Dohoda o odpovědnosti zaměstnance: kdy zaměstnanec hradí schodek

Rychlý přehled

• Dohoda o odpovědnosti za svěřené hodnoty musí být písemná a lze ji uzavřít nejdříve v 18 letech.
• Vztahuje se například na hotovost, ceniny, zboží nebo zásoby materiálu, které zaměstnanec vyúčtovává a může s nimi osobně disponovat.
• Při vzniku schodku může zaměstnanec odpovídat v plné výši, tedy bez běžného limitu 4,5násobku průměrného měsíčního výdělku.
• Odpovědnost zaměstnance za schodek není absolutní. Zaměstnanec se jí může zcela nebo zčásti zprostit, pokud prokáže, že schodek vznikl bez jeho zavinění.
• Notebook, telefon nebo jiné jednotlivě svěřené věci spadají do jiného režimu – odpovědnosti za ztrátu svěřených věcí.

Máte před podpisem dohody o odpovědnosti zaměstnance a nejste si jistí, co všechno na vás převádí? Nechte si její znění zkontrolovat advokátem. Prověříme, zda odpovídá zákoníku práce a zda na vás zaměstnavatel nepřenáší odpovědnost, kterou tento typ dohody vůbec nepokrývá.

Na naši advokátní kancelář se obrátil pan Josef s žádostí o pomoc v situaci, kdy se stal novým vedoucím skladu ve společnosti zabývající se výrobou automatizačních systémů. V této souvislosti s ním chtěl zaměstnavatel podepsat dohodu o hmotné odpovědnosti. V rámci dohody, kterou by podepsal jako jediný zaměstnanec skladu, byla zahrnuta odpovědnost za celý sklad i služební automobil. Klient ovšem namítal, že ve společnosti není nastavený jednotný systém nakládání se skladem a klíče od něj běžně využívá více pracovníků. Pan Josef nás požádal o právní stanovisko k dané problematice.

Zaměstnanec může podle zákoníku práce odpovídat za škodu v několika různých režimech. Při běžné odpovědnosti musí zaměstnavatel zpravidla prokázat, že zaměstnanec škodu zavinil. Pokud byla škoda způsobena z nedbalosti, její náhrada je zpravidla omezena na 4,5násobek průměrného měsíčního výdělku zaměstnance. Tento limit se však neuplatní například u úmyslně způsobené škody.

Zvláštní režim nastává také tehdy, pokud byla uzavřena dohoda o odpovědnosti za svěřené hodnoty nebo jde o ztrátu svěřené věci. U schodku či ztráty svěřené věci zákoník práce stanoví náhradu škody v plné výši.

Dohoda o odpovědnosti za svěřené hodnoty

Takzvaná dohoda o hmotné odpovědnosti se dnes v zákoníku práce označuje jako dohoda o odpovědnosti za svěřené hodnoty. Uzavře-li zaměstnanec dohodu o hmotné odpovědnosti, odpovídá zaměstnavateli za ztrátu na svěřených hodnotách, jako jsou peníze v pokladně, zboží ve skladu a podobně. Zaměstnavatel má po právní i faktické stránce značně zjednodušenou situaci: ví, po kom může ihned náhradu škody požadovat a nemusí nijak prokazovat zavinění zaměstnance s podepsanou smlouvou o hmotné odpovědnosti.

Tento zvláštní režim odpovědnosti upravuje zákoník práce. Podle něj se dohoda může týkat hotovosti, cenin, zboží, zásob materiálu a dalších hodnot, které jsou předmětem obratu nebo oběhu a s nimiž může zaměstnanec osobně disponovat po celou dobu, kdy mu byly svěřeny.

Kdy vzniká odpovědnost zaměstnance za schodek

Odpovědnost zaměstnance za schodek však není bezvýjimečná. Zaměstnanec se může povinnosti nahradit schodek zcela nebo zčásti zprostit, pokud prokáže, že vznikl zcela nebo zčásti bez jeho zavinění. Může jít například o situaci, kdy ke skladu měli nekontrolovaný přístup další zaměstnanci nebo zaměstnavatel nezajistil podmínky, které zaměstnanci umožňovaly svěřené hodnoty skutečně chránit.

Povinnosti škodu nahradit se tedy může zaměstnanec zbavit jen tehdy, pokud sám prokáže, že ji nezpůsobil: například označí viníka nebo doloží, že se svěřeným zbožím (penězi) nepracoval. Další obranou může být zjevné zavinění neznámou osobou, například, když byl daný provoz, prodejna či sklad vyloupen. Podle těchto konkrétních skutkových okolností se pak může zaměstnanec zprostit odpovědnosti buď zcela nebo zčásti.

Dohoda o odpovědnosti za svěřené hodnoty smí být uzavřena nejdříve v den, kdy zaměstnanec dosáhne 18 let věku. Jestliže byla jeho svéprávnost omezena, zástupce za něj uzavřít dohodu o odpovědnosti za svěřené hodnoty nesmí. Dohodu lze uzavřít nejenom v případě existujícího pracovního poměru, ale lze ji sjednávat i u brigád a krátkodobých prací, čili u dohody o provedení práce či dohody o pracovní činnosti, kdy jde o práce konané mimo pracovní poměr. Forma je vždy písemná a platí, že závazek vyplývající z ní končí dnem, kterým zaniká pracovní poměr anebo v den, kdy zaměstnavatel obdržel odstoupení od této dohody. To je možné učinit v případě, že:

• jej zaměstnavatel na jinou práci či na jiné pracoviště,
• zaměstnavatel v době do 15 kalendářních dnů od obdržení písemného upozornění zaměstnance neodstraní závady v pracovních podmínkách bránící řádnému hospodaření se svěřenými hodnotami,
• je uzavřena dohoda o společné odpovědnosti a na pracoviště je zařazen buď jiný zaměstnanec nebo ustanoven jiný vedoucí nebo jeho zástupce.

V některých případech je praktické, když podepíše dohodu o společné hmotné odpovědnosti více zaměstnanců. Typicky, pokud se nachází ve skladě více skladníků, kteří o provoz skladu pečují. Podíl na náhradě škody se ovšem předpokládá vyšší u vedoucího pracovníka než u ostatních zaměstnanců.

Podíl náhrady vzniklého schodku se jednotlivým zaměstnancům určí podle poměru jejich dosažených hrubých výdělků, přičemž výdělek vedoucího a jeho zástupce se započítává dvakrát. Podíl náhrady nesmí u jednotlivých zaměstnanců, s výjimkou vedoucího a jeho zástupce, přesáhnout částku rovnající se jejich průměrnému měsíčnímu výdělku před vznikem schodku.

Zjistí-li se, že schodek nebo jeho část byla zaviněna některým ze společně odpovědných zaměstnanců, hradí schodek tento zaměstnanec podle míry svého zavinění. Zbývající část pak hradí společně všichni odpovědní zaměstnanci.

Před uzavřením dohody o hmotné odpovědnosti musí nicméně proběhnout inventura, stejně pak při ukončení dohody z důvodu převedení na jiné pracoviště, na jinou práci nebo ukončení pracovního poměru. Pokud zaměstnanec při svém odchodu o inventuru nepožádá a ta neproběhne, odpovídá zaměstnanec za případný schodek, na který se přijde při nejbližší inventuře na jeho původním pracovišti.

Dohoda se vztahuje pouze na určitý typ svěřených hodnot, jako je hotovost, zboží ve skladu, zásoby materiálu apod. Jde však o hodnoty, které jsou předmětem obratu či oběhu a zaměstnanec s nimi fakticky disponuje. Za firemní notebook, telefon či automobil sice může zaměstnanec rovněž plnou měrou odpovídat, ovšem na základě jiného typu dohody.

