Příjmy a výdaje jsou pro podnikatele základ všeho – nejen pro řízení cash flow, ale hlavně pro výpočet daně z příjmů. A v tom je háček: ne všechno, co skutečně zaplatíte, je daňový výdaj a ne všechny peníze, které vám přijdou, vstupují do základu daně.
Níže se podíváme na to, jak fungují příjmy a výdaje z pohledu daní, co přesně znamenají daňové a nedaňové příjmy a výdaje, jak správně vést daňovou evidenci příjmů a výdajů a jaké typické chyby vedou k tomu, že podnikatelé platí na daních zbytečně moc nebo si zbytečně přidělávají problémy s finančním úřadem.
Než se pustíte do samotného počítání daní, je dobré mít jasno v několika základních pojmech:
Příjem je každá částka, která vám v rámci podnikání přijde – ať už na bankovní účet, nebo v hotovosti. Může jít například o platbu od zákazníka za službu nebo zboží, úhradu faktury, nebo náhradu od pojišťovny související s podnikáním.
Ne všechny přijaté peníze jsou ale automaticky „daňovým příjmem – některé se do základu daně nezapočítávají (typicky půjčky, vklady podnikatele apod.). Proto se v praxi rozlišují daňové a nedaňové příjmy.
Výdaj je naopak každá platba, která z podnikání odchází – z účtu nebo z pokladny. Patří sem třeba nákup materiálu, zboží nebo služeb, nájem kanceláře, platby za telefon, internet, nebo odměny zaměstnancům, platby účetní, právníkovi atd.
Ani tady ale neplatí, že vše, co zaplatíte, automaticky snižuje vaši daň. Pouze výdaje, které mají souvislost s podnikáním a splňují podmínky zákona, jsou daňově uznatelné. Ostatní jsou nedaňové výdaje – v evidenci je vidíte, ale pro výpočet daně se neberou v potaz.
Nejste si jistí, jak správně postupovat v oblasti daní, abyste nešlápli vedle? Pomůžeme vám zorientovat nejen v zákoně, ať už jde o řešení konkrétní daňové situace, přípravu na kontrolu ze strany finančního úřadu či obranu před soudem.
Pokud od celkových příjmů odečtete celkové výdaje, vyjde vám výsledek hospodaření neboli zisk (případně ztráta). Tento zisk vám dává základní představu o tom, jestli a jak je podnikání ziskové. Pro účely daně z příjmů ale většinou ještě není konečnou veličinou – je potřeba ho „očistit“ o některé položky.
Základ daně je zjednodušeně řečeno „upravený zisk“, ze kterého se počítá samotná daň z příjmů. Nevychází se tedy jen z pouhého rozdílu příjmů a výdajů, ale tento rozdíl se dále upravuje. Nejprve se z něj vyřadí nedaňové výdaje, tedy takové, které jste sice skutečně uhradili, ale podle zákona je nelze považovat za daňově uznatelné (typicky například náklady na reprezentaci nebo různé pokuty). Dále se zohlední nedaňové příjmy – tedy příjmy, které nejsou předmětem daně nebo jsou od daně osvobozené, a proto do základu daně nevstupují. Nakonec se k výsledku připočítávají nebo od něj odečítají další úpravy, nejčastěji daňové odpisy majetku, tvorba a čerpání zákonných rezerv a podobné položky.
Podnikatelé v Česku mají v zásadě dva hlavní způsoby, jak vést své finance pro účely daní – daňovou evidenci příjmů a výdajů nebo účetnictví. Každý z těchto přístupů má jiné nároky na administrativu i míru detailu, ale také různé výhody z hlediska přehledu o podnikání. V následující části si oba způsoby stručně představíme, abyste se mohli lépe rozhodnout, který z nich je pro vás vhodnější.
Daňová evidence je určená především pro fyzické osoby (OSVČ), které nejsou účetní jednotkou. Typicky ji používají menší podnikatelé s jednodušším podnikáním, nižšími obraty a bez složitých transakcí. Smyslem daňové evidence je hlavně správně spočítat základ daně z příjmů, nic víc – nezpracovává se rozvaha, výsledovka ani další účetní výkazy.
