Video: Jak nastavit podmínky spolupráce s freelancerem?

Před začátkem spolupráce

Již před začátkem spolupráce je možné uzavřít určité smlouvy, které předznamenávají následnou spolupráci. Takovou dohodou může být tzv. NDA (smlouva o mlčenlivosti). Jejími základními aspekty by mělo být:

• Vymezení základní definice projektu: Je nutné jasně specifikovat, jaký projekt nebo které aktivity smlouva pokrývá. Definice by měla být dostatečně konkrétní, aby obě strany měly jasno, co přesně je předmětem NDA.
• Definice důvěrných informací: Důvěrné informace by měly být definovány co možná nejšířeji, aby se minimalizovala možnost jejich neoprávněného zveřejnění.Je vhodné specifikovat příklady důvěrných informací, jako jsou technické dokumenty, obchodní strategie, klientské seznamy atd. Rozsah by měl přitom pokrývat všechny relevantní informace, které mohou být v rámci projektu sdíleny.
• Smluvní pokuta: Stanovení pokuty za porušení smlouvy motivuje druhou stranu k zachování mlčenlivosti. Vyčíslete ji v dostatečné výši s ohledem na možnou škodu způsobenou únikem informací, případně sjednejte možnou náhradu škody zvlášť. Zvažte také možnost stanovení různých úrovní pokut v závislosti na závažnosti porušení.
• Určení osob, kterým může být určitá informace zpřístupněna: Je důležité jasně definovat, kdo má přístup k důvěrným informacím, včetně zaměstnanců, subdodavatelů a třetích stran. Dobré je také definovat procesy schvalování sdílení informací s novými účastníky projektu.

Při uzavírání smlouvy zásadně nedoporučujeme využívat vzory smluv stažené z internetu. Jejich vada se pravděpodobně neukáže při sepisování a podpisu smlouvy, ale až v případě porušení dohody o mlčenlivosti a případných právních sporech, kdy už ale může být často pozdě.

Jakou smlouvu pro spolupráci zvolit?

Pro samotné vymezení průběhu a obsahu spolupráce může sloužit několik typů smluv, jako je smlouva o spolupráci, smlouva o dílo, za určitých okolností i licenční smlouva. Klasickou variantou zůstává i zaměstnanecká smlouva.

Pozor si dávejte zejména v případě, kdy byste zastřešili svůj vzájemný vztah smlouvou o spolupráci, ale ve skutečnosti by šlo o zastřený faktický pracovněprávní vztah. V takovém případě hrozí „zaměstnavateli“ pokuta až 10 milionů korun a až dvouletý zákaz činnosti a pracující fyzické osobě, která na takovou formu dohody přistoupila, pokuta až 100 tisíc korun.

Pozor na švarcsystém!

Na trhu práce se vyskytuje neetická praxe označovaná jako švarcsystém, což je zvláštní forma nelegálního zaměstnávání. Tato metoda spočívá v tom, že společnost „najímá“ osoby podnikající na živnostenský list, které pak společnosti fakturují své služby jako by byla jejím klientem. Ve skutečnosti však tito lidé pracují za podmínek obvyklých pro normální zaměstnance, což zahrnuje různé nevýhody typické pro zaměstnance, jako je omezená flexibilita, ale bez běžných výhod, jako je placená dovolená nebo výpovědní lhůta.

Tento způsob zaměstnávání umožňuje zaměstnavateli vyhnout se odpovědnosti za placení zdravotního a sociálního pojištění, což snižuje náklady firmy. Osoba pracující v rámci švarcsystému je formálně živnostníkem, ale v realitě jako samostatný podnikatel nefunguje.

Chcete-li se vyhnout zastřené nelegální činnosti, dejte si pozor na následující prvky vaší spolupráce:

• Odměna je dána sazbou zaměstnavatele, nikoli ceníkem dodavatele,
• dodavatel má jediného odběratele,
• dodavatel používá pomůcky odběratele (služební telefon, počítač),
• odběratel požaduje osobní výkon práce dodavatelem,
• pro třetí osoby se jeví dodavatel jako zaměstnanec,
• jde o práci typicky vykonávanou v zaměstnaneckém vztahu,
• jde o soustavný, nikoliv nárazový vztah,
• výplatní termín zaměstnanců a OSVČ se kryje,
• OSVČ do své činnosti nevkládá žádné prostředky s výjimkou samotné práce,
• OSVČ jsou poskytovány obdobné benefity jako zaměstnancům.

Existence pouze jednotlivých prvků ale ještě automaticky neznamená švarcystém. Typicky při něm dochází ke kumulaci více bodů.

Smlouva o spolupráci

Samotná smlouva o spolupráci je takzvanou smlouvou nepojmenovanou, její konkrétní náležitosti v občanském zákoníku nenajdeme. Z povahy smlouvy ale lze vytipovat určité nezbytné součásti:

• Vymezení smluvních stran: Tento bod je základním kamenem každé smlouvy. Uvádí, kdo jsou strany zapojené do smlouvy, a zajišťuje, že jsou jasně identifikovatelné. Nemělo by chybět jméno a příjmení smluvních stran, případně název firmy a kontaktní údaje (adresa, telefoní číslo, e-mail).
• Vymezení předmětu spolupráce: Tento bod specifikuje hlavní účel smlouvy. Musí jasně definovat, co je předmětem spolupráce, například poskytování služeb, dodávka zboží, výměna informací, atd.
• Základní podmínky spolupráce: Patří sem důležité aspekty jako rozsah práce, časový rámec, možnost exkluzivity a další specifické požadavky. Například smlouva může stanovit, že dodavatel nesmí poskytovat podobné služby konkurenci.
• Odpovědnost: Zde je třeba vymezit, jaké má každá ze stran odpovědnosti a v jakých situacích. Zde se definuje, do jaké míry je živnostník zodpovědný za kvalitu poskytovaných služeb a jaké jsou důsledky případných chyb nebo zpoždění.
• Platební podmínky: Ty určují, jak a kdy má být za spolupráci zaplaceno. Může se jednat o platbu na základě odpracovaných hodin, dokončených úkolů, nebo může být platba rozdělena do etap. Detailní popis platebních podmínek pomáhá předcházet sporům o finance.
• Smluvní pokuta – Slouží pro případ, že některá ze stran neplní své závazky dle smlouvy. Tento bod je klíčový pro zajištění dodržování smlouvy a často působí jako odstrašující faktor proti nedodržení podmínek.
• Způsoby ukončení smlouvy: Zde je třeba specifikovat, jak může být smlouva předčasně ukončena, včetně podmínek pro jednostranné ukončení, dohody obou stran nebo v jiných specifických okolnostech. Tento bod by měl obsahovat také informace o tom, co se stane s nevyřízenými závazky po ukončení smlouvy.

Licenční smlouva

Licenční smlouva se typicky používá pro užívání předmětu duševního vlastnictví (například hudba, grafika apod.). Variantou licence je výhradní či nevýhradní licence. Výhradní znamená, že majitel práva duševního vlastnictví nesmí poskytnout licenci třetí osobě, což je pro odběratele zpravidla výhodnější. Doporučuje se výslovně si sjednat možnost zásahu do díla, aby nebyl objednatel odkázán pouze na původního autora díla.

Smlouva o dílo

Zhotovitel se touto smlouvou zavazuje provést na svůj náklad a nebezpeči pro objednatele dílo a objednatel se zavazuje dílo převzít a zaplatit cenu.

Typické pro tuto smlouvu je:

• nezávislá práce,
• samostatnost zhotovitele,
• pořízení díla na vlastní náklad a nebezpečí zhotovitele,
• výsledkem je provedení díla,
• úplata.

Bližší a detailní informace najdete v našem videu

Za spolupráci děkujeme APEK – Asociaci pro elektronickou komunikaci.