Rozjíždíte živnost a řešíte daně a účetnictví? Nebo už podnikáte jako OSVČ a začínáte se ptát, jestli vám pořád stačí daňová evidence, nebo už byste měli přejít na účetnictví? Volba mezi daňovou evidencí a účetnictvím patří k nejdůležitějším rozhodnutím – a o to víc, když vám roste obrat, přibývají zaměstnanci a banky po vás chtějí profesionální výkazy.
V tomto článku si vysvětlíme, jaký je rozdíl mezi daňovou evidencí a účetnictvím, kdo může a kdo naopak musí vést účetnictví, jak funguje přechod z daňové evidence na účetnictví a naopak a co v praxi obnáší vedení účetnictví a daňové evidence. Podíváme se také na to, jak souvisí DPH a účetnictví, jak dlouho je potřeba archivovat účetnictví a daňové doklady a na praktických příkladech si ukážeme, kdy dává větší smysl zvolit daňovou evidenci a kdy je naopak výhodnější přejít na účetnictví.
Daňová evidence je jednodušší způsob, jak sledovat daně u fyzických osob – typicky u živnostníků. Upravuje ji zákon o daních z příjmů a její hlavní smysl je velmi praktický: z daňové evidence musí být zřejmé, jaký máte za daný rok základ daně z příjmů. Jinými slovy, finanční úřad chce vidět, jak jste k číslu v daňovém přiznání došli.
V daňové evidenci proto sledujete především příjmy a výdaje, a to v takovém členění, aby bylo jasné, co je daňově uznatelný výdaj a co naopak daňově uznatelné není. Dále vedete přehled o majetku (například automobil, počítač, stroje nebo vybavení kanceláře), a o svých závazcích a dluzích – například nezaplacené faktury dodavatelům nebo úvěry. Součástí daňové evidence jsou také údaje, které potřebujete pro inventarizaci na konci roku. Inventarizace znamená přezkoumání a doložení, že to, co máte na papíře, odpovídá skutečnosti – tedy že majetek skutečně existuje a závazky jsou správně vykázané.
Pro daňovou evidenci je důležité, co jste v daném roce skutečně zaplatili a skutečně přijali na účet nebo v hotovosti. Pokud vystavíte fakturu v listopadu, ale zákazník zaplatí až v lednu, v daňové evidenci se příjem projeví až právě v lednu. Stejně tak výdaj za fakturu dodavateli zaúčtujete až v okamžiku, kdy ji skutečně uhradíte. To je zásadní rozdíl oproti účetnictví, které sleduje náklady a výnosy bez ohledu na datum platby.
Daňová evidence je tak pro většinu menších podnikatelů rozumným kompromisem: je přehledná, administrativně méně náročná a pro finanční úřad plně dostačující. Na druhou stranu, když potřebujete přesvědčit banku, investora nebo obchodního partnera o stabilitě vašeho podnikání, může být její informační síla omezená.
Nejste si jistí, jak správně postupovat v oblasti daní, abyste nešlápli vedle? Pomůžeme vám zorientovat nejen v zákoně, ať už jde o řešení konkrétní daňové situace, přípravu na kontrolu ze strany finančního úřadu či obranu před soudem.
Účetnictví (dříve označováno jako podvojné účetnictví) je naproti tomu plnohodnotný systém, který upravuje zákon o účetnictví. Jeho cílem není jen vypočítat daň. Účetnictví má poskytnout věrný a poctivý obraz hospodaření – tedy co nejpřesněji ukázat, jak na tom podnikatel opravdu je, jaký má majetek, jaké dluhy, jaký zisk a jak silné je jeho vlastní kapitálové zázemí.
