Stává se celkem běžně, že firmy mění své sídlo. S tím, jak se vyvíjejí a rostou, musí například hledat nové větší prostory. Anebo jen získají možnost přesídlit na lukrativnější adresu. Ať už se společnost rozhodne pro přesun sídla firmy z důvodu optimalizace nákladů, lepší dostupnosti pro klienty nebo jiných strategických důvodů, musí dodržet legislativní postup a splnit všechny zákonné požadavky. V tomto článku vám vysvětlíme, jak postupovat při změně sídla společnosti krok za krokem.
Změna sídla společnosti je z hlediska práva důležitým úkonem, který s sebou ale nese řadu administrativních povinností. Jiný postup je potřeba, pokud dochází ke změně sídla společnosti v rámci jedné obce, a jiný při změně sídla firmy do jiného města. V obou případech má firma povinnost informovat o změně sídla určité instituce a dodržet při tom zákonné lhůty. Pojďme se na tuto problematiku podívat blíže.
Pravidla pro změnu sídla společnosti upravuje zákon č. 89/2012 Sb. občanského zákoníku a také zákon o obchodních korporacích. Oba právní předpisy stanovují základní požadavky a postupy, které musí firma dodržet, pokud chce změnit své sídlo.
Podle zákona musí být sídlo firmy uvedené ve společenské smlouvě (v případě společnosti s ručením omezeným) anebo ve stanovách (u akciové společnosti). Změna sídla firmy se tak obvykle dotkne i těchto dokumentů, které je potřeba také upravit.
Společnost zároveň musí doložit právní důvod pro užívání nové adresy. To znamená, že musí například předložit nájemní smlouvu anebo souhlas vlastníka nemovitosti s užíváním prostor a uvedením dané adresy jako sídla firmy. Pokud sídlo firmy zajišťuje poskytovatel virtuálních sídel, pak musí firma doložit smlouvu o poskytnutí sídla.
Ohlašovací povinnost je v tomto případě zcela logická. Změna sídla společnosti totiž může ovlivnit místní příslušnost rejstříkového soudu, finančního úřadu a dalších orgánů veřejné správy. To je potřeba vzít v potaz zejména při změně sídla firmy do jiného kraje, kde se může lišit například daňová jurisdikce nebo místní úřady, které jsou odpovědné za správu agendy dané společnosti.
Nemáte čas ani chuť zabývat se veškerou agendou ohledně změny sídla vaší firmy? Svěřte tuto záležitost do našich rukou a spolehněte se na naše špičkové služby.
Zde záleží na typu dané společnosti. U společnosti s ručením omezeným rozhoduje o změně sídla valná hromada. Ta musí změnu schválit nadpoloviční většinou hlasů společníků, pokud společenská smlouva nestanoví vyšší počet.
U akciové společnosti také změnu sídla většinou schvaluje valná hromada, pokud není ve stanovách uvedeno něco jiného. V některých případech totiž může být tato pravomoc svěřena do rukou představenstva.
A u osobních společností, jako je veřejná obchodní společnost anebo komanditní společnost rozhodují o změně sídla společníci na základě společné dohody.
Pokud se změna sídla společnosti týká přesunu pouze v rámci stejného města, je situace celkově jednodušší a tím pádem i rozhodovací proces. Někdy může v tomto případě změnu schválit i statutární orgán, aniž by se musely měnit zakladatelské dokumenty. Zákon totiž říká, že právnická osoba může do společenské smlouvy uvést pouze název obce (např. České Budějovice), kde firma sídlí, nemusí v ní být uvedena celá adresa. Z toho vyplývá, že při změně sídla společnosti v rámci jednoho města není potřeba společenskou smlouvu měnit. I z tohoto důvodu doporučujeme uvádět již při zakládání společnosti do společenské smlouvy pouze město.
Při změně sídla mimo původní soudní obvod ale musí dojít i k úpravě společenské smlouvy a k notářskému ověření této změny.
Než se pustíte do samotného procesu změny sídla, budete si muset připravit tyto dokumenty:
Jak jsme již zmiňovali výše, změnu sídla musí schválit valná hromada (respektive společníci) a toto rozhodnutí musí zaznamenat do zápisu. Pokud je sídlo uvedené ve společenské smlouvě nebo stanovách jako celá konkrétní adresa, pak je potřeba změnit i tyto dokumenty. To často vyžaduje notářské ověření.
Někdy se stává, že rozhodovací procesy jsou složitější, zejména v situacích, kdy má společnost více společníků, ale každý z nich má jiný zájem. Doporučujeme vám proto projednat změnu sídla společnosti s některým z našich advokátů, abyste měli jistotu, že vše proběhne hladce a bez problémů.
Právnická osoba, která hodlá přemístit sídlo do zahraničí, zveřejní tento záměr s uvedením adresy nového sídla a právní formy po přemístění sídla alespoň tři měsíce přede dnem předpokládaného přemístění sídla. Věřitelé mají právo požadovat dostatečné zajištění svých dosud nesplatných pohledávek do dvou měsíců od zveřejnění, dojde-li po přemístění sídla ke zhoršení dobytnosti jejich pohledávek v České republice.
Jakmile budete mít připravené všechny dokumenty a schválenou změnu sídla, musíte podat návrh na změnu sídla společnosti do obchodního rejstříku. Tento návrh se podává u rejstříkového soudu příslušného novému sídlu firmy. K tomuto návrhu je potřeba doložit:
Návrh na zápis změny můžete podat elektronicky prostřednictvím formuláře na webových stránkách Veřejného rejstříku a Sbírky listin. Pokud formulář na tomto webu vyplníte, dostanete PDF soubor, který můžete společně s ostatními dokumenty v příloze zaslat rejstříkovému soudu datovou schránkou, e-mailem na podatelnu rejstříkového soudu, případně ho můžete vytisknout a na podatelnu donést osobně.
Rejstříkový soud obvykle schválí změnu sídla do několika dní, ale v některých případech to trvá až několik týdnů. Soud se však musí do pěti dnů vyjádřit, zda návrh na změnu přijal. Doporučujeme sledovat stav podání a v případě nutnosti obratem reagovat na výzvy soudu, abyste doplnili nějakou dokumentaci.
Jakmile rejstříkový soud změnu sídla zapíše do obchodního rejstříku, přichází na řadu povinnost informovat o změně následující instituce. Dodržet při tom musíte zákonné lhůty:
Kromě toho, že o změně sídla informujete úřady, byste měli informovat také své obchodní partnery, dodavatele a klienty. Nezapomeňte také aktualizovat údaje na webových stránkách, v obchodních smlouvách a všech interních systémech.
Tip: Pro spoustu podnikatelů vykonává spoustu činností obchodní zástupce. Ten smí takto jednat na základě smlouvy o obchodním zastoupení. Jak by měla taková smlouva vypadat a jak funguje? To zjistíte v našem článku.
Změna sídla společnosti vyžaduje splnění zákonných podmínek a administrativních kroků. Firma musí získat souhlas vlastníka nemovitosti, případně upravit společenskou smlouvu a nechat změnu notářsky ověřit. Následně podává návrh na změnu v obchodním rejstříku a hradí poplatek 2000 Kč. Po schválení změny rejstříkovým soudem je nutné informovat úřady (finanční