Zvažujete, zda zaměstnanci poskytnout služební vůz i pro soukromé jízdy? Nebo jste naopak tím šťastlivcem, kterému firma nabídla auto, se kterým může po práci klidně odjet někam na víkend? Ať už stojíte na kterékoliv straně, je důležité vědět, co z takového benefitu vyplývá. Jak se firemní auto daní, kdy vzniká nepeněžní příjem, co vše je třeba evidovat a kdo platí pohonné hmoty? V článku přehledně vysvětlíme pravidla, výhody i úskalí služebního auta určeného k soukromým účelům.
Pokud zaměstnanec používá služební vůz výhradně k pracovním účelům – tedy k výkonu své práce v rámci zaměstnání (např. služební cesty, návštěvy klientů, rozvoz zboží apod.), situace je z hlediska daní, odvodů a účetnictví podstatně jednodušší a méně administrativně náročná než při kombinovaném (služebním i soukromém) využití.
Zajímá vás, jak funguje koupě a prodej firemního auta? Odpověď naleznete v dalším článku.
Pokud má zaměstnanec vozidlo k dispozici pouze pro služební účely, nevzniká mu žádný nepeněžní příjem. Zaměstnavatel proto nemusí „přidanit“ žádnou částku ve mzdě zaměstnance, nevzniká zdanitelný příjem ani odvod sociálního a zdravotního pojištění.
Rozhodující je, že vozidlo není zaměstnanci zpřístupněno k soukromým účelům. Typicky to znamená, že:
Zaměstnavatel je v tomto případě povinen vést knihu jízd, aby mohl doložit, že služební vozidlo je skutečně využíváno výhradně k pracovním účelům.
Zajistíme pro vás koupi nebo prodej jakékoli movité věci po právní stránce bez nejasností a kliček. Podepisovat můžete už za 3 dny.
Veškeré výdaje spojené s provozem takového vozidla jsou pro zaměstnavatele daňově uznatelné, protože vozidlo slouží výhradně k dosažení zdanitelných příjmů. Mezi uznatelné náklady patří například odpisy pořizovací ceny vozidla, výdaje na pohonné hmoty, opravy a údržba, pojištění, stejně jako dálniční poplatky a parkovné. Pokud vozidlo není zaměstnanci k soukromému využití vůbec zpřístupněno, pak není třeba tyto výdaje nijak krátit.
Jako alternativu lze uplatnit i tzv. paušální výdaj na dopravu ve výši 5 000 Kč měsíčně, ale opět pouze za podmínky, že vozidlo není ani částečně využíváno pro soukromé účely.
Máte auto na firmu a nevíte, zda volit reálné náklady nebo paušál na dopravu? Poradí vám náš článek.
Ve spoustě případů však zaměstnavatelé dají svým zaměstnancům služební auto zcela k dispozici a umožní jeho použití i k soukromým účelům. V tomto případě se ze služebního auta stává pracovní benefit a mění se tím podmínky jeho použití, danění a odvodů.
Pokud zaměstnavatel poskytne zaměstnanci služební automobil i pro soukromé účely, vzniká zaměstnanci tzv. nepeněžní příjem, který vstupuje do základu pro výpočet daně z příjmů. Tento příjem se nepočítá podle skutečného rozsahu využití auta, ale podle vstupní ceny vozidla a stanoveného procenta, a to za každý i započatý měsíc, kdy má zaměstnanec automobil k dispozici
Konkrétní výše nepeněžního příjmu se liší podle emisní kategorie vozidla:
Pro účely daně z příjmů se bezemisním vozidlem rozumí takové silniční motorové vozidlo, které:
Typickým příkladem jsou elektromobily nebo vozidla na vodíkové palivové články.
Nízkoemisním vozidlem je naproti tomu každé jiné silniční motorové vozidlo, které:
Tedy např. plug-in hybridní vozy, které mohou část cesty jet na elektřinu, ale v kombinovaném provozu stále produkují emise CO₂ – byť na relativně nízké úrovni.
Zákon současně stanoví minimální výši tohoto příjmu, a to 1 000 Kč měsíčně – i v případech, kdy by byla procentuálně vypočtená částka nižší.
Tento nepeněžní příjem se přičítá ke mzdě zaměstnance a podléhá běžnému zdanění i odvodům sociálního a zdravotního pojištění. Výhodou tohoto režimu je jednoduchost – nezáleží na tom, kolik kilometrů zaměstnanec soukromě ujede, ale pouze na tom, že má auto k dispozici pro soukromé účely.
Vstupní cenou se obvykle rozumí kupní cena včetně DPH, tedy částka, kterou podnikatel nebo firma zaplatí za nákup vozu. Do této částky se mohou započítat i další výdaje spojené s pořízením nebo uvedením do užívání – například zůstatková cena technického zhodnocení při odkupu auta z leasingu, neuznatelné leasingové splátky či zálohy na užívání, pokud podnikatel nevede účetnictví. Započítat lze také doložitelné výdaje na opravy nebo úpravy auta provedené krátce před jeho zařazením do obchodního majetku. Tyto náklady pak ovlivňují výši odpisů.