Daňovou evidenci můžete vést typicky, pokud podnikáte jako OSVČ, nejste zapsaní v obchodním rejstříku a váš obrat za předchozí rok nepřesáhl 25 mil. Kč (pokud tento limit překročíte, stáváte se účetní jednotkou a musíte začít vést účetnictví).
Vyplatí se vám, pokud máte relativně malý nebo střední byznys, omezený počet faktur, jednoduchou strukturu nákladů a nepotřebujete detailní reporting pro banky či investory. Administrativa je jednodušší, levnější a často ji zvládnete sami.
Článek je zaměřený na situaci, kdy uplatňujete skutečné výdaje a vedete daňovou evidenci. U OSVČ ale existuje i možnost využít paušální výdaje (výdaje procentem z příjmů):
U paušálních výdajů jednotlivé daňové a nedaňové výdaje podrobně nevykazujete – výše výdajů je stanovena procentem z dosažených příjmů. Paušální výdaje ale můžete uplatňovat jen do určitého limitu; jakmile ho překročíte, tato možnost zaniká. Administrativa je díky tomu jednodušší, na druhou stranu ale může být výsledná daň vyšší, pokud máte ve skutečnosti nadprůměrně vysoké skutečné náklady.
I když při paušálu jednotlivé daňově uznatelné výdaje neřešíte, je dobré rozumět principu daňových a nedaňových příjmů a výdajů. Pomůže vám to zhodnotit, zda je pro vás paušál skutečně výhodnou volbou, nebo zda by se víc vyplatilo uplatňovat skutečné výdaje.
Kromě toho můžete za splnění podmínek zvolit také paušální daň. Přečtěte si, jak tato možnost funguje.
Účetnictví je komplexnější systém, který sleduje veškeré hospodářské operace firmy: majetek, závazky, náklady, výnosy, časové rozlišení, pohledávky, zásoby atd. Jeho cílem není jen určit daň, ale podat věrný a poctivý obraz hospodaření podniku.
Účetnictví je povinné pro právnické osoby (např. s.r.o., a.s.) a pro fyzické osoby, které se stanou účetní jednotkou – typicky když jejich obrat za předchozí rok přesáhne 25 mil. Kč, nebo jsou zapsané v obchodním rejstříku, případně jim tuto povinnost ukládá zvláštní právní předpis.
Dobrovolně se vám účetnictví může vyplatit dříve, než je povinné, pokud:
Na druhou stranu jde o systém náročnější na znalosti i čas, takže většina podnikatelů jeho vedení přenechává profesionální účetní nebo specializované účetní firmě.
Z hlediska daně z příjmů se příjmy rozdělují na daňové (zdanitelné) a nedaňové (nezdaňované):
Mezi daňové příjmy patří zejména tržby z prodeje zboží, výrobků a služeb, příjmy z poskytování různých služeb, úroky z podnikatelského účtu, náhrady od pojišťovny související s podnikáním, příjmy z prodeje majetku zařazeného v obchodním majetku a také přijaté zálohy, pokud je ve své daňové evidenci považujete za příjem. Tyto příjmy vstupují do základu daně a jsou základem pro výpočet daně z příjmů.
Naproti tomu nedaňové příjmy jsou takové, které nejsou předmětem daně, jsou od daně osvobozené nebo z povahy věci nemají vliv na výsledek podnikání. Typicky jde o vklady podnikatele z jeho osobních prostředků do podnikání, přijaté úvěry a půjčky, některé druhy dotací (například investiční, které se posuzují jinak než běžný provozní příjem), vrácení nadměrného odpočtu DPH či jiné zákonem osvobozené příjmy.
Tyto položky je dobré vést v evidenci (kvůli přehledu o majetku a závazcích), ale nepatří do základu daně z příjmů.
Záleží na tom, jaký režim používáte. Pokud vedete daňovou evidenci, řídíte se principem „zaplaceno = zdaněno“. To znamená, že rozhodující je okamžik, kdy vám peníze skutečně přijdou na účet nebo do pokladny. U účetnictví se naopak vychází z akruálního principu – příjem se zachycuje jako výnos v okamžiku uskutečnění plnění (dodání zboží, poskytnutí služby), i když ještě není zaplacen. Z toho následně vychází i výpočet základu daně.
