Video: Co dělat, když vám někdo nezaplatí fakturu?

Rychlý přehled: Co dělat s nezaplacenou fakturou

• Zkontrolujte splatnost a podklady. Ověřte, že pohledávka skutečně vznikla, je splatná a dokážete ji doložit například smlouvou, objednávkou, fakturou nebo komunikací.
• Pošlete dlužníkovi upomínku. Připomeňte výši dluhu, číslo faktury a stanovte konkrétní termín úhrady.
• Vyčíslete příslušenství dluhu. Podle okolností můžete požadovat zejména zákonný či sjednaný úrok z prodlení a případně smluvní pokutu.
• Před žalobou odešlete předžalobní výzvu. Chcete-li následně požadovat náhradu nákladů soudního řízení, je zpravidla potřeba zaslat výzvu k plnění nejméně 7 dnů před podáním žaloby.
• Exekuce přichází až po získání exekučního titulu. Samotná nezaplacená faktura zpravidla nestačí k tomu, aby mohl exekutor začít dluh vymáhat.

Pokud dlužník na vaše výzvy nereaguje, naši advokáti mohou posoudit vymahatelnost pohledávky, připravit předžalobní výzvu a navrhnout další postup tak, aby vymáhání nestálo více času a peněz, než je nutné.

Rozhodnete-li se vymáhat pohledávku, v podstatě nezáleží na tom, o jaký typ pohledávky se jedná. Naši klienti nejčastějí přicházejí s pohledávkami z obchodní činnosti, ale může jít například o týkající se nájemného či jiných vztahů.

Prevence je základ

Spousta podnikatelů nemá dostatečně ošetřená rizika svého podnikání. Základem je přitom vždycky kvalitní smlouva. Nepředstavujte si pod pojmem smlouva ovšem pouze typický “papír”, který obě strany podepíší. Smlouvy totiž uzavíráme každý den, třeba když jdeme nakoupit do obchodu či nastoupíme do tramvaje. Mohou mít tedy mnoho různých forem.

Smlouva by měla mít jasná pravidla

Lze-li v rámci objednávky odkázat na své VOP (všeobecné obchodní podmínky), určitě tak udělejte. Naopak lze také vyloučit aplikaci obchodních podmínek obchodního partnera.

Je-li druhou stranou spotřebitel, pak buďte obezřetní. Zákonem jsou zakázána takzvaná “překvapivá ustanovení ve smlouvě”. Tím se myslí ustanovení obchodních podmínek, které spotřebitel nemohl běžně očekávat. Mohou to být i ustanovení o smluvních pokutách apod.

Co lze doporučit jako dobrou prevenci zakotvenou ve vaší smlouvě?

• Smluvní pokuta
• Úrok z prodlení – pokud dlužník nezaplatí peněžitý dluh včas, může věřitel požadovat úrok z prodlení, za splnění zákonných podmínek. Není-li jeho výše platně sjednána, zákonný úrok z prodlení se odvíjí od repo sazby České národní banky pro první den kalendářního pololetí, v němž prodlení vzniklo, zvýšené o 8 procentních bodů.
• Fikce doručení – ve smlouvě si výslovně upravit fikci doručení, tj. stanovit si, kdy a jak se považuje některá písemnost za doručenou (například třetí den po odeslání na e-mailovou adresu).
• Výběr soudu – volbou soudu v místě vašeho podnikání či domova, lze ušetřit na nákladech za cestování a prodlevy. Možnost smluvně sjednat místní příslušnost soudu však není bez omezení a závisí také na povaze vztahu; jiná pravidla platí například ve spotřebitelských vztazích.
• Prodloužení promlčecí lhůty
• Kontakty – ideální je získat co nejvíce údajů, případně zakotvit povinnost druhé strany je aktualizovat.

Dalšími preventivními pojistkami jsou utvrzení a zajištění smlouvy:

• Mohou sloužit jako motivace pro zaplacení dluhu (úrok z prodlení, smluvní pokuta),
• případně vám zajistí platbu, pokud dlužník peníze nemá (např. ručení či zástavní právo).