Zaměstnanec dostane k dispozici bezemisní vůz, jehož vstupní cena činí 1 000 000 Kč včetně DPH. Jelikož jde o bezemisní automobil, příjem zaměstnance se počítá jako 0,25 % ze vstupní ceny za každý měsíc.
Zaměstnanec má k dispozici plug-in hybrid v pořizovací ceně 800 000 Kč včetně DPH. Pro tento typ vozidla se uplatní sazba 0,5 %.
Zaměstnanci je poskytnut vůz v pořizovací ceně 500 000 Kč včetně DPH, který není nízkoemisní ani bezemisní. Uplatní se tedy sazba 1 %.
Pokud má zaměstnanec během jednoho měsíce přidělena různá vozidla, ale používá je postupně, započítává se pouze to, které má nejvyšší vstupní cenu. Pokud však užívá více aut současně, jejich hodnoty se sčítají. Jak to v praxi funguje si pojďme vysvětlit na příkladech:
Paní Lucie, obchodní zástupkyně, měla v květnu nejprve k dispozici benzinové firemní auto v hodnotě 400 000 Kč. To se ale 12. května porouchalo, a tak jí firma přidělila náhradní elektromobil s pořizovací cenou 1 000 000 Kč.
Ačkoli jedno auto využívala jen část měsíce a druhé pak zbytek, pro daňové účely se neřeší přesné dny – rozhoduje nejvyšší pořizovací cena z vozidel, která měla k dispozici. Jelikož elektromobil stál více a spadá do kategorie bezemisních vozidel, její nepeněžní příjem za květen činí 0,25 % z této částky, tedy 2 500 Kč.
Pan Marek je technický ředitel a má ve firmě přidělena hned tři auta, která může využívat i soukromě – osobní vůz, hybridní SUV a elektromobil. Všechna auta má trvale k dispozici.
Protože auta užívá souběžně, nepočítá se jen nejdražší z nich, ale každé zvlášť. Jeho měsíční nepeněžní příjem pak vypadá takto:
Celkem se tedy panu Markovi započítá 12 000 Kč měsíčně
Hrazení pohonných hmot je možné ve dvou základních režimech:
Nejčastější variantou je, že si zaměstnanec spotřebované PHM při soukromých jízdách sám zaplatí. To lze řešit například srážkou ze mzdy, refundací nebo dotankováním vozu do původního stavu.
Pokud zaměstnavatel uhradí i pohonné hmoty spotřebované při soukromých jízdách, jedná se o další nepeněžní příjem zaměstnance, který musí být započten do jeho mzdy a zdaněn stejně jako běžný příjem (včetně odvodů na sociální a zdravotní pojištění).
Zajistíme pro vás koupi nebo prodej jakékoli movité věci po právní stránce bez nejasností a kliček. Podepisovat můžete už za 3 dny.
Zaměstnanec, který má možnost používat služební automobil i mimo pracovní dobu, je povinen vést podrobnou knihu jízd. Ta je klíčová pro rozlišení mezi služebními a soukromými cestami, což je nezbytné při vyúčtování nákladů na pohonné hmoty i pro daňovou evidenci zaměstnavatele.
Současně je zaměstnanec povinen řídit se interními pravidly zaměstnavatele nebo uzavřenou dohodou o užívání služebního vozidla. Tato pravidla mohou určovat například maximální počet kilometrů povolených pro soukromé jízdy, podmínky tankování, odpovědnost v případě nehody nebo zákaz půjčování auta třetím osobám.
Nesete odpovědnost za škodu na služebním autě při nehodě? Odpověď naleznete v našem článku.
Zaměstnavatel, který svým zaměstnancům umožňuje využívat služební automobil – ať už pouze k pracovním účelům, nebo i k soukromému užívání – musí dodržovat řadu daňových, účetních i pracovněprávních pravidel.
Pokud je vozidlo zaměstnanci k dispozici i pro soukromé jízdy, považuje se to za nepeněžní benefit. Zaměstnavatel má v takovém případě povinnost tento benefit zdanit – obvykle částkou odpovídající 1 % vstupní ceny vozu (včetně DPH) měsíčně. Nezáleží přitom na tom, zda zaměstnanec vůz skutečně soukromě využije – rozhodující je samotná možnost využití. Minimálně je tak nutné každý měsíc připočítat do mzdy zaměstnance alespoň 1 000 Kč a z této částky odvést sociální a zdravotní pojištění.
Dluh na sociálním či zdravotním pojištění může vzniknout rychle. Jak to funguje v případě neplacení pojištění u OSVČ a co když pojištění neplatí váš zaměstnavatel? To se dozvíte v našem článku.
