Jak se jako zaměstnavatel chránit před škodami?

Jakou odpovědnost nese zaměstnanec?

Institut odpovědnosti zaměstnance za škodu vychází ze zákoníku práce a má specifická pravidla. Zaměstnanec odpovídá za škodu, kterou způsobil zaviněným porušením povinností při plnění pracovních úkolů. Přitom platí, že pokud šlo o neúmyslné pochybení, zaměstnanec je povinen nahradit škodu maximálně do výše 4,5násobku svého průměrného měsíčního výdělku. Tato hranice je důležitá pro ochranu zaměstnanců před likvidačními nároky.

Výjimkou jsou případy, kdy byla škoda způsobena úmyslně, pod vlivem alkoholu nebo drog, případně pokud šlo o trestný čin – tehdy můžete po svém zaměstnanci požadovat náhradu celé škody.

Pro vás jako zaměstnavatele je klíčové, abyste vždy dokázali správně zdokumentovat vznik škody a prokázat, že byla skutečně způsobena zaviněním konkrétního zaměstnance. Pokud jde například o škodu způsobenou při práci s technikou nebo služebním vozidlem, často nastává problém s tím, zda se jednalo o chybu pracovníka, nebo o technickou závadu. Abyste se do podobných sporných situací nedostali, doporučujeme nastavit jasná a srozumitelná pravidla pro užívání firemního majetku a zároveň vést jeho důkladnou evidenci. Díky tomu budete mít v případě vzniku škody pevné důkazní podklady a výrazně zvýšíte šanci na úspěšné uplatnění náhrady.

Můžete sepsat dohody o odpovědnosti

Pokud chcete mít silnější právní postavení, využijte možnost uzavřít se zaměstnanci písemné dohody o odpovědnosti za schodek na svěřených hodnotách, které je zaměstnanec povinen vyúčtovat. Ty se používají zejména tehdy, když zaměstnanec nakládá s penězi, ceninami nebo zbožím. Podpisem takové dohody se zaměstnanec zavazuje k plné odpovědnosti za svěřené hodnoty, tedy i nad rámec 4,5násobku platu.

Pamatujte, že dohoda musí být vždy písemná a jasně vymezovat, jaké hodnoty zaměstnanci přebírají. Bez písemné formy je dohoda neplatná. Zároveň platí, že zaměstnanci mladší 18 let ji podepsat nesmějí. Pokud tedy zaměstnancům svěřujete hotovost, skladové zásoby nebo ceniny, nikdy nepodceňujte formální stránku a vždy si nechte podepsat hmotnou odpovědnost.

Pro vás je zásadní mít nejen podepsanou dohodu o hmotné odpovědnosti, ale také zavedený systém pravidelného předávání a kontroly svěřených prostředků. Pokud byste totiž neměli řádnou evidenci, mohli byste mít velký problém prosadit svůj nárok na náhradu škody a riskovali byste, že u soudu neuspějete.

Zaměstnanci mohou odpovídat za škody společně

Zvláštní kategorií je společná hmotná odpovědnost, kdy dohoda zahrnuje více zaměstnanců, kteří společně odpovídají za svěřené hodnoty. To se používá například ve skladech, prodejnách nebo velkých pokladnách, kde s hodnotami manipuluje více osob.

Pokud máte provoz, kde s hodnotami pracuje více lidí současně, využijte institut společné hmotné odpovědnosti. V praxi to znamená, že se zaměstnanci zavážou, že za svěřené hodnoty odpovídají společně.

Díky tomu, pokud dojde ke škodě a vy nedokážete určit konkrétního viníka, můžete škodu rozdělit mezi všechny zaměstnance, kteří dohodu podepsali. Podíl náhrady se určí jednotlivým zaměstnancům podle poměru jejich dosažených hrubých výdělků. Pokud se zjistí, že schodek nebo jeho část byla zaviněna některým ze společně zavázaných zaměstnanců, pak musí nahradit schodek tento zaměstnanec podle míry svého zavinění.

Každý zaměstnanec (kromě vedoucího a jeho zástupce) může být povinen uhradit škodu maximálně do výše svého průměrného měsíčního výdělku, který měl před vznikem škody. Pokud se tímto způsobem nepodaří pokrýt celou ztrátu, zbytek musí uhradit vedoucí a jeho zástupce, a to podle poměru jejich hrubých výdělků.

Tento systém má také preventivní efekt, protože zaměstnanci si více hlídají navzájem dodržování pravidel a minimalizují riziko podvodů a krádeží. Dobře totiž vědí, že případná ztráta dopadne i na ně.

Abyste se vyhnuli problémům, dbejte na to, aby dohoda byla přesně formulovaná, zaměstnanci byli řádně poučeni a hodnoty byly pravidelně evidovány a kontrolovány.

Pokud zaměstnanec dohodu odmítne podepsat, nemůže jej k tomu nutit. V takovém případě budete muset hledat jiný způsob zajištění majetku.

Jak má vypadat vzor dohody o hmotné odpovědnosti

Pokud se rozhodnete využít hmotnou odpovědnost, vždy pracujte s kvalitním vzorem dohody. V dohodě musí být jasně uvedeno:

• jaké hodnoty zaměstnanci přebírají,
• jak probíhá jejich evidence a kontrola,
• jaká je povinnost zaměstnanců při ztrátě nebo poškození,
• kdy dohoda končí (např. při změně pracovní pozice),
• podpisy obou stran.

Nespoléhejte se na obecné internetové vzory – často bývají zastaralé nebo formulované příliš obecně, takže u soudu neobstojí. Pokud chcete mít jistotu, nechte si připravit vzor hmotné odpovědnosti přímo na míru vašemu podnikání. Rádi vám s tím pomůžeme.

Jak vám pomůže pojištění odpovědnosti zaměstnavatele

Můžete si sjednat dobrovolné pojištění, které pokrývá například škody, které by vaši zaměstnanci způsobili třetím osobám při výkonu práce. Rozlišujte ale mezi pojištěním, které si sjednává zaměstnanec (to chrání jeho, když vám způsobí škodu), a pojištěním, které sjednáváte vy jako zaměstnavatel (to chrání vaši firmu).

Pokud chcete mít skutečnou jistotu, doporučujeme nastavit kombinaci obou variant – pojištění zaměstnanců i zaměstnavatele.

Zaveďte interní předpisy a prevence

Základem prevence jsou interní směrnice a pravidla. Měli byste mít jasný systém evidence majetku, pravidelně provádět inventury a zajistit, aby zaměstnanci byli školeni v oblasti bezpečnosti práce a nakládání s majetkem.

V praxi se osvědčuje také například systém čtyř očí při manipulaci s penězi, pravidelné inventury skladu nebo kamerový dohled, které mohou výrazně snížit riziko podvodů a chyb. Nejde ale jen o právní krytí, ale i o nastavení firemní kultury – zaměstnanci, kteří vědí, že existují pravidla a kontroly, jsou obezřetnější a odpovědnější.

Pokud jako zaměstnavatel podceníte prevenci, může být následné vymáhání škody složité. Typickým příkladem jsou totiž spory o to, zda byla škoda způsobena nedbalostí zaměstnance, nebo zda k ní přispěly nedostatečné pracovní podmínky.

Kombinace prevence a pojištění je nejlepší

Nejspolehlivější ochranou je kombinace prevence, písemných dohod a pojištění. Pokud nastavíte jasná pravidla, uzavřete dohody o hmotné odpovědnosti a zároveň budete mít sjednáno vhodné pojištění, minimalizujete rizika na nejnižší možnou úroveň.

Z praxe víme, že firmy, které tuto kombinaci zavedly, snížily škody až o polovinu. Například jedna výrobní společnost zavedla povinné školení obsluhy strojů, hmotnou odpovědnost u skladníků a současně uzavřela pojištění odpovědnosti. Díky kombinaci všech těchto opatření se jí podařilo snížit škody o více než 50 % během dvou let. To jasně ukazuje, že dobře nastavený systém funguje nejen právně, ale i ekonomicky.

Shrnutí

Jako zaměstnavatel se před škodami nejlépe ochráníte kombinací prevence, jasných pravidel a vhodného pojištění. Základem je správně nastavený systém – písemné dohody o hmotné odpovědnosti se zaměstnanci, případně i společná hmotná odpovědnost ve skladech či pokladnách, vám umožní požadovat náhradu škody v plné výši, pokud dojde k jejímu vzniku. Nezapomeňte, že zaměstnanec odpovídá za škodu jen do 4,5násobku svého platu, pokud nejde o úmysl, alkohol či trestný čin. Proto je pro vás klíčové vést důslednou evidenci majetku, nastavit kontrolní mechanismy, provádět inventury a zaměstnance pravidelně školit. Spolehnout byste se ale měli i na pojištění – povinné (pro pracovní úrazy a nemoci z povolání) i dobrovolné, které kryje škody způsobené třetím osobám. Díky kombinaci dohod, prevence a pojištění minimalizujete riziko finančních ztrát i vleklých sporů, a pokud už ke škodě dojde, budete mít v ruce všechny potřebné podklady k jejímu efektivnímu řešení.