Jak nastavit spolupráci s freelancerem v roce 2026? Smlouva, NDA a švarcsystém

Chystáte se spolupracovat s freelancerem a chcete předejít problémům s nejasnými podmínkami, fakturací nebo odpovědností? Připravíme vám smlouvu o spolupráci na míru nebo zkontrolujeme tu, kterou už máte. Pohlídáme také případná rizika švarcsystému. Obraťte se na naše advokáty.

Před začátkem spolupráce

Spolupráce s freelancerem přináší firmám flexibilitu a možnost využívat služby odborníků bez nutnosti jejich zaměstnávání. Aby ale fungovala bez zbytečných právních komplikací, je důležité správně nastavit smluvní podmínky, ochranu důvěrných informací i odpovědnost za výsledky práce.

Již před začátkem spolupráce je možné uzavřít určité smlouvy, které předznamenávají následnou spolupráci. Takovou dohodou může být tzv. NDA (smlouva o mlčenlivosti). Jejími základními aspekty by mělo být:

• Vymezení základní definice projektu: Je nutné jasně specifikovat, jaký projekt nebo které aktivity smlouva pokrývá. Definice by měla být dostatečně konkrétní, aby obě strany měly jasno, co přesně je předmětem NDA.
• Definice důvěrných informací: Důvěrné informace by měly být definovány co možná nejšířeji, aby se minimalizovala možnost jejich neoprávněného zveřejnění. Je vhodné specifikovat příklady důvěrných informací, jako jsou technické dokumenty, obchodní strategie, klientské seznamy atd. Rozsah by měl přitom pokrývat všechny relevantní informace, které mohou být v rámci projektu sdíleny.
• Smluvní pokuta: Stanovení pokuty za porušení smlouvy motivuje druhou stranu k zachování mlčenlivosti. Vyčíslete ji v dostatečné výši s ohledem na možnou škodu způsobenou únikem informací, případně sjednejte možnou náhradu škody zvlášť. Zvažte také možnost stanovení různých úrovní pokut v závislosti na závažnosti porušení.
• Určení osob, kterým může být určitá informace zpřístupněna: Je důležité jasně definovat, kdo má přístup k důvěrným informacím, včetně zaměstnanců, subdodavatelů a třetích stran. Dobré je také definovat procesy schvalování sdílení informací s novými účastníky projektu.

Ještě před zahájením zakázky je vhodné vyjasnit si také základní podmínky spolupráce s externistou. Kromě ochrany důvěrných informací byste se měli dohodnout na rozsahu poskytovaných služeb, způsobu komunikace, předávání podkladů a odpovědnosti za případné chyby. Předejdete tak situaci, kdy každá strana očekává od spolupráce něco jiného.

Při uzavírání smlouvy zásadně nedoporučujeme využívat vzory smluv stažené z internetu. Jejich vada se pravděpodobně neukáže při sepisování a podpisu smlouvy, ale až v případě porušení dohody o mlčenlivosti a případných právních sporech, kdy už ale může být často pozdě.

Jak nastavit smlouvu s freelancerem

Pro samotné vymezení průběhu a obsahu spolupráce může sloužit několik typů smluv, jako je smlouva o spolupráci, smlouva o dílo, za určitých okolností i licenční smlouva. Klasickou variantou zůstává i zaměstnanecká smlouva.

Rádi pro vás připravíme smlouvu o spolupráci, smlouvu o dílo, licenční smlouvu i pracovní smlouvu. Postaráme se o to, aby spolupráce proběhla po právní stránce bez jakýchkoliv nejasností, nepřiměřených rizik a skrytých kliček. Neprůstřelnou smlouvu vám připravíme už do 3 dnů.

Jakou smlouvu pro spolupráci zvolit?