Ne v plném rozsahu, ale i při paušálních výdajích musíte vést alespoň evidenci příjmů a pohledávek, abyste byli schopni doložit stav podnikání a správně vyplnit daňové přiznání a přehledy pro OSSZ a zdravotní pojišťovny.
Zjednodušeně řečeno: sečtěte všechny své reálné daňově uznatelné výdaje (včetně odpisů majetku) a porovnejte je s částkou, kterou byste získali jako paušální výdaje (procento z příjmů podle typu činnosti – 80 %, 60 %, 40 %, 30 %). Pokud jsou vaše reálné náklady dlouhodobě vyšší než paušál, vyplatí se vám skutečné výdaje. O výhodách paušálních výdajů pro OSVČ se více dočtete v našem článku.
Přechod je spojený s úpravami základu daně – zejména u zásob, pohledávek, závazků a majetku. Zákon o daních z příjmů stanoví, jak tyto položky zohlednit, aby nedošlo k dvojímu zdanění nebo naopak k vypadnutí části příjmů či výdajů. Prakticky to znamená, že k poslednímu dni „starého“ režimu provedete inventuru a v daňovém přiznání zahrnete úpravy. Bez odborné pomoci se tyto přechody dělají složitě, proto se vyplatí zapojit účetního nebo daňového poradce.
Základní pravidlo pro uznání výdajů z pohledu daně z příjmů říká, že daňovými výdaji jsou ty, které byly vynaloženy na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů. Jinými slovy – výdaj musí mít skutečnou souvislost s vaším podnikáním a musíte být schopni tuto souvislost doložit, typicky fakturou, smlouvou, objednávkou nebo jiným relevantním dokladem.
Mezi daňově uznatelné výdaje v podnikání patří například nákup zboží, materiálu a surovin (třeba materiál na konkrétní zakázku), mzdy zaměstnanců včetně povinných odvodů, platby sociálního a zdravotního pojištění za zaměstnance i za samotnou OSVČ, nájemné za kancelář, provozovnu či sklad, stejně jako výdaje za energie a služby – elektřinu, vodu, internet nebo telefon. Patří sem také cestovní náhrady, ubytování a doprava na služebních cestách, odměny a platby dodavatelům služeb, jako jsou účetní, právníci, marketingové agentury nebo IT specialisté.
U dlouhodobého majetku (například auto, stroj nebo dražší technika) se neuplatňuje do nákladů celá pořizovací cena najednou, ale prostřednictvím daňových odpisů rozložených do více let. Daňově uznatelné mohou být i povinné pojistky související s podnikáním, například pojištění odpovědnosti.
Některé věci se často používají jak pro podnikání, tak i soukromě (např. automobil, mobilní telefon, internet nebo home office). V takových případech se proto uplatňuje jen poměrná část výdajů odpovídající skutečnému využití pro podnikání. Podnikatel by měl být schopen tento poměr rozumně zdůvodnit a v případě potřeby doložit – například knihou jízd u auta nebo odhadem podílu pracovních hovorů a soukromého používání u telefonu.
Používáte služební auto k soukromým účelům? Přečtěte si, jak to správně zavést do daní.
Nedaňové výdaje (daňově neuznatelné výdaje) jsou takové výdaje, které sice skutečně zaplatíte, ale nelze je uplatnit pro účely snížení základu daně. Zákon o daních z příjmů je uvádí, a to v podobě demonstrativního výčtu, tedy seznamu typických příkladů, nikoli úplně všech možností.
Z nejtypičtějších možností můžeme uvést například náklady na pořízení hmotného a nehmotného majetku, jako je kupní cena auta, stroje nebo vybavení kanceláře – tyto částky se neuplatňují jednorázově, ale postupně prostřednictvím daňových odpisů.
Dále sem spadají výdaje na reprezentaci (typicky občerstvení na schůzkách, káva nebo večeře s klientem, dražší dárky či luxusní pohoštění). Nedaňovými výdaji jsou také pokuty, penále a sankce uložené státními orgány, výdaje související s vlastním kapitálem (například náklady na zvýšení základního kapitálu u společnosti s ručením omezeným). Do této kategorie mohou spadat i některé finanční náklady, například určitá část úroků.
V daňové evidenci tyto výdaje běžně vedete spolu s ostatními, ale při výpočtu daně je musíte ze základu daně vyloučit, takže na výslednou daňovou povinnost nemají přímý vliv.
