Na co nezapomenout ve smlouvě o spolupráci mezi OSVČ, abyste se nedostali do problémů?

Kapitoly článku:

• Co chápeme pod pojmem „smlouva o spolupráci“?
• Co by měla obsahovat smlouva o externí spolupráci?
• 1. Vymezení smluvních stran
• 2. Předmět spolupráce
• 3. Základní podmínky spolupráce
• 4. Odpovědnost
• 5. Platební podmínky
• 6. Smluvní pokuty
• 7. Ukončení smlouvy o spolupráci mezi OSVČ
• 8. Další a závěrečná ustanovení
• Smlouva o spolupráci „zneužívaná“ švarcsystémem

Co chápeme pod pojmem „smlouva o spolupráci“?

Při podnikání se můžete setkat i s jinými označeními smlouvy o spolupráci – nejčastěji to bývá smlouva o rámcové spolupráci nebo rámcová smlouva. Občanský zákoník ukládá u každého smluvního typu náležitosti, bez jejichž sjednání nelze považovat smlouvu za platnou. Co se podnikatelských vztahů týče, platí, že si mohou obsah smlouvy a s tím spojená práva a povinnosti upravit a definovat jinak, než uvádí zákoník. Stejně to platí u smlouvy o spolupráci pro OSVČ. I tato lehká benevolence mnohdy v důsledku způsobuje nedostatečnost a s ní spojené problémy. Na druhou stranu je to právě důvod, proč je tento smluvní typ tak vyhledávaný.

Co by měla obsahovat smlouva o externí spolupráci?

Každá smlouva by měla odpovídat na základní otázky = kdo smlouvu uzavírá, co je předmětem, jakým způsobem, kdy a kde bude poskytnuto plnění a za jakou cenu. Pojďme se ale konkrétně zaměřit na hlavní body smlouvy o spolupráci mezi OSVČ a probrat si, na co byste neměli zapomenout.

1. Vymezení smluvních stran

Ač je to úplný základ, musíme ho zmínit. V praxi se totiž setkáváme s tím, že některé smlouvy o spolupráci obsahují nedostatky už v tomto bodě. V každé smlouvě o spolupráci uveďte, kdo jsou smluvní strany. Pokud smlouvu uzavíráte s právnickou osobou, neměly by chybět ani její identifikátory (název společnosti a její forma, sídlo společnosti, IČ, DIČ, zastupující osoba, zápis v obchodním rejstříku). Smlouva o spolupráci OSVČ nemusí být jen dvoustranná – zapojeno může být hned několik osob najednou.

Ideální také je, aby ji podepsal statutární zástupce uvedený za právnickou osobu v obchodním rejstříku. Jinak hrozí v případě problému spor o oprávnění dané osoby vůbec takové závazky podepisovat.

2. Předmět spolupráce

Jde o stěžejní část rámcové smlouvy a v případných sporech se z ní často vychází. Spolupráce by tak měla být co nejpřesněji vymezena. V tomto případě doporučujeme pečlivě a podrobně promyslet každý detail. Široce sjednaný předmět zvyšuje odpovědnost živnostníka a někdy je tak vhodné se přidržet bližšího určení až v konkrétní objednávce. Není to však pravidlem. Po internetu sice koluje celá řada bezplatných vzorů smluv o spolupráci, ve finále by vás ale jejich použití mohlo stát spoustu bezesných nocí. Nikdy totiž nemohou obsahovat precizní vymezení předmětu vaší spolupráce.

3. Základní podmínky spolupráce

Pro minimalizaci problémů je vhodné specifikovat jednotlivé kroky, které povedou ke splnění předmětu smlouvy. Nezapomeňte uvést potřebné činnosti obou stran. S tím jsou spojené i ostatní povinnosti, které mají vůči sobě všechny zúčastněné smluvní strany. Nejčastěji se do smlouvy specifikuje, co se musí učinit před zahájením spolupráce nebo při jejím ukončení (například trvající ochrana důvěrných informací). Doporučujeme také lpět na „reportingu“, zejména když je odměna založena na výkonu. Pak by měl dodavatel mít možnost např. ověřit počet získaných zakázek, ke kterým svou marketingovou činností přispěl. Tím spíše to platí u různých druhů affiliate spolupráce.

4. Odpovědnost

Každá obchodní spolupráce obsahuje prvek právní odpovědnosti za dodávané služby nebo jiné výkony. Jasně si tak definujte, kam sahá odpovědnost živnostníka coby dodavatele a kde už začíná odpovědnost klienta coby adresáta. Tato hranice je velmi individuální pro každý smluvní vztah a rozhodně nedoporučujeme ji podcenit. Často se v právnické praxi setkáváme s případy, kdy nejasné definování způsobuje značné právní problémy. Doporučujeme zejména věnovat zvýšenou pozornost úpravě smluvních pokut, viz níže.

5. Platební podmínky

I u platebních podmínek platí, že musí být stanoveny co nejpřesněji. Ve smlouvě o externí spolupráci byste si měli upravit, jakým způsobem je vaše spolupráce hodnocena. Platí klient za čas, který prací pro něj strávíte, nebo jste odměněni za hotové produkty či služby? V případě, že vaše spolupráce trvá dlouhodobě, je nutné nastavit si též pravidelné výplatní termíny (například převodem na účet vždy k 20. dni následujícího měsíce či na základě faktury). V případě jednorázové spolupráce je naopak možné dohodnout se na zálohové faktuře, na jejímž základě uhradí klient sjednanou částku předem.

V některých spolupracích se můžete dohodnout i na výkonové odměně. V takovém případě nezapomeňte zmínit pravidlo, podle kterého se odměna bude vyplácet, nebo uveďte odkaz na podrobné specifikování tohoto bonusu.

Tip: Zůstaly vám na stole nezaplacené faktury kvůli špatně nastaveným platebním podmínkám? Přečtěte si náš článek Jak probíhá vymáhání pohledávky krok za krokem.

6. Smluvní pokuty

Pro případy porušení smluvních povinností, které jsou poměrně obvyklé, je nutné sjednat si smluvní pokuty. Pamatujte na to, že ve smlouvě by měly být ustanoveny pokuty pro obě (nebo případně všechny) zúčastněné strany. Nejčastěji se setkáváme se smlouvami, kde se pamatuje na pokuty pouze pro objednatele.

Zaznít by mělo stanovení pokut pro případ neuhrazené faktury (například zlomek procenta z dlužné částky za každý den prodlení), opožděného dodání služeb nebo bezdůvodného a předčasného ukončení spolupráce.

7. Ukončení smlouvy o spolupráci mezi OSVČ

Před započetím spolupráce zvažte, jak dlouho plánujete, aby smlouva trvala. Ať už se rozhodnete pro smlouvu na dobu určitou, nebo neurčitou, nezapomeňte jasně konkretizovat výpovědní lhůtu nebo podmínky pro okamžité ukončení smlouvy (případy, kdy nebudou poskytnuté služby uhrazeny nebo nebude dodáno smluvní plnění). Nezapomínejte na to, že ve smlouvě by měly být zakotveny způsoby odstoupení pro všechny zúčastněné strany.

Někdy však smlouva platí dál a již se podle ní nic „neděje“, tedy zejména neprobíhá žádná fakturace, i v těchto situacích doporučujeme smlouvu formálně ukončit.

8. Další a závěrečná ustanovení

Dost často budete muset vyřešit otázku nezneužití poskytnutých informací, patentů nebo licencí. Buď nakládání s nimi můžete vypsat přímo do smlouvy o spolupráci OSVČ, nebo se dá využít vedlejší ustanovení v podobě dohody o mlčenlivosti. Abyste získali všechny důležité informace, přečtěte si náš článek o NDA aneb na co si dát pozor při uzavírání smlouvy o mlčenlivosti.

Závěrečná ustanovení jsou pak shodná s jakoukoliv jinou smlouvou. Uveďte:

• jak lze smlouvu změnit či doplnit,
• kolik výtisků smlouvy je zhotoveno,
• jakým způsobem lze od smlouvy odstoupit (pokud nebylo definováno v bodě ukončení smlouvy o spolupráci),
• prohlášení smluvních stran o uzavření po svobodném projevu vůle.

Rychlý checklist před podpisem smlouvy o spolupráci

• Zkontrolujte, že jsou ve smlouvě uvedena všechna fakta dostatečně podrobně a srozumitelně.
• Nespoléhejte na vzory smlouvy o spolupráci zdarma a co nejpřesněji vymezte předmět spolupráce.
• Jasně definujte odpovědnosti jednotlivých stran.
• Dostatek času věnujte stanovení platebních podmínek – částky, způsobu vyplácení, specifikování bonusů. Tato část by měla obsahovat nastavení pravidelných výplatních termínů nebo podmínky zálohové faktury.
• Ověřte si, že smlouva ustanovuje pokuty za porušení smluvních povinností oběma stranám. Stejně tak podmínky pro ukončení spolupráce.

Tip: Ať už jste odběratel, nebo dodavatel, díky nám máte jistotu, že se absolutně vyhnete právním rizikům. Dokážeme sepsat smlouvu na míru vaší spolupráce nebo zkontrolovat existující smlouvu, ve které odhalíme i riziková ustanovení, kterých byste si sami nevšimli.

Smlouva o spolupráci „zneužívaná“ švarcsystémem

Již delší dobu se kvůli úsporám na odvodech na sociálním a zdravotním pojištění řada zaměstnavatelů uchyluje ke smlouvě o spolupráci mezi OSVČ místo klasické pracovní smlouvy. U švarcsystému, jak se tento jev nazývá, nejde ovšem o standardní vztah dvou nezávislých subjektů v roli dodavatele a odběratele. Jejich spolupráce má totiž znaky pracovního poměru.

Jaké jsou klasické znaky švarcsystému?

• Mezi spolupracujícími stranami panuje vztah nadřízenosti a podřízenosti (šéf jasně velí).
• Práce je vykonávána jménem zaměstnavatele, který za ni nese odpovědnost.
• K práci se využívají prostředky zaměstnavatele (např. notebook).
• Práce probíhá ve stanovené pracovní době na pracovišti zaměstnavatele.

Pokud vaše spolupráce vykazuje znaky výše, mohla by být klasifikována jako švarcsystém. Nutno ale podotknout, že Státní úřad inspekce práce vždy posuzuje konkrétní situaci = hodnotí uzavřenou smlouvu o spolupráci, posuzuje nadřízenost/podřízenost a další parametry výkonu práce.

Za švarcsystém zaplatí obě strany

Inspekce může zaměstnavateli uložit pokuty v řádu statisíců až několika milionů korun, které se ještě mohou navýšit zpětným doměřením daně a odvodů na pojistném. Postihu se ovšem nevyhne ani zaměstnanec, který pracuje na IČO. Tomu může být uložena pokuta až do výše 100 000 Kč.

Jak se vyhnout švarcsystému?

Důležité je, abyste při podnikatelské spolupráci udržovali vztahy na čistě obchodní bázi a vyhnuli se znakům typickým pro role zaměstnanec a zaměstnavatel. Dobrá smlouva o spolupráci tomu může pomoci.

Pokud pracujete na IČO pro klienta, měli byste si ideálně sami rozhodovat o pracovních postupech, nebýt v podřízené roli vůči klientovi a vykonávat převážnou část práce na vlastním nebo neutrálním pracovišti. Nemusí být samozřejmě splněna všechna tato kritéria, a jak je uvedeno výše, dobře nastavená smlouva o spolupráci pomůže riziko snížit. Jedním z nejdůležitějších znaků je ovšem to, že budete pracovat pro jiné klienty, klidně i na menších zakázkách a že vás hlavní klient nebude plně omezovat v takové práci. Důležité je ovšem říct, že pokud švarcsystém neprovozujete úmyslně, nemáte se čeho zásadně obávat.

Pokud si nejste jisti, že je vaše smlouva o spolupráci právně zcela v pořádku, využijte našich služeb. Stačí ji online zaslat a do 48 hodin ji můžete mít zkontrolovanou.