Pozor si dávejte zejména v případě, kdy svou spolupráci s freelancerem zastřešíte obchodní smlouvou, ale ve skutečnosti půjde o zastřený pracovněprávní vztah. Firmě nebo podnikající fyzické osobě, která umožní nelegální práci, hrozí pokuta od 50 tisíc až do 10 milionů korun. Nepodnikající fyzické osobě, která nelegální práci umožní, může hrozit pokuta až 5 milionů korun. Samotnému pracovníkovi pak hrozí pokuta až 100 tisíc korun. Vedle pokuty může úřad uložit také zákaz činnosti až na dva roky nebo zveřejnění rozhodnutí o přestupku na úřední desce Státního úřadu inspekce práce po dobu jednoho roku.

Švarcsystém: Jaká jsou rizika spolupráce s OSVČ?

Na trhu práce se vyskytuje neetická a nelegální praxe označovaná jako švarcsystém, což je zvláštní forma nelegálního zaměstnávání. Tato metoda spočívá v tom, že společnost „najímá“ osoby podnikající na živnostenský list, které pak společnosti fakturují své služby jako by byla jejím klientem. Ve skutečnosti však tito lidé pracují za podmínek obvyklých pro normální zaměstnance, což zahrnuje různé nevýhody typické pro zaměstnance, jako je omezená flexibilita, ale bez běžných výhod, jako je placená dovolená nebo výpovědní lhůta.

Tento způsob zaměstnávání umožňuje zaměstnavateli vyhnout se odpovědnosti za placení zdravotního a sociálního pojištění, což snižuje náklady firmy. Osoba pracující v rámci švarcsystému je formálně živnostníkem, ale v realitě jako samostatný podnikatel nefunguje.

Jak se vyhnout švarcsystému při spolupráci s freelancerem? Základem je nastavit vztah tak, aby externista skutečně podnikal samostatně, a nikoliv vykonával závislou práci pod vedením objednatele. Pozor si dejte zejména na následující znaky spolupráce:

• Odměna je dána sazbou zaměstnavatele, nikoli ceníkem dodavatele,
• dodavatel má jediného odběratele,
• dodavatel používá pomůcky odběratele (služební telefon, počítač),
• odběratel požaduje osobní výkon práce dodavatelem,
• pro třetí osoby se jeví dodavatel jako zaměstnanec,
• jde o práci typicky vykonávanou v zaměstnaneckém vztahu,
• výplatní termín zaměstnanců a OSVČ se kryje,
• OSVČ do své činnosti nevkládá žádné prostředky s výjimkou samotné práce,
• OSVČ jsou poskytovány obdobné benefity jako zaměstnancům.

Existence pouze jednotlivých prvků ale ještě automaticky neznamená švarcsystém. Typicky při něm dochází ke kumulaci více bodů.

Chce vás váš zaměstnavatel převést na švarcsystém? Nenechte si to líbit! V Dostupném advokátovi jsme připraveni bojovat za vaše práva – navrhneme takové řešení, které povede k nejlepšímu možnému výsledku.

Smlouva o spolupráci s OSVČ: Co musí obsahovat?

Samotná smlouva o spolupráci je takzvanou smlouvou nepojmenovanou, její konkrétní náležitosti v občanském zákoníku nenajdeme. Z povahy smlouvy ale lze vytipovat určité nezbytné součásti:

• Vymezení smluvních stran: Tento bod je základním kamenem každé smlouvy. Uvádí, kdo jsou strany zapojené do smlouvy, a zajišťuje, že jsou jasně identifikovatelné. Nemělo by chybět jméno a příjmení smluvních stran, případně název firmy a kontaktní údaje (adresa, telefonní číslo, e-mail).
• Vymezení předmětu spolupráce: Tento bod specifikuje hlavní účel smlouvy. Musí jasně definovat, co je předmětem spolupráce, například poskytování služeb, dodávka zboží, výměna informací, atd.
• Základní podmínky spolupráce: Patří sem důležité aspekty jako rozsah práce, časový rámec, možnost exkluzivity a další specifické požadavky. Například smlouva může stanovit, že dodavatel nesmí poskytovat podobné služby konkurenci.
• Odpovědnost: Zde je třeba vymezit, jaké má každá ze stran odpovědnosti a v jakých situacích. Zde se definuje, do jaké míry je živnostník zodpovědný za kvalitu poskytovaných služeb a jaké jsou důsledky případných chyb nebo zpoždění.
• Platební podmínky: Ty určují, jak a kdy má být za spolupráci zaplaceno. Může se jednat o platbu na základě odpracovaných hodin, dokončených úkolů, nebo může být platba rozdělena do etap. Detailní popis platebních podmínek pomáhá předcházet sporům o finance.
• Smluvní pokuta – Slouží pro případ, že některá ze stran neplní své závazky dle smlouvy. Tento bod je klíčový pro zajištění dodržování smlouvy a často působí jako odstrašující faktor proti nedodržení podmínek.
• Způsoby ukončení smlouvy: Zde je třeba specifikovat, jak může být smlouva předčasně ukončena, včetně podmínek pro jednostranné ukončení, dohody obou stran nebo v jiných specifických okolnostech. Tento bod by měl obsahovat také informace o tom, co se stane s nevyřízenými závazky po ukončení smlouvy.