Další nástroje, které napomohou v rámci prevence:

• Insolvenční rejstřík – prověříme v něm hospodářskou situaci protistrany. Zjistíme zde, zda již nebylo zahájeno řízení o úpadku. V takovém případě je nasnadě smlouvu s takovým subjektem neuzavírat.
• Centrální evidence exekucí – je vedena exekutorskou komorou. Obsahuje informace o exekucích vedených soudními exekutory. Informace jsou zpoplatněny.
• Registr SOLUS – žádost do něj sice může podat pouze osoba, která je předmětem výpisu, nicméně např. v případě dlouhodobé spolupráce lze požádat partnera, aby sám dodal výpis z tohoto rejstříku.
• Katastr nemovitostí – zde sice nelze vyhledávat dle jména, lze ale postupovat opačně. Pokud víme, že určitá osoba vlastní nemovitost, můžeme se na danou nemovitost podívat v katastru nemovitostí a ověřit, zda není postižena nějakou zástavou či exekutorskou plombou.
• Obchodní rejstřík – poslouží, je-li protistranou spolek, obchodní společnost apod., lze si v rejstříku najít další informace typu účetní závěrky.

Jak vymáhat nezaplacenou fakturu krok za krokem

Interní vymáhání – s každou pohledávkou není nutné hned běžet za advokátní kanceláří. Zejména pokud se stále opakují obdobné typy pohledávek. Lze si ovšem společně s advokátem nastavit nějaký standardní interní proces a poté využívat připravené vzory. Takovým nástrojem může být například upomínka. Doporučuje se už v této fázi upozornit na smluvní pokutu, úroky či náklady spojené s vymáháním pohledávky (záleží na tom, co máte zakotvené ve smlouvě).
Pokud řešíte neuhrazenou fakturu, postupujte systematicky:

1. zkontrolujte datum splatnosti,
2. zda byla faktura doručena správné osobě,
3. zda dlužník nezpochybňuje samotné plnění,
4. poté jej písemně vyzvěte k úhradě a uschovejte si doklad o odeslání.

V upomínce uveďte alespoň číslo faktury, dlužnou částku, datum splatnosti a nový termín, do kterého požadujete zaplacení. Měla by zde být zahrnuta i smírná rovina. Můžete apelovat na dobrovolné plnění, ale současně varovat před soudním řešením a předáním advokátní kanceláři.

Doporučujeme zaslat upomínku přímo do datové schránky protistrany.

Vedení spisu – v elektronické či fyzické formě. Zde shromažďujeme cokoliv, co souvisí s vymáháním dané pohledávky. Základem může být smlouva, objednávka atd., ale jako důkaz může sloužit cokoliv – zpráva na chatu, e-maily, svědecká výpověď apod. Náleží sem i informace o zajištění dluhu, částečném splacení dluhu atd.

Z praxe víme, že spor často nestojí na samotné faktuře, ale na tom, zda věřitel dokáže prokázat, za co měla být zaplacena. Proto doporučujeme uchovávat nejen fakturu, ale také objednávku, předávací protokol, e-mailovou komunikaci nebo zprávy, ze kterých je patrné, že dlužník plnění převzal či jeho existenci uznával.

Postoupení (tj. prodej) pohledávky – v určité fázi se můžeme rozhodnout, že se nám nevyplatí pohledávku vymáhat (například se nám jeví jako nedobytná). Lze tak učinit i bez souhlasu dlužníka. Na trhu existují společnosti, které pohledávky koupí, ovšem za zlomek její hodnoty. Někdy lze takto uplatnit dokonce i promlčenou pohledávku. O tomto postupu se vždy vyplatí poradit se s advokátem.

Advokátní vymáhání – advokát do jisté míry zopakuje zaslání upomínky. V tuto chvíli lze ovšem přistoupit k zastoupení advokátem a zaslat upomínku formou předžalobní výzvy. Její pomocí lze vytvořit ještě větší nátlak na dlužníka.

Dle dohody s klientem lze nabídnout opět nějaké smírné řešení (odpuštění úroků, splátkový kalendář, odpuštění nákladů či smluvní pokuty atd.). I zde je vhodné poukázat na narůstající náklady – zde spojené se službou advokátní kanceláře. To je zpravidla pro protistranu motivující.

Je třeba poskytnout dodatečnou lhůtu k plnění a poukázat na další postup – tj. soudní řízení (nikdy ale ne formou vyhrožování či vydírání).
Bez předžalobní výzvy se vystavujeme riziku, že soud například nepřizná náhradu nákladů.

Co uvést do předžalobní výzvy? Předžalobní upomínka či výzva by měla především jasně určit:

• kdo dluh požaduje a po kom,
• z čeho pohledávka vznikla,
• číslo a výši nezaplacené faktury,
• datum její splatnosti,
• případné úroky či další příslušenství,
• dodatečnou lhůtu k zaplacení,
• číslo účtu nebo jiný způsob úhrady,
• upozornění, že při nezaplacení může následovat soudní vymáhání.

Nejčastější chybou, se kterou se při vymáhání setkáváme, je čekání bez jasně nastaveného dalšího kroku. Dlužník opakovaně slíbí úhradu „příští týden“, věřitel další měsíce pouze připomíná fakturu a mezitím se zhoršují možnosti jejího vymožení. Proto je vhodné dát každé výzvě konkrétní termín a předem si stanovit, co bude následovat po jeho marném uplynutí.

Tip: Pokud hledáte „předžalobní upomínka vzor“, nepřebírejte univerzální text bez kontroly. Obsah výzvy by měl odpovídat konkrétnímu vzniku a výši vaší pohledávky.

Soudní řízení – může mít podobu nalézacího řízení, jehož výsledkem je rozsudek, v němž se stanoví, zda existuje pohledávka a v jaké výši. Tato část může být poměrně zdlouhavá a náročná. Lze ji ovšem v podstatě přeskočit, pokud předtím dojde k uzavření smíru ve formě notářského zápisu, kdy protistrana svůj dluh oficiálně uzná.
Jak podat žalobu na dlužníka? V žalobě je potřeba:

• označit účastníky,
• popsat rozhodující skutečnosti,
• uvést, čeho se po dlužníkovi domáháte,
• přiložit dostupné důkazy – typicky smlouvu či objednávku, fakturu, doklad o poskytnutém plnění, komunikaci s dlužníkem a předžalobní výzvu.
• U peněžité pohledávky může soud za splnění podmínek vydat také platební rozkaz.

Vykonávací řízení – návazné řízení, kdy je ustaven soudní exekutor, který finálně vymáhá pohledávku.
Kdy se obrátit na exekutora kvůli nezaplacené faktuře? Na exekutora se zpravidla nemůžete obrátit pouze s nezaplacenou fakturou. Nejprve potřebujete vykonatelný exekuční titul – typicky pravomocné a vykonatelné rozhodnutí soudu nebo například notářský zápis se svolením k vykonatelnosti. Teprve pokud dlužník nesplní ani povinnost uloženou exekučním titulem, lze podat exekuční návrh.

Shrnutí

Pokud vám odběratel nezaplatí fakturu, začněte kontrolou splatnosti a důkazů o vzniku pohledávky a následně dlužníka písemně vyzvěte k úhradě. Podle okolností můžete požadovat také úrok z prodlení či další sjednané příslušenství. Pokud běžná upomínka nepomůže, následuje předžalobní výzva, kterou je s ohledem na případnou náhradu nákladů vhodné odeslat nejméně 7 dnů před podáním žaloby. Peněžitý nárok lze následně uplatnit u soudu, který může za splnění podmínek vydat i platební rozkaz. Na soudního exekutora se zpravidla obracíte až poté, co máte vykonatelný exekuční titul a dlužník přesto dobrovolně nezaplatí. Celému problému lze výrazně předcházet kvalitní smlouvou, prověřením obchodního partnera a důsledným uchováváním dokumentace k pohledávce.