Základním principem účetnictví je tzv. podvojný zápis. Každý účetní případ se zapisuje současně na dva účty – na stranu „má dáti“ a na stranu „dal“. Nemusíte si nutně pamatovat účetní slang, důležité je pochopit, co to znamená: každá operace má vždy dvě stránky. Když zaplatíte dodavateli za zboží, snižuje se vám zůstatek na účtu, ale zároveň mizí závazek vůči dodavateli. Když koupíte auto na úvěr, přibude vám majetek (auto), ale zároveň i dluh vůči bance. Podvojný zápis zajišťuje, že se tyto dvě stránky obchodu v účetnictví nikdy neztratí.
Další klíčovou myšlenkou účetnictví je akruální princip. To znamená, že náklady a výnosy se účtují do období, s nímž věcně a časově souvisejí, nikoliv podle toho, kdy došlo k platbě. Pokud například dodáte zboží v prosinci, ale zákazník zaplatí až v lednu, v účetnictví se výnos objeví už v prosinci, protože s tímto obdobím souvisí. Stejně tak faktura od dodavatele za prosincové služby patří do nákladů prosince, i když ji fakticky uhradíte až třeba v únoru. Díky tomu účetnictví lépe zachycuje skutečnou výkonnost podniku v jednotlivých letech a umožňuje rozumné srovnání mezi obdobími.
Výsledkem celoročního účtování je účetní závěrka. Ta obvykle zahrnuje rozvahu (přehled o majetku a závazcích firmy), výkaz zisku a ztráty (přehled o nákladech, výnosech a výsledném zisku nebo ztrátě) a přílohu, která vysvětluje použité účetní postupy a doplňuje důležité informace. U větších firem se může přidat i přehled o peněžních tocích (cash flow) a výkaz o změnách vlastního kapitálu. U některých účetních jednotek zákon vyžaduje, aby účetní závěrku ověřil auditor, tedy nezávislý odborník, který posoudí, zda účetnictví skutečně poskytuje věrný a poctivý obraz.
Pro menší živnost je tedy často vhodnější daňová evidence, protože je jednodušší a levnější na vedení účetnictví. Jakmile ale podnikání roste, přibývají zaměstnanci, úvěry, leasingy, zásoby a vzniká potřeba komunikovat s bankami a investory, začíná dávat smysl plnohodnotné účetnictví, které dokáže podnik ukázat v mnohem širších souvislostech.
Kdy se vyplatí přechod z daňové evidence na paušál a přechod z paušálu na daňovou evidenci vám prozradí další článek.
Podle zákona o účetnictví mají povinnost vést účetnictví především právnické osoby. Patří sem všechny společnosti se sídlem v České republice, typicky s.r.o., akciové společnosti, družstva nebo spolky. Účetnictví musí vést také zahraniční právnické osoby, pokud na území České republiky podnikají nebo zde mají organizační složku.
Povinnost se ale může týkat i fyzických osob – podnikatelů. Účetnictví musí vést každá fyzická osoba zapsaná v obchodním rejstříku. Stejná povinnost dopadá i na ty podnikatele – fyzické osoby, jejichž obrat za kalendářní rok přesáhne 25 000 000 Kč. V takovém případě se z OSVČ stává účetní jednotka.
Na druhé straně existuje velká skupina podnikatelů, kteří mohou u daňové evidence bez problémů zůstat. Jde zejména o OSVČ, které nejsou zapsané v obchodním rejstříku a jejich obrat nepřesáhl 25 mil. Kč ročně. Tito podnikatelé si mohou vybrat, zda budou využívat paušální výdaje, nebo povedou daňovou evidenci.
Důležité je, že plátcovství DPH samo o sobě ještě neznamená povinnost vést účetnictví. I plátci DPH mohou nadále vést daňovou evidenci, pokud splňují výše zmíněné podmínky – tedy nejsou účetní jednotkou podle zákona o účetnictví. Jen k daňové evidenci přibývá povinnost vést samostatné záznamy pro účely DPH, aby bylo možné sestavit přiznání k DPH a případná kontrolní hlášení.
Vedle povinného vedení účetnictví existuje i možnost dobrovolného účetnictví. Někteří živnostníci se pro něj rozhodnou, i když jim ho zákon neukládá. Typicky jde o podnikatele, kteří chtějí mít profesionální výkaznictví pro banku nebo investora, protože účetní závěrka a standardní účetní výkazy jsou pro finanční instituce srozumitelnější než daňová evidence.