Příklad z naší advokátní praxe

Obrátila se na nás marketingová agentura, která chtěla dlouhodobě spolupracovat s externím grafikem za 40 000 Kč měsíčně. Požadovala však, aby pracoval každý den od 9 do 17 hodin a neposkytoval služby jiným klientům. Obávala se proto, že by spolupráce mohla být považována za švarcsystém.

Nejprve jsme posoudili podmínky spolupráce a navrhli jejich úpravu. Grafik si nově mohl samostatně organizovat práci a přijímat zakázky od dalších klientů. Agentura mu zadávala konkrétní úkoly místo určování pevné pracovní doby.

Následně jsme připravili smlouvu o spolupráci, která upravovala odměnu, termíny, odpovědnost, mlčenlivost i autorská práva k vytvořené grafice. Výsledkem byla podepsaná smlouva a spolupráce nastavená tak, aby odpovídala samostatnému podnikání freelancera a omezovala riziko švarcsystému.

Licenční smlouva

Licenční smlouva se typicky používá pro užívání předmětu duševního vlastnictví (například hudba, grafika apod.). Variantou licence je výhradní či nevýhradní licence. Výhradní znamená, že majitel práva duševního vlastnictví nesmí poskytnout licenci třetí osobě, což je pro odběratele zpravidla výhodnější. Doporučuje se výslovně si sjednat možnost zásahu do díla, aby nebyl objednatel odkázán pouze na původního autora díla.

Smlouva o dílo

Zhotovitel se touto smlouvou zavazuje provést na svůj náklad a nebezpečí pro objednatele dílo a objednatel se zavazuje dílo převzít a zaplatit cenu.

Typické pro tuto smlouvu je:

• nezávislá práce,
• samostatnost zhotovitele,
• pořízení díla na vlastní náklad a nebezpečí zhotovitele,
• výsledkem je provedení díla,
• úplata.

Bližší a detailní informace najdete v našem videu

Za spolupráci děkujeme APEK – Asociaci pro elektronickou komerci.

Shrnutí

Spolupráce s freelancerem může být pro podnikatele výhodná a flexibilní, ale pouze tehdy, když mají obě strany jasně nastavená pravidla. Základem je správně zvolená smlouva, která upraví rozsah poskytovaných služeb, odměnu, termíny, odpovědnost a možnosti ukončení spolupráce. Pokud budete freelancerovi svěřovat důvěrné informace, nezapomeňte na NDA. U grafiky, softwaru nebo jiných autorských výstupů si zase pohlídejte licenční oprávnění.

Velkou pozornost věnujte také tomu, jak spolupráce skutečně probíhá. Freelancer by měl vystupovat jako samostatný podnikatel, nikoliv jako zaměstnanec pouze formálně označený za externistu. Pokud vztah naplňuje znaky závislé práce, může jít o švarcsystém s vysokými sankcemi.

Nejlepší ochranou je dobře připravená smlouva a správně nastavená spolupráce už od začátku. Předejdete tím nejen právním rizikům, ale také nedorozuměním ohledně odměny, výsledků práce a odpovědnosti obou stran.