Zaměstnavatel po vás požaduje úhradu manka nebo schodku a vy s jeho výší či svou odpovědností nesouhlasíte? Než škodu uznáte nebo podepíšete dohodu o její náhradě, nechte si posoudit, zda zaměstnavatel splnil podmínky stanovené zákoníkem práce a zda se můžete odpovědnosti zcela nebo zčásti zprostit.

Dohoda o odpovědnosti za ztrátu svěřených věcí

Podobná situace nastává také u dohody o odpovědnosti za ztrátu svěřených věcí. Pokud na jejím základě převezme zaměstnanec určité předměty (služební notebook, telefon…), odpovídá za jejich ztrátu nebo poškození, pokud neprokáže, že je nezavinil. Kromě finančních důsledků mu může hrozit i výpověď nebo v krajních případech okamžité zrušení pracovního poměru.

Škodu může zaměstnanec odčinit tak, že zaměstnavateli sežene obdobný či totožný předmět, za který přijal odpovědnost (např. stejně starý a výkonný notebook či stejný typ a značku mobilu) anebo uhradí škodu s přihlédnutím k opotřebení a reálné ceně náhrady.

Ani tato dohoda o odpovědnosti smí být uzavřena nejdříve v den, kdy fyzická osoba dosáhne 18 let věku. Byla-li svéprávnost zaměstnance omezena, nesmí za něj zástupce takovou dohodou uzavřít.

Určitým řešením situací, kdy je zaměstnanec bez ohledu na své zavinění povinen platit třeba i statisícové škody, je samozřejmě dobrá pojistka, která může pomoci škody omezit na minimum a vyhnout se dlouhým sporům o náhradu škody. Ruku v ruce s tím by ovšem neměly být bezhlavě podepisováno cokoliv, co nám zaměstnavatel předloží a je dobré se o znění smlouvy poradit s advokátem.

V případě pana Josefa jsme navrhovali několik možností řešení situace. Předně by měl být z dohody o hmotné odpovědnosti vyňat automobil, který do tohoto typu smlouvy nepatří. Pro ten lze uzavřít i smlouvu druhou, tedy výše zmíněnou dohodu o svěřených hodnotách.

Co se týče navrhované dohody o hmotné odpovědnosti, lze říci, že podpis dohody o hmotné odpovědnosti není nic, co by bylo v danou chvíli ve prospěch pana Josefa, a může ji teoreticky odmítnout podepsat jako celek. Na druhou stranu bývá tento typ smlouvy běžně s pozicí vedoucího skladu spojován a je dost možné, že zaměstnavatel by se po odmítnutí podpisu pokoušel zaměstnance zbavit.

Každopádně současně nastavená situace, kdy sklad není dostatečně zabezpečený, by mohla být v budoucnu i důvodem pro odstoupení od dohody o hmotné odpovědnosti a za takových okolností je nesmyslné ji podepisovat. Mohl by tedy požadovat po zaměstnavateli buď dohodu o společné hmotné odpovědnosti, kterou by nesli všichni, kdo mají do skladu přístup. Ideálním řešením je ovšem současně upravit podmínky využívání skladu tak, aby za něj skutečně mohl nést pan Hrdý plnou či zvýšenou zodpovědnost. Před jejím přijetím je samozřejmě na místě provedení inventury.

Shrnutí

Dohoda o odpovědnosti zaměstnance může mít výrazně větší finanční dopady než běžná odpovědnost za škodu. Dohoda o odpovědnosti za svěřené hodnoty se vztahuje například na peníze, ceniny, zboží či zásoby, které zaměstnanec vyúčtovává, a při vzniku schodku může zaměstnanec odpovídat v plné výši. Dohoda musí být písemná a lze ji uzavřít nejdříve v 18 letech. Zaměstnanec se však může odpovědnosti za schodek zcela nebo zčásti zprostit, pokud prokáže, že vznikl bez jeho zavinění. U jednotlivě svěřených věcí, jako jsou notebooky či telefony, platí odlišná pravidla odpovědnosti za jejich ztrátu.