Služební auto k soukromým účelům

Rychlý přehled

• Služební auto používané jen k práci zaměstnanci nezvyšuje mzdu a nevzniká z něj nepeněžní příjem. Jakmile ho ale zaměstnanec smí využívat i soukromě, musí mu zaměstnavatel každý měsíc přičíst ke mzdě zdanitelný benefit.
• U běžného auta jde o 1 % ze vstupní ceny, u nízkoemisního 0,5 % a u bezemisního 0,25 %. Minimálně se počítá 1 000 Kč měsíčně.
• Samostatně je nutné řešit také pohonné hmoty, knihu jízd, krácení daňových nákladů a odpovědnost za škodu.
• Největší chyby vznikají tehdy, když firma auto zaměstnanci „neformálně půjčí“, ale nemá k tomu písemná pravidla.

Potřebujete ve firmě nastavit pravidla pro služební auta tak, aby obstála i při sporu se zaměstnancem nebo kontrole? Připravíme vám dohodu o užívání služebního vozu, interní pravidla i související ustanovení do pracovní dokumentace. Vyřešíme, kdo platí PHM, co se stane při nehodě, zda může auto řídit rodinný příslušník a jak se auto vrací při skončení pracovního poměru.

Firemní auto pouze k pracovním účelům

Pokud zaměstnanec používá služební vůz výhradně k pracovním účelům – tedy k výkonu své práce v rámci zaměstnání (např. služební cesty, návštěvy klientů, rozvoz zboží apod.), situace je z hlediska daní, odvodů a účetnictví podstatně jednodušší a méně administrativně náročná než při kombinovaném (služebním i soukromém) využití.

Pokud má zaměstnanec vozidlo k dispozici pouze pro služební účely, nevzniká mu žádný nepeněžní příjem. Zaměstnavatel proto nemusí „přidanit“ žádnou částku ve mzdě zaměstnance, nevzniká zdanitelný příjem ani odvod sociálního a zdravotního pojištění.

Rozhodující je, že vozidlo není zaměstnanci zpřístupněno k soukromým účelům. Typicky to znamená, že:

• vozidlo po práci nechává na pracovišti,
• vozidlo nemá k dispozici mimo pracovní dobu,
• nebo používá vozidlo jen se souhlasem nadřízeného k pracovní cestě.

Zaměstnavatel je v tomto případě povinen vést knihu jízd, aby mohl doložit, že služební vozidlo je skutečně využíváno výhradně k pracovním účelům.

Veškeré výdaje spojené s provozem takového vozidla jsou pro zaměstnavatele daňově uznatelné, protože vozidlo slouží výhradně k dosažení zdanitelných příjmů. Mezi uznatelné náklady patří například odpisy pořizovací ceny vozidla, výdaje na pohonné hmoty, opravy a údržba, pojištění, stejně jako dálniční poplatky a parkovné. Pokud vozidlo není zaměstnanci k soukromému využití vůbec zpřístupněno, pak není třeba tyto výdaje nijak krátit.

Jako alternativu lze uplatnit i tzv. paušální výdaj na dopravu ve výši 5 000 Kč měsíčně, ale opět pouze za podmínky, že vozidlo není ani částečně využíváno pro soukromé účely.

Ve spoustě případů však zaměstnavatelé dají svým zaměstnancům služební auto zcela k dispozici a umožní jeho použití i k soukromým účelům. V tomto případě se ze služebního auta stává pracovní benefit a mění se tím podmínky jeho použití, danění a odvodů.

Tip z praxe: U soukromého užívání služebního auta nestačí ústní dohoda. Pokud nejsou pravidla písemně, bývá problém hlavně při nehodě, poškození auta, sporu o PHM nebo při odchodu zaměstnance. Chcete mít jistotu, že dohoda myslí na všechny tyto situace? Nechte si ji připravit advokátem.

Služební auto jako nepeněžitý příjem zaměstnance

Pokud zaměstnavatel poskytne zaměstnanci služební automobil i pro soukromé účely, vzniká zaměstnanci tzv. nepeněžní příjem, který vstupuje do základu pro výpočet daně z příjmů. Tento příjem se nepočítá podle skutečného rozsahu využití auta, ale podle vstupní ceny vozidla a stanoveného procenta, a to za každý i započatý měsíc, kdy má zaměstnanec automobil k dispozici

Konkrétní výše nepeněžního příjmu se liší podle emisní kategorie vozidla:

• 0,25 % vstupní ceny vozidla měsíčně, pokud jde o bezemisní vozidlo (například elektromobil),
• 0,5 % u nízkoemisního vozidla (například plug-in hybrid),
• 1 % u ostatních běžných silničních motorových vozidel.

