základ 10 000 Kč, ne DPH). Prakticky se to řeší tak, že v tabulce nebo programu máte u příjmů sloupce typu „příjem (základ)“ a „DPH na výstupu“, které se dohromady rovnají tomu, co přišlo na účet.
Konkrétně tedy zapíšete příjem k datu úhrady a rozdělíte ho: 10 000 Kč do „daňových příjmů“ (pro daň z příjmů) a 2 100 Kč do „DPH na výstupu“ (pro DPH agendu). Tím si pohlídáte, že vám daňový základ neporoste o DPH, které fakticky jen vybíráte pro stát.
Pak nakoupíte materiál za 3 000 Kč + DPH 630 Kč a máte nárok na odpočet. Z hlediska daně z příjmů chcete uplatnit jako výdaj typicky 3 000 Kč (základ), zatímco 630 Kč nepůjde do daňových výdajů, ale do odpočtu DPH (DPH na vstupu). Opět: v evidenci/plánu sloupců to uděláte tak, že výdaj rozdělíte na „výdaj (základ)“ a „DPH na vstupu“, dohromady to sedí na zaplacenou částku.
Nezapomeňte, že pro povinnost DPH je rozhodný den uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP), který se může lišit od data na faktuře.
U daní z příjmů je klíčová tzv. lhůta pro stanovení daně. Daňový řád stanoví, že daň nelze stanovit po uplynutí 3 let a zároveň popisuje, kdy tato lhůta začíná běžet (typicky od uplynutí lhůty pro podání řádného přiznání). Jenže tím to nekončí – zákon zároveň uvádí situace, kdy se lhůta prodlužuje (například o 1 rok při určitých úkonech v posledních 12 měsících před jejím koncem) nebo kdy může začít běžet znovu (například při zahájení daňové kontroly). Proto je dobré brát 3 roky jako minimum, nikoli jako jistotu, po které můžete vše vyhodit.
U DPH je pravidlo přísnější. Zákon o DPH říká, že daňové doklady se uchovávají 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Toto přitom platí nejen pro klasické faktury, ale obecně pro všechny daňové doklady ve smyslu DPH. Zákon navíc řeší i to, že uchovatel se sídlem nebo provozovnou v tuzemsku má doklady uchovávat v tuzemsku, ledaže je uchovává způsobem umožňujícím nepřetržitý dálkový přístup; a také výslovně připouští elektronické uchovávání (včetně převodu z papíru do elektronické podoby a naopak), pokud zachováte věrohodnost původu a neporušenost obsahu.
Daňová evidence je průběžná evidence pro stanovení základu daně z příjmů: nestačí jen příjmy a výdaje, ale patří sem i přehled majetku a dluhů (pohledávek a závazků), abyste uměli doložit, z čeho vám vyšel základ daně a jak na něj navazují doklady. Vést ji může typicky „běžná“ OSVČ, která není účetní jednotkou – jakmile jste zapsaní v obchodním rejstříku, překročíte obrat 25 mil. Kč za předchozí rok, nebo se pro účetnictví rozhodnete dobrovolně, daňová evidence už nestačí. Zákon neurčuje žádný jediný formulář, takže ji můžete vést v Excelu, na papíře nebo v programu – důležité je členění položek (daňové vs. nedaňové), návaznost na doklady a průkaznost.
Prakticky rozhoduje datum úhrady (kdy peníze skutečně přišly/odešly), ne datum vystavení faktury; vklady podnikatele či úvěry nejsou daňové příjmy, jen bankovní pohyby a případně závazky. Doklady musíte uchovávat kvůli záznamní povinnosti minimálně do uplynutí lhůty pro stanovení daně (základně 3 roky, v praxi často déle), protože při nesrovnalostech může správce daně stanovit daň „podle pomůcek“. U plátců DPH k tomu přibývá povinnost evidence pro DPH (oddělení základu a DPH u příjmů i výdajů, vazba na odpočet, obchodní majetek pro DPH) a také přísnější archivace daňových dokladů k DPH po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.
Ne, v takovém případě typicky nevedete daňovou evidenci v plném rozsahu. Zároveň ale pořád platí, že musíte vést záznamy o příjmech a evidenci pohledávek (abyste prokázali, z čeho vám vyšel základ daně).
Obecně můžete archivovat i elektronicky, pokud umíte prokázat věrohodnost a čitelnost dokladů.
Zkuste si obstarat duplikát (dodavatel, e-shop, operátor), dohledat potvrzení platby a k tomu sepsat interní záznam, co se stalo a jak jste částku určili. Čím víc dokladů nahradíte průkaznými podklady, tím menší riziko.
Potřebujete mít jednotné pravidlo přepočtu na Kč (kurz banky / kurz ČNB podle situace) a umět ho doložit. V praxi je klíčové, abyste si ke každé platbě uložili podklad s použitým kurzem (výpis, PDF, potvrzení).
Nejste si jistí, jak správně postupovat v oblasti daní, abyste nešlápli vedle? Pomůžeme vám zorientovat nejen v zákoně, ať už jde o řešení konkrétní daňové situace, přípravu na kontrolu ze strany finančního úřadu či obranu před soudem.
Ondřej je ten člověk, v jehož hlavě uzrál nápad poskytovat advokátní služby online. Právním službám se věnuje již déle než 10 let a rád klientům pomáhá, když si nevědí rady s právními problémy.
In person and online. Just choose the appropriate service or opt for an independent consultation when you are unsure.