Dalším důvodem může být plánovaný převod podnikání do s.r.o.. Pokud živnostník ví, že v blízké době založí společnost s ručením omezeným a bude do ní vkládat část svého podnikání, může mu dobrovolné účetnictví pomoci lépe tuto transformaci připravit a mít jasnější přehled o majetku, závazcích a výsledcích hospodaření.
Dobrovolné vedení účetnictví dává smysl i u podnikatelů, kteří mají složitější strukturu podnikání – například více provozoven, zaměstnance, leasingy, úvěry a větší objem majetku. V takové situaci už daňová evidence někdy neposkytuje dost podrobný a spolehlivý obraz.
Existují situace, kdy podnikatel nevede ani účetnictví, ani daňovou evidenci v klasickém slova smyslu. Neznamená to ovšem, že nemusí nic evidovat nebo že může fungovat úplně bez dokladů. Vždycky platí, že musíte být schopni prokázat své příjmy a splnit daňové a evidenční povinnosti, jen forma je výrazně jednodušší.
Typickým případem jsou OSVČ, které uplatňují paušální výdaje. Pokud podnikatel platí daň z příjmů podle toho, že si k dosaženým příjmům uplatní výdajový paušál (například 60 %, 40 % či 80 % podle druhu činnosti), zákon po něm nevyžaduje vedení klasické daňové evidence.
Ani v paušálu se ale podnikatel neobejde bez jakékoli evidence. Musí mít přehled o svých příjmech, typicky ve formě jednoduchého seznamu vystavených faktur, tržeb z pokladny nebo pohybů na účtu. Tyto údaje slouží jako podklad pro daňové přiznání a pro případnou kontrolu.
Výdaje paušálem u OSVČ jsme podrobně rozebírali v dalším článku.
Zvláštní skupinou jsou podnikatelé v režimu paušální daně. Ti nevyplňují klasické daňové přiznání k dani z příjmů a platí měsíční paušální částku, která v sobě zahrnuje daň z příjmů, sociální i zdravotní pojištění. Ani tito podnikatelé nemají povinnost vést daňovou evidenci ani účetnictví, ale opět musejí být schopni prokázat výši příjmů – zejména proto, aby splňovali podmínky pro vstup a setrvání v paušálním režimu. V praxi tedy stejně jako u paušálních výdajů obvykle vedou základní evidenci vydaných dokladů a přijatých plateb, jen v jednodušším rozsahu.
Je důležité zdůraznit, že i když podnikatel nevede daňovou evidenci ani účetnictví, stále platí obecné povinnosti týkající se uchovávání dokladů a smluv. Faktury, příjmové doklady, bankovní výpisy nebo smlouvy je potřeba archivovat po zákonem stanovenou dobu, protože mohou být potřeba při daňové kontrole.
Představte si, že v prosinci 2025 vystavíte zákazníkovi fakturu na 100 000 Kč za službu, kterou jste už kompletně dodali. Zákazník ale zaplatí až v lednu 2026.
V daňové evidenci vás zajímá až okamžik, kdy vám peníze skutečně přijdou na účet. Příjem 100 000 Kč tedy zaevidujete až v lednu 2026. V daňovém přiznání za rok 2025 se tato zakázka vůbec neprojeví, i když jste službu fakticky odvedli.
V účetnictví je rozhodující, kdy služba vznikla a byla vyfakturována. Výnos 100 000 Kč zaúčtujete do prosince 2025, tedy do období, kdy jste službu poskytli. Zůstatek na účtu se sice změní až v lednu 2026, ale v účetnictví už máte v prosinci 2025 zaúčtovanou pohledávku za odběratelem a výnos v roce 2025. Účetnictví tedy ukazuje, že jste si tyto peníze „vydělali“ už v roce 2025, i když fyzicky dorazí až v dalším roce.