Pan Novák je grafik na volné noze. Během roku mu na účet i do pokladny přicházejí různé platby a stejně tak z nich peníze odcházejí. Vše na první pohled vypadá jako prosté příjmy a výdaje, ale z daňového pohledu se každá částka chová jinak.
V lednu vystaví fakturu za návrh webu na 40 000 Kč. Klient mu ji uhradí na účet. Jde o typický daňový příjem – přímý výsledek jeho podnikání, který vstupuje do základu daně.
V únoru navrhne logo pro jinou firmu, faktura je na 15 000 Kč a klient zaplatí v hotovosti. Z hlediska daní je to úplně stejná situace: příjem z podnikání, který se kvůli dani z příjmů počítá do základu daně.
Během roku pak pan Novák realizuje další zakázky (grafické návrhy, úpravy webu, bannery apod.). Dohromady tak za celý rok přijme od klientů 500 000 Kč – to jsou veškeré jeho daňové příjmy z podnikání.
Nejste si jistí, jak správně postupovat v oblasti daní, abyste nešlápli vedle? Pomůžeme vám zorientovat nejen v zákoně, ať už jde o řešení konkrétní daňové situace, přípravu na kontrolu ze strany finančního úřadu či obranu před soudem.
V březnu si pan Novák vezme podnikatelský úvěr 200 000 Kč na nové vybavení studia. Na účtu se mu sice objeví vysoká částka, ale nejde o výdělek, nýbrž o dluh – závazek vůči bance. Z pohledu daní to není daňový příjem a do základu daně se nezapočítá.
V dubnu si pak pošle ze svého osobního účtu na podnikatelský účet 50 000 Kč jako vlastní vklad, aby měl rezervu na provoz. I tady jde o příliv peněz do podnikání, ale opět nejde o zisk. Je to jen posílení vlastních zdrojů, a tedy nedaňový příjem.
Za rok tak pan Novák přijme 250 000 Kč nedaňových příjmů (úvěr + vlastní vklady), které nevstupují do základu daně.
V lednu koupí pan Novák grafický software za 12 000 Kč a zaplatí tiskárně 8 000 Kč za tisk letáků pro klienta. Obě platby přímo souvisejí s jeho zakázkami, jsou tedy daňově uznatelné výdaje.
Každý měsíc platí nájem kanceláře 10 000 Kč a zhruba 3 000 Kč za elektřinu a internet. Za celý rok tak na nájem zaplatí 120 000 Kč a na energie a internet 36 000 Kč. Bez kanceláře ani energií by neměl kde a jak pracovat, takže i tyto částky patří mezi daňově uznatelné provozní výdaje.
V květnu pozve pan Novák důležitého klienta na oběd do restaurace, kde spolu probírají nový projekt. Útrata 1 500 Kč se zaplatí podnikatelskou kartou. Z hlediska daně jde o reprezentaci, tedy nedaňový výdaj. V evidenci se sice objeví, ale při výpočtu základu daně se z výsledku vyloučí.
V červnu dostane pan Novák pokutu 2 000 Kč od finančního úřadu. Uhradí ji z firemního účtu, takže jde o skutečný výdaj podnikání. Jenže pokuty a penále uložené úřady jsou zákonem označené jako nedaňové výdaje. To znamená, že jimi nemůže snižovat daňovou povinnost, i když mu reálně odčerpaly peníze.
V průběhu roku také omylem zaplatí z podnikatelského účtu čistě soukromý nákup za 5 000 Kč. Z účetního/do evidenčního hlediska je to stále výdaj z účtu, ale daňově jde o soukromou spotřebu, která základ daně neovlivní.
V červenci koupí pan Novák nový výkonný počítač a velký monitor za celkem 120 000 Kč. Částku uhradí najednou z podnikatelského účtu.
Protože pořizovací cena počítače je vyšší než limit pro dlouhodobý hmotný majetek stanovený zákonem a počítač bude používat déle než jeden rok, zařadí ho do obchodního majetku jako dlouhodobý hmotný majetek (výpočetní technika v 1. odpisové skupině).
V prvním roce si pan Novák podle zákonných sazeb vypočítá daňový odpis 24 000 Kč. Těchto 24 000 Kč už je daňově uznatelný výdaj, který snižuje základ daně. Zbytek pořizovací ceny bude uplatňovat formou odpisů v dalších letech.
Takže:
Na konci roku si pan Novák sedne k daňové evidenci a snaží se dát celý rok do čísel. Zjistí například, že:
Pro výpočet základu daně ho zajímá pouze 500 000 Kč daňových příjmů.
Na straně výdajů vidí celkovou částku 328 500 Kč. Když si je rozdělí, zjistí, že z toho:
Pro daň ho zajímá jen rozdíl mezi daňovými příjmy a daňově uznatelnými výdaji. To znamená, že proti 500 000 Kč příjmů postaví 200 000 Kč daňových výdajů a vyjde mu základ daně 300 000 Kč. Z této částky se pak počítá daň z příjmů.
Příjmy a výdaje nejsou pro finanční úřad totéž, co pro váš bankovní účet. Rozlišuje se mezi daňovými a nedaňovými příjmy a výdaji – jen ty daňové vstupují do základu daně. Daňovými příjmy jsou typicky tržby z prodeje zboží a služeb, úroky z podnikatelského účtu nebo náhrady od pojišťovny související s podnikáním. Naopak úvěry, půjčky, vlastní vklady nebo určité dotace jsou nedaňové příjmy – v evidenci je vidíte, ale daň z nich neplatíte. U výdajů platí základní pravidlo: aby byl výdaj daňově uznatelný, musí prokazatelně souviset s dosažením, zajištěním nebo udržením zdanitelných příjmů a musíte ho umět doložit. Reprezentace, pokuty, jednorázové pořízení majetku nebo čistě soukromé platby patří mezi nedaňové výdaje, a proto vám základ daně nesníží.
Pro výpočet daně z příjmů je pak klíčové, jakým způsobem své finance vedete. Menší OSVČ obvykle používají daňovou evidenci příjmů a výdajů a uplatňují buď skutečné výdaje, nebo paušální výdaje procentem z příjmů. Větší a složitější podnikání už spadá do podvojného účetnictví, které sleduje celý majetek, závazky a výsledovku firmy, a slouží nejen pro účely daní, ale i pro banky a investory. Na příkladu pana Nováka je vidět, že stejné „příchody a odchody“ peněz se z daňového pohledu chovají různě: úvěr nebo vlastní vklad nejsou ziskem, pořízení počítače se promítá do daní postupně přes odpisy a obědy s klienty či pokuty sice zhorší cash flow, ale základ daně nesníží. Kdo tyto rozdíly chápe a umí je v evidenci správně rozlišit, většinou platí na daních méně a zároveň se vyhne zbytečným sporům s finančním úřadem.
Záleží na typu dotace. Provozní dotace (např. na mzdy, nájem nebo provoz) jsou daňovým příjmem a vstupují do základu daně. Naopak některé investiční dotace mohou být posuzovány jinak a promítají se postupně prostřednictvím odpisů nebo úprav majetku.
Oblečení je daňovým výdajem jen tehdy, pokud je zjevně určené k výkonu povolání (pracovní oděv, uniforma, ochranné pomůcky, oblečení s logem firmy apod.). Běžné společenské oblečení, byť ho nosíte na jednání s klienty, je považované za osobní spotřebu a nejde o daňově uznatelný náklad.
Dlouhodobý majetek (např. auto, stroje, dražší technika) se do daňových výdajů promítá postupně prostřednictvím daňových odpisů. Zákon stanoví odpisové skupiny a minimální dobu odpisování; vy si zvolíte rovnoměrný nebo zrychlený odpis a podle toho každý rok uplatníte příslušnou část pořizovací ceny.
Nejste si jistí, jak správně postupovat v oblasti daní, abyste nešlápli vedle? Pomůžeme vám zorientovat nejen v zákoně, ať už jde o řešení konkrétní daňové situace, přípravu na kontrolu ze strany finančního úřadu či obranu před soudem.
Ondřej je ten člověk, v jehož hlavě uzrál nápad poskytovat advokátní služby online. Právním službám se věnuje již déle než 10 let a rád klientům pomáhá, když si nevědí rady s právními problémy.
Osobně i online. Stačí si vybrat vhodnou službu, nebo zvolit nezávislou konzultaci když si nejste jistí.
