Jak bylo uvedeno výše, zaměstnanec odpovídá za škodu způsobenou zaměstnavateli pouze omezeně. Vždy musí jít o škodu způsobenou zaviněně a v souvislosti s pracovními úkony.

Např. pokud zaměstnanec na stavbě svým vlastním nedopatřením překopne důležitý optický kabel, jeho zaměstnavatel musí poškozenému uhradit plnou škodu, případně i ušlý zisk. Po zaměstnanci však může vymáhat maximálně 4,5 násobek jeho průměrného měsíčního výdělku, ať je škoda jakkoli vysoká.

Toto obecné pravidlo má však výjimky:

A. Úmyslná škoda

Omezení čtyřapůlnásobkem neplatí, byla-li škoda způsobena úmyslně, v opilosti, nebo po užití jiných návykových látek (např. marihuany). Zaměstnavatel to však musí prokázat. To lze učinit třeba i předvoláním svědků tzv. z mokré čtvrti, když se zaměstnanec večer po šichtě před kolegy přizná, že kabel přesekl schválně, aby zaměstnavateli „zavařil“.

B. Dohoda o hmotné odpovědnosti

Uzavře-li zaměstnanec tzv. dohodu o odpovědnosti, odpovídá za ztrátu svěřených hodnot, jako jsou peníze v pokladně, zboží ve skladu a podobně. Pro zaměstnavatele má tato dohoda dvě výhody. Jednak nemusí prokazovat zavinění zaměstnance. Navíc zaměstnanec odpovídá za celou škodu a neuplatní se zde omezení násobkem průměrného výdělku. Jedinou obranou proti vykázanému schodku je prokázat, že na něm zaměstnanec nemá žádnou vinu (např. v noci došlo prokazatelně k vyloupení třetí osobou). Pokud dohodu uzavírá více zaměstnanců (např. celá směna), tak je zvýšená odpovědnost na vedoucím a jeho zástupci. Ti platí větší podíl na celkové škodě.

C. Dohoda o odpovědnosti za ztrátu svěřených věcí

Obdobná je situace u dohody o odpovědnosti za ztrátu svěřených věcí. Na jejím základě se přebírá konkrétní věc (např. notebook). Zaměstnanec zde také nemusí prokazovat zavinění zaměstnance na zničení či ztrátě dané věci a může požadovat plnou náhradu bez omezení. Zaměstnanec se může bránit jen tím, že prokáže, že zničení či ztrátu věci nezavinil (např. mu ji zničil kolega). Škodu pak může zaměstnanec odčinit tak, že zaměstnavateli sežene obdobný nástroj, za který přijal odpovědnost (např. stejně starý a výkonný notebook) anebo uhradí škodu s přihlédnutím k opotřebení a reálné ceně náhrady.

D. Ochrana majetku zaměstnavatele

Zaměstnanec neodpovídá za škodu, kterou způsobil při odvracení škody hrozící zaměstnavateli nebo nebezpečí přímo hrozícího životu nebo zdraví, jestliže tento stav sám úmyslně nevyvolal a počínal si přitom způsobem přiměřeným okolnostem. Zde však také doporučujeme zvýšenou opatrnost. Zaměstnanec má totiž povinnost majetek zaměstnavatele chránit. Pokud by tedy např. zaměstnanec spěchající domů viděl podivný kouř nad skladem řeziva a nic neudělal, nenahlásil, jen se o tom večer zmínil v hospodě, mohl by jej zaměstnavatel nepřímo vinit za škodu způsobenou požárem (zde odpovídá do tříapůlnásobku svého průměrného měsíčního výdělku).

E. Spoluzavinění

Způsobil-li škodu také zaměstnavatel, hradí zaměstnanec jen poměrnou část škody podle míry svého zavinění. Odpovídá-li za škodu více zaměstnanců, hradí každý z nich poměrnou část škody podle míry svého zavinění. Obecně platí, že z důvodů zvláštního zřetele hodných může soud výši náhrady škody přiměřeně snížit. Např. zaměstnanec je „mdlého“ rozumu a zároveň v obtížné životní situaci.