V prosinci 2025 vám dodavatel dodá materiál a vystaví fakturu na 50 000 Kč. Vy ji ale uhradíte až 15. ledna 2026.
V daňové evidenci zaevidujete výdaj až v okamžiku úhrady, tedy 15. ledna 2026. Do základu daně za rok 2025 tento náklad nevstupuje, celý se projeví až v daňovém přiznání za rok 2026.
V účetnictví zaúčtujete náklad 50 000 Kč už do prosince 2025, protože materiál souvisí s tímto obdobím. V prosinci vznikne náklad a závazek vůči dodavateli, který zůstane neuhrazený do doby, než v lednu fakturu zaplatíte. V roce 2026 už pak v účetnictví proběhne pouze úhrada závazku, nikoliv nový náklad. Z pohledu výsledovky je náklad správně přiřazen k roku 2025, i když peníze od vás odejdou až v roce následujícím.
V červenci 2025 vám zákazník pošle zálohu 80 000 Kč na zakázku, kterou dokončíte a vyfakturujete až v září 2025.
V daňové evidenci je podstatné, že jste v červenci přijali peníze. Záloha se tedy v červenci objeví jako příjem, který vstoupí do základu daně. Jakmile v září vystavíte konečnou fakturu, doplatí vám zákazník jen zbývající částku. V souhrnu tak máte v příjmech za rok 2025 celou hodnotu zakázky v okamžicích, kdy jste peníze reálně obdrželi.
V účetnictví záloha v červenci ještě není výnosem. Zaúčtuje se jako přijatá záloha, tedy závazek vůči zákazníkovi – fakticky mu „dlužíte“ dodání služby nebo zboží. Výnosem se stane až v září, kdy zakázku dokončíte a vystavíte konečnou fakturu. Teprve tehdy účetnictví vykáže výnos v plné výši a zároveň zúčtuje přijatou zálohu. Výsledek je, že výnos časově odpovídá okamžiku, kdy jste službu opravdu poskytli, ne tomu, kdy došly peníze.
Máte e-shop s elektronikou. Na konci roku 2025 vám na skladě zůstane zboží v nákupní ceně 400 000 Kč.
V daňové evidenci se zásoby projevují „nepřímo“. Zajímají vás především skutečné nákupy zboží (platby dodavatelům) během roku, které vstupují do výdajů. Aby ale daňová evidence odpovídala realitě, řeší se při přechodech mezi režimy (např. při přechodu na účetnictví) i dopady zásob na základ daně. V běžném roce však daňová evidence detailní rozpis skladových zásob nepotřebuje – stačí, že máte zvlášť evidované nákupy zboží a případně fyzický přehled o skladových zásobách.
V účetnictví zásoby hrají výrazně důležitější roli. Na konci roku musíte provést inventarizaci skladu a podle skutečného stavu zaúčtovat zásoby jako součást majetku v rozvaze. Do nákladů za daný rok vstupuje jen ta část nákupů zboží, která odpovídá prodanému zboží (náklad na prodané zboží), zbytek zůstává jako zásoba v majetku. Účetnictví tak přesněji ukáže, jaký je váš zisk z prodeje zboží, protože odděluje náklady na prodané zboží od těch, které stále leží ve skladu.
Zákon po vás vyžaduje především takové členění, aby bylo možné určit základ daně a rozlišit daňově uznatelné a nedaňové výdaje. Pro finanční úřad tedy stačí rozumné členění podle druhů nákladů (materiál, služby, cestovné, mzdy apod.).
Zákon o účetnictví umožňuje zvolit účetní období odlišné od kalendářního roku (tzv. hospodářský rok). U fyzických osob je ale zdaňovacím obdobím vždy kalendářní rok – daň z příjmů tedy stejně vypočítáte za leden–prosinec. Hospodářský rok proto v praxi využívají hlavně s.r.o. a jiné právnické osoby, typicky když jim to lépe sedí k sezónnosti podnikání.
V praxi se vychází z tržeb za uskutečněná plnění (dodané zboží a služby), nikoli jen z inkasovaných plateb, a u plátců DPH se pracuje s obratem bez daně, přičemž se připočítávají i některá osvobozená plnění, která se jinak do obratu pro DPH nezahrnují.
Jakmile se jako fyzická osoba stanete účetní jednotkou (např. překročením obratu 25 mil. Kč nebo zápisem do obchodního rejstříku), musíte účetnictví vést minimálně po dobu pěti po sobě jdoucích účetních období – bez ohledu na to, že vám obrat v dalších letech klesne.
Rozhodnutí, zda pro vaši živnost účetnictví dává smysl, nebo vám stačí daňová evidence, není jen technická volba. Ovlivní, kolik času strávíte administrativou, kolik zaplatíte účetní, jaké informace budete mít o svém podnikání a jak vás uvidí banka nebo investor. Pojďme se proto podívat na výhody a nevýhody obou systémů trochu podrobněji:
Shrnuto: daňová evidence je skvělá, dokud je podnikání relativně jednoduché a menší. Jakmile ale chcete větší financování, rychle rostete nebo máte složitější strukturu, její limity začnou být hodně vidět.
Nejste si jistí, jak správně postupovat v oblasti daní, abyste nešlápli vedle? Pomůžeme vám zorientovat nejen v zákoně, ať už jde o řešení konkrétní daňové situace, přípravu na kontrolu ze strany finančního úřadu či obranu před soudem.
Pojďme se podívat, kdy je přechod mezi daňovou evidencí a účetnictvím povinný, kdy dobrovolný a jak technicky probíhá, aby na sebe obě evidence plynule navazovaly a nevznikly zbytečné problémy s daněmi ani s úřady.
Otázka přechodu z daňové evidence na účetnictví přichází na řadu ve chvíli, kdy už podnikání není „malá živnost“, ale začíná mít větší rozměry. Zákon poměrně přesně říká, kdy už daňová evidence nestačí a kdy se z vás stává účetní jednotka, která musí vést účetnictví.
Povinný přechod nastává především ve dvou situacích:
Vedle povinného přechodu ale existuje i dobrovolný přechod. Na účetnictví můžete přejít kdykoli, i když zákonné limity nesplňujete. Rozhodnout se můžete v průběhu roku kdykoli, ale vlastní přechod probíhá k prvnímu dni nového účetního období (většinou 1. 1.), ne zcela libovolně kdykoliv během roku.
Samotný přechod z daňové evidence na účetnictví není jen o tom, že si od 1. ledna pořídíte nový účetní program a začnete účtovat „od nuly“. Účetnictví musí plynule navazovat na to, co jste dělali dříve, aby bylo zřejmé, jaký majetek a závazky máte k okamžiku přechodu a jaké jsou daňové dopady.
Při převodu musíte:
V moderních účetních programech se pro tento proces často používá tzv. „převodový můstek z daňové evidence na účetnictví“. Jde o funkci nebo modul, který vám umožní nahrát data z daňové evidence (například seznam položek a jejich zůstatků) a program je automaticky přiřadí ke správným účtům v účetním rozvrhu. Výsledkem je sada počátečních zůstatků, se kterými pak v účetnictví začínáte. Přestože program může hodně práce ušetřit, vždy je potřeba, aby tento krok někdo zkontroloval.
Opačný směr, tedy přechod z účetnictví na daňovou evidenci, se v praxi objevuje méně často, ale není vyloučený. Typicky nastává u OSVČ, které vedly účetnictví dobrovolně (např. kvůli bance nebo internímu přehledu) a po čase zjistily, že je pro ně administrativa příliš náročná.
I v tomto případě se postupuje obdobně jako při přechodu opačným směrem – opět se provádějí úpravy základu daně. Podstatné ale je, že podnikatel, který vede účetnictví, může vedení účetnictví ukončit až po splnění zákonných podmínek – zejména po určité minimální době vedení účetnictví (5 po sobě jdoucích účetních období).
Daňová evidence je praktičtější a levnější řešení pro menší a jednodušší živnosti – sledujete hlavně skutečně přijaté příjmy a zaplacené výdaje, základ daně se odvíjí od pohybu peněz a administrativu často zvládnete sami. Účetnictví je naopak komplexní systém s podvojným zápisem a akruálním principem, který dává věrnější obraz o majetku, závazcích, zisku a finančním zdraví podnikání. Zatímco většina s.r.o. a OSVČ zapsaných v obchodním rejstříku nebo s obratem nad 25 milionů účetnictví vést musí, ostatní OSVČ mohou volit mezi daňovou evidencí, paušálními výdaji či paušální daní – u nichž se formální povinnost vedení daňové evidence sice ruší, ale povinnost prokazovat příjmy a uchovávat doklady zůstává.
Volba mezi daňovou evidencí a účetnictvím proto není jen otázka papírování, ale hlavně velikosti a ambicí vašeho podnikání. Pokud máte jednoduchý byznys bez velkých úvěrů, zásob a zaměstnanců, typicky vám vystačí daňová evidence nebo paušál. Jakmile ale roste obrat, přibývá majetek, závazky, zaměstnanci a potřebujete jednat s bankou či investory, začíná dávat smysl dobrovolný nebo povinný přechod na účetnictví – ideálně s využitím převodového můstku a pečlivou inventarizací. Ať už zvolíte jakýkoli režim, vždy myslete na to, že klíčové doklady, smlouvy a účetní či daňové záznamy musíte archivovat po zákonem stanovenou dobu, protože právě ony jsou vaší pojistkou při případné kontrole.
Signálem bývá kombinace faktorů: rychlý růst obratu (např. nad 10–15 mil. Kč ročně), více zaměstnanců, úvěry a leasingy, větší sklad zásob a požadavky banky či investorů na účetní závěrku. Pokud při řízení firmy cítíte, že prostá tabulka příjmů a výdajů nestačí a často lovíte informace po různých souborech, je to typický moment, kdy účetnictví začíná dávat smysl i dobrovolně.
Pokud víte, že do 1–2 let chcete založit s.r.o. a část nebo celý byznys do ní vložit, je často výhodné přejít na účetnictví už jako OSVČ. Ulehčí vám to ocenění majetku, převod zásob, evidenci pohledávek a závazků a následné nastavení účetnictví ve společnosti.
Samotný přechod se finančnímu úřadu formálně neoznamuje – projeví se v tom, jakým způsobem sestavíte daňové přiznání a jaké výkazy přikládáte (u účetnictví už jde o účetní závěrku).
I po ukončení podnikání musíte doklady dál uchovávat po zákonem stanovenou dobu. U účetních jednotek platí, že účetní závěrku a výroční zprávu je nutné uchovávat 10 let, ostatní účetní doklady, knihy, inventurní soupisy a přehledy alespoň 5 let od konce období, kterého se týkají. U OSVČ vedoucích pouze daňovou evidenci vychází minimální lhůty z daňových předpisů – obecně se uvádí minimálně 3 roky, v praxi ale doporučujeme uchovávat doklady alespoň 10 let kvůli promlčecím lhůtám, případným dodatečným kontrolám či sporům (např. se zaměstnanci nebo odběrateli).
Nejste si jistí, jak správně postupovat v oblasti daní, abyste nešlápli vedle? Pomůžeme vám zorientovat nejen v zákoně, ať už jde o řešení konkrétní daňové situace, přípravu na kontrolu ze strany finančního úřadu či obranu před soudem.
Ondřej je ten člověk, v jehož hlavě uzrál nápad poskytovat advokátní služby online. Právním službám se věnuje již déle než 10 let a rád klientům pomáhá, když si nevědí rady s právními problémy.
Osobně i online. Stačí si vybrat vhodnou službu, nebo zvolit nezávislou konzultaci když si nejste jistí.