Toto pravidlo vychází ze zákona o daních z příjmů, konkrétně z úpravy příjmů ze závislé činnosti. Zákon pracuje s tím, že rozhodující není skutečný počet soukromě ujetých kilometrů, ale samotná možnost používat vozidlo i k soukromým účelům. Proto se benefit počítá za každý i započatý kalendářní měsíc, kdy má zaměstnanec auto k dispozici.

Bezemisní vs. nízkoemisní vozidlo

Pro účely daně z příjmů se bezemisním vozidlem rozumí takové silniční motorové vozidlo, které:

• používá výlučně elektrickou energii nebo vodík,
• případně jde o jiné vozidlo, jehož provoz nevytváří žádné emise CO₂.

Typickým příkladem jsou elektromobily nebo vozidla na vodíkové palivové články.

Nízkoemisním vozidlem je naproti tomu každé jiné silniční motorové vozidlo, které:

• splňuje požadavky na nízkoemisní vozidlo podle zvláštního zákona o podpoře nízkoemisních vozidel,
• ale nesplňuje podmínky bezemisního vozidla.

Tedy např. plug-in hybridní vozy, které mohou část cesty jet na elektřinu, ale v kombinovaném provozu stále produkují emise CO₂ – byť na relativně nízké úrovni.

Zákon současně stanoví minimální výši tohoto příjmu, a to 1 000 Kč měsíčně – i v případech, kdy by byla procentuálně vypočtená částka nižší.

Tento nepeněžní příjem se přičítá ke mzdě zaměstnance a podléhá běžnému zdanění i odvodům sociálního a zdravotního pojištění. Výhodou tohoto režimu je jednoduchost – nezáleží na tom, kolik kilometrů zaměstnanec soukromě ujede, ale pouze na tom, že má auto k dispozici pro soukromé účely.

Z praxe: Častý omyl zaměstnavatelů je představa, že se benefit daní jen tehdy, když zaměstnanec auto skutečně soukromě použije. Pro daňové účely je ale podstatné už to, že má vozidlo k soukromému užívání k dispozici. Pokud tedy auto stojí celý měsíc před domem zaměstnance, ale soukromě s ním nevyjede, neznamená to automaticky, že benefit nevznikl.

Jak určit vstupní cenu vozidla

Vstupní cenou se obvykle rozumí kupní cena včetně DPH, tedy částka, kterou podnikatel nebo firma zaplatí za nákup vozu. Do této částky se mohou započítat i další výdaje spojené s pořízením nebo uvedením do užívání – například zůstatková cena technického zhodnocení při odkupu auta z leasingu, neuznatelné leasingové splátky či zálohy na užívání, pokud podnikatel nevede účetnictví.

Započítat lze také doložitelné výdaje na opravy nebo úpravy auta provedené krátce před jeho zařazením do obchodního majetku. Tyto náklady pak ovlivňují výši odpisů.

Služební auto pro soukromé účely – kalkulačka

Bezemisní vozidlo (např. elektromobil)

Zaměstnanec dostane k dispozici bezemisní vůz, jehož vstupní cena činí 1 000 000 Kč včetně DPH. Jelikož jde o bezemisní automobil, příjem zaměstnance se počítá jako 0,25 % ze vstupní ceny za každý měsíc.

• Výpočet: 0,25 % × 1 000 000 Kč = 2 500 Kč/měsíc

Nízkoemisní vozidlo (např. plug-in hybrid)

Zaměstnanec má k dispozici plug-in hybrid v pořizovací ceně 800 000 Kč včetně DPH. Pro tento typ vozidla se uplatní sazba 0,5 %.

• Výpočet: 0,5 % × 800 000 Kč = 4 000 Kč/měsíc

Běžné osobní auto (např. benzínový vůz)

Zaměstnanci je poskytnut vůz v pořizovací ceně 500 000 Kč včetně DPH, který není nízkoemisní ani bezemisní. Uplatní se tedy sazba 1 %.

• Výpočet: 1 % × 500 000 Kč = 5 000 Kč/měsíc

Více služebních aut v jednom měsíci

Pokud má zaměstnanec během jednoho měsíce přidělena různá vozidla, ale používá je postupně, započítává se pouze to, které má nejvyšší vstupní cenu. Pokud však užívá více aut současně, jejich hodnoty se sčítají. Jak to v praxi funguje si pojďme vysvětlit na příkladech:

Zaměstnanec v měsíci auta vystřídá

Paní Lucie, obchodní zástupkyně, měla v květnu nejprve k dispozici benzinové firemní auto v hodnotě 400 000 Kč. To se ale 12. května porouchalo, a tak jí firma přidělila náhradní elektromobil s pořizovací cenou 1 000 000 Kč.

Ačkoli jedno auto využívala jen část měsíce a druhé pak zbytek, pro daňové účely se neřeší přesné dny – rozhoduje nejvyšší pořizovací cena z vozidel, která měla k dispozici. Jelikož elektromobil stál více a spadá do kategorie bezemisních vozidel, její nepeněžní příjem za květen činí 0,25 % z této částky, tedy 2 500 Kč.

Zaměstnanec používá více aut současně

Pan Marek je technický ředitel a má ve firmě přidělena hned tři auta, která může využívat i soukromě – osobní vůz, hybridní SUV a elektromobil. Všechna auta má trvale k dispozici.

Protože auta užívá souběžně, nepočítá se jen nejdražší z nich, ale každé zvlášť. Jeho měsíční nepeněžní příjem pak vypadá takto:

• benzínové auto za 500 000 Kč → 1 % = 5 000 Kč
• hybridní vůz za 800 000 Kč → 0,5 % = 4 000 Kč
• elektromobil za 1 200 000 Kč → 0,25 % = 3 000 Kč

Celkem se tedy panu Markovi započítá 12 000 Kč měsíčně

Služební auto a pohonné hmoty

Hrazení pohonných hmot je možné ve dvou základních režimech:

PHM hradí zaměstnanec sám

Nejčastější variantou je, že si zaměstnanec spotřebované PHM při soukromých jízdách sám zaplatí. To lze řešit například srážkou ze mzdy, refundací nebo dotankováním vozu do původního stavu.

PHM hradí zaměstnavatel

Pokud zaměstnavatel uhradí i pohonné hmoty spotřebované při soukromých jízdách, jedná se o další nepeněžní příjem zaměstnance, který musí být započten do jeho mzdy a zdaněn stejně jako běžný příjem (včetně odvodů na sociální a zdravotní pojištění).

Příklad z praxe: Zaměstnavatel poskytl obchodnímu zástupci služební auto i pro soukromé jízdy, ale v dohodě neupravil, kdo platí pohonné hmoty o víkendech. Zaměstnanec používal firemní tankovací kartu i pro soukromé cesty a firma částky několik měsíců neřešila. Spor vznikl až při ukončení pracovního poměru, kdy zaměstnavatel chtěl část nákladů zpětně srazit ze mzdy. Právě podobným situacím má předejít písemná dohoda, která jasně stanoví režim tankování, evidenci jízd a způsob vyúčtování.

Povinnosti zaměstnance

Zaměstnanec, který má možnost používat služební automobil i mimo pracovní dobu, je povinen vést podrobnou knihu jízd. Ta je klíčová pro rozlišení mezi služebními a soukromými cestami, což je nezbytné při vyúčtování nákladů na pohonné hmoty i pro daňovou evidenci zaměstnavatele.

Současně je zaměstnanec povinen řídit se interními pravidly zaměstnavatele nebo uzavřenou dohodou o užívání služebního vozidla. Tato pravidla mohou určovat například maximální počet kilometrů povolených pro soukromé jízdy, podmínky tankování, odpovědnost v případě nehody nebo zákaz půjčování auta třetím osobám.

V praxi doporučujeme, aby zaměstnanec dostal pravidla užívání auta písemně a potvrdil jejich převzetí. Nestačí jen předat klíče a technický průkaz. Při nehodě, poškození vozu nebo sporu o soukromé kilometry se pak zaměstnavatel i zaměstnanec mohou opřít o konkrétní pravidla, nikoli o rozdílné vzpomínky na ústní dohodu.

Povinnosti zaměstnavatele

Zaměstnavatel, který svým zaměstnancům umožňuje využívat služební automobil – ať už pouze k pracovním účelům, nebo i k soukromému užívání – musí dodržovat řadu daňových, účetních i pracovněprávních pravidel.

Pokud je vozidlo zaměstnanci k dispozici i pro soukromé jízdy, považuje se to za nepeněžní benefit. Zaměstnavatel má v takovém případě povinnost tento benefit zdanit – obvykle částkou odpovídající 1 % vstupní ceny vozu (včetně DPH) měsíčně. Nezáleží přitom na tom, zda zaměstnanec vůz skutečně soukromě využije – rozhodující je samotná možnost využití. Minimálně je tak nutné každý měsíc připočítat do mzdy zaměstnance alespoň 1 000 Kč a z této částky odvést sociální a zdravotní pojištění.

Zaměstnavatel je dále zodpovědný za správné účetní zpracování provozních nákladů. U vozidel určených výhradně ke služebnímu využití lze veškeré výdaje uplatnit v plné výši. Pokud je automobil využíván kombinovaně (služebně i soukromě), je nutné náklady přiměřeně krátit, případně jejich daňovou uznatelnost doložit poměrem skutečného využití. Alternativně může právnická osoba uplatnit tzv. paušální výdaj na dopravu ve výši 5 000 Kč měsíčně, avšak pouze tehdy, pokud vozidlo není využíváno k soukromým účelům.

Součástí povinností je také vedení knihy jízd. I když knihu fyzicky vyplňuje zaměstnanec, plnou odpovědnost za její správnost a archivaci nese zaměstnavatel. V případě kontroly slouží jako důležitý důkaz o oprávněnosti daňových výdajů.

V neposlední řadě je zaměstnavatel povinen zajistit odpovídající pojištění vozidla – jak zákonné (povinné ručení), tak případně havarijní pojištění. Doporučuje se rovněž uzavřít se zaměstnancem písemnou dohodu o užívání vozu, která jasně stanoví podmínky jeho používání – například maximální počet kilometrů, způsob hrazení pohonných hmot při soukromých jízdách, odpovědnost za škody či pravidla pro případ nehody.

Sepsání dohody o užívání služebního vozidla doporučujeme řešit ještě před předáním klíčů. Ušetříte si tím pozdější dohady o tom, kdo hradí spoluúčast z havarijního pojištění, zda zaměstnanec směl jet autem na dovolenou nebo zda mohl vozidlo půjčit partnerovi. Připravíme vám dohodu na míru online a za předem známou cenu.

Co by měla obsahovat dohoda o užívání služebního auta

Dohoda o užívání služebního vozidla by měla být konkrétní. Čím obecnější pravidla zvolíte, tím větší prostor vzniká pro spory. V dokumentu proto doporučujeme upravit zejména:

• kdo může vozidlo používat a zda ho smí řídit i rodinný příslušník,
• zda je povoleno soukromé užívání a v jakém rozsahu,
• zda může zaměstnanec jezdit autem do zahraničí,
• kdo hradí pohonné hmoty při soukromých jízdách,
• jak se vede kniha jízd a kdo kontroluje její správnost,
• jak se řeší nehoda, pokuta, poškození auta nebo spoluúčast z pojištění,
• zda existuje měsíční limit soukromých kilometrů,
• kdy a v jakém stavu musí zaměstnanec auto vrátit,
• co se stane při skončení pracovního poměru, dlouhodobé nemoci nebo rodičovské dovolené.

Dobře napsaná dohoda chrání obě strany. Zaměstnanec ví, co si může dovolit, a zaměstnavatel má podklad pro řešení škod, tankování, evidence i vrácení vozidla. Pokud chcete mít jistotu, že dohoda odpovídá vašemu provozu a pracovním vztahům, připravíme vám ji na míru.

Jak by měla vypadat kniha jízd

V knize jízd je třeba uvádět takové údaje, aby bylo možné prokázat, zda vozidlo bylo skutečně používáno k pracovním, nebo soukromým účelům. Záznamy slouží nejen internímu sledování, ale zejména jako důkaz pro finanční úřad v případě kontroly.

Na začátku knihy by měly být uvedeny identifikační údaje vozidla: tedy typ vozu, SPZ (státní poznávací značka), dále také počáteční a koncový stav tachometru – konkrétně k 1. lednu a 31. prosinci daného roku. Tyto údaje umožňují ověřit celkový roční nájezd a jeho rozdělení mezi pracovní a soukromé jízdy. Nezbytné je rovněž zaznamenat datum zahájení používání vozidla k podnikatelské činnosti a případně datum ukončení jeho provozu.

Důležitým údajem je také průměrná spotřeba paliva, která musí odpovídat hodnotám uvedeným ve velkém technickém průkazu. Právě podle této spotřeby se totiž často počítá náhrada za pohonné hmoty – například v případech, kdy se vozidlo nevede v obchodním majetku.

Každou jízdu je pak třeba do knihy jíst zaznamenat. Konkrétně byste neměli zapomenout uvést:

• Datum jízdy – každá jednotlivá jízda musí být zaznamenaná s konkrétním dnem.
• Účel jízdy – např. „nákup kancelářského materiálu“, „návštěva klienta“, „dovolená“ apod.
• Místo výjezdu a cílová destinace – tedy odkud a kam bylo jet, například „Praha – Brno“.
• Počet ujetých kilometrů – za každou cestu zvlášť.
• Stav tachometru na začátku a na konci každé jízdy, který slouží k ověření ujeté vzdálenosti.
• Jméno řidiče – zejména pokud je vozidlo sdílené více zaměstnanci.

Knihu jízd je možné vést ručně (papírový formulář), v tabulkovém programu (např. v Excelu), nebo pomocí elektronických aplikací či GPS systému. Je zásadní, aby jednotlivé záznamy v knize jízd byly řazeny chronologicky a logicky na sebe navazovaly.

Výhody a nevýhody služebního automobilu

Výhody pro zaměstnance

• Neplatíte pořizovací cenu auta – vozidlo není vaše, ale přesto ho můžete využívat.
• Neřešíte údržbu, servis ani pojištění – o všechny provozní náklady se stará zaměstnavatel.
• Můžete auto využívat i mimo práci – třeba na celý na víkend, delší dovolenou nebo běžné osobní cesty.
• Nemusíte mít vlastní auto – ušetříte tak na investici do soukromého vozu.
• Vozidlo bude pravděpodobně moderní, dobře vybavené a bezpečné – firmy často pořizují novější auta.
• Šetříte čas – neřešíte údržbu, STK ani zimní pneumatiky.

Nevýhody pro zaměstnance

• Zdaní se vám nepeněžní příjem – každý měsíc se vám přičte k hrubé mzdě částka 1 %, 0,5 % nebo 0,25 % ze vstupní ceny auta (včetně DPH) a zaplatíte z ní daň, sociální i zdravotní pojištění. Tato částka se odečítá, i když auto příliš nevyužíváte, rozhodující totiž je, že ho máte k dispozici.
• Musíte vést knihu jízd – musíte zaznamenávat , které jízdy byly pracovní a které soukromé.
• Pohonné hmoty za soukromé jízdy hradíte vy – formou úhrady nebo srážky ze mzdy.
• Musíte dodržovat firemní pravidla – například můžete najezdit jen omezený počet kilometrů.
• V případě nehody můžete nést odpovědnost – přesné podmínky záleží na dohodě se zaměstnavatelem.

Výhody pro zaměstnavatele

• Získáváte konkurenční výhodu na trhu práce – služební auto je atraktivní benefit.
• Můžete náklady na vozidlo uplatnit daňově – pokud vozidlo slouží k pracovním cestám, většinu nákladů můžete zahrnout do daňově uznatelných výdajů.
• Máte možnost uplatnit odpočet DPH – pokud vozidlo slouží ekonomické činnosti.
• Stanovíte jasná pravidla užívání – můžete omezit soukromé jízdy, nastavit úhrady nebo pojistné limity.
• Vozidlo vlastníte, takže si zachováváte kontrolu nad jeho využitím i stavem.

Nevýhody pro zaměstnavatele

• Musíte evidovat nepeněžní příjem zaměstnance – každý měsíc jej započítat do mzdy a odvést odvody.
• V případě soukromého užívání nelze uplatnit paušál na dopravu – musíte evidovat skutečné náklady.
• Je třeba pečlivě vést knihu jízd – ideálně elektronicky, jinak hrozí zpochybnění nákladů ze strany správce daně.
• Omezený odpočet DPH v případě kombinovaného využití – musíte vypočítat poměr služebních a soukromých kilometrů.
• Zvýšená administrativní zátěž – evidence, kontrola, údržba vozového parku, pojistky apod.

Shrnutí

Služební auto může zaměstnanec využívat buď jen k práci, nebo i k soukromým účelům. Pokud je určeno výhradně k pracovní činnosti, nevzniká žádný nepeněžní příjem a náklady na provoz jsou pro firmu plně daňově uznatelné. Jakmile je ale auto poskytnuto i k soukromým jízdám, považuje se za zaměstnanecký benefit, který se daní. Výše tohoto příjmu se určuje procentem z pořizovací ceny vozu: 1 % u běžného auta, 0,5 % u nízkoemisního a 0,25 % u bezemisního. Minimálně se přičítá 1 000 Kč měsíčně.

Zaměstnanec si obvykle platí pohonné hmoty za soukromé jízdy sám, případně mu vzniká další zdanitelný příjem. Povinností je vést knihu jízd a řídit se pravidly firmy, například ohledně limitu kilometrů nebo odpovědnosti za škody.

Pro zaměstnance je výhodou, že nemusí vlastnit auto ani se starat o jeho provoz. Nevýhodou je zdanění příjmu i administrativní povinnosti. Pro zaměstnavatele je auto atraktivní benefit, ale nese s sebou větší daňovou a účetní zátěž a nutnost přesné evidence.