Zaměstnavatel je dále zodpovědný za správné účetní zpracování provozních nákladů. U vozidel určených výhradně ke služebnímu využití lze veškeré výdaje uplatnit v plné výši. Pokud je automobil využíván kombinovaně (služebně i soukromě), je nutné náklady přiměřeně krátit, případně jejich daňovou uznatelnost doložit poměrem skutečného využití. Alternativně může právnická osoba uplatnit tzv. paušální výdaj na dopravu ve výši 5 000 Kč měsíčně, avšak pouze tehdy, pokud vozidlo není využíváno k soukromým účelům.
Součástí povinností je také vedení knihy jízd. I když knihu fyzicky vyplňuje zaměstnanec, plnou odpovědnost za její správnost a archivaci nese zaměstnavatel. V případě kontroly slouží jako důležitý důkaz o oprávněnosti daňových výdajů.
V neposlední řadě je zaměstnavatel povinen zajistit odpovídající pojištění vozidla – jak zákonné (povinné ručení), tak případně havarijní pojištění. Doporučuje se rovněž uzavřít se zaměstnancem písemnou dohodu o užívání vozu, která jasně stanoví podmínky jeho používání – například maximální počet kilometrů, způsob hrazení pohonných hmot při soukromých jízdách, odpovědnost za škody či pravidla pro případ nehody.
Rádi vám pomůžeme se sepsáním dohody o užívání vozu. Vše vyřešíte z pohodlí domova za předem stanovenou částku.
V knize jízd je třeba uvádět takové údaje, aby bylo možné prokázat, zda vozidlo bylo skutečně používáno k pracovním, nebo soukromým účelům. Záznamy slouží nejen internímu sledování, ale zejména jako důkaz pro finanční úřad v případě kontroly.
Na začátku knihy by měly být uvedeny identifikační údaje vozidla: tedy typ vozu, SPZ (státní poznávací značka), dále také počáteční a koncový stav tachometru – konkrétně k 1. lednu a 31. prosinci daného roku. Tyto údaje umožňují ověřit celkový roční nájezd a jeho rozdělení mezi pracovní a soukromé jízdy. Nezbytné je rovněž zaznamenat datum zahájení používání vozidla k podnikatelské činnosti a případně datum ukončení jeho provozu.
Důležitým údajem je také průměrná spotřeba paliva, která musí odpovídat hodnotám uvedeným ve velkém technickém průkazu. Právě podle této spotřeby se totiž často počítá náhrada za pohonné hmoty – například v případech, kdy se vozidlo nevede v obchodním majetku.
Každou jízdu je pak třeba do knihy jíst zaznamenat. Konkrétně byste neměli zapomenout uvést:
Knihu jízd je možné vést ručně (papírový formulář), v tabulkovém programu (např. v Excelu), nebo pomocí elektronických aplikací či GPS systému. Je zásadní, aby jednotlivé záznamy v knize jízd byly řazeny chronologicky a logicky na sebe navazovaly.
Služební auto může zaměstnanec využívat buď jen k práci, nebo i k soukromým účelům. Pokud je určeno výhradně k pracovní činnosti, nevzniká žádný nepeněžní příjem a náklady na provoz jsou pro firmu plně daňově uznatelné. Jakmile je ale auto poskytnuto i k soukromým jízdám, považuje se za zaměstnanecký benefit, který se daní. Výše tohoto příjmu se určuje procentem z pořizovací ceny vozu: 1 % u běžného auta, 0,5 % u nízkoemisního a 0,25 % u bezemisního. Minimálně se přičítá 1 000 Kč měsíčně.
Zaměstnanec si obvykle platí pohonné hmoty za soukromé jízdy sám, případně mu vzniká další zdanitelný příjem. Povinností je vést knihu jízd a řídit se pravidly firmy, například ohledně limitu kilometrů nebo odpovědnosti za škody.
Pro zaměstnance je výhodou, že nemusí vlastnit auto ani se starat o jeho provoz. Nevýhodou je zdanění příjmu i administrativní povinnosti. Pro zaměstnavatele je auto atraktivní benefit, ale nese s sebou větší daňovou a účetní zátěž a nutnost přesné evidence.
Sepíšeme za vás kupní smlouvu na věci movité, případně zkontrolujeme tu existující. Všechno vyřídíme rychle a bezchybně, za předem stanovenou cenu. Zvládneme to do 3 dnů a v rámci celé ČR. Vy se o nic nestaráte a zaplatit můžete až po poskytnutí služby.
Ondřej je ten člověk, v jehož hlavě uzrál nápad poskytovat advokátní služby online. Právním službám se věnuje již déle než 10 let a rád klientům pomáhá, když si nevědí rady s právními problémy.
Osobně i online. Stačí si vybrat vhodnou službu, nebo zvolit nezávislou konzultaci když si nejste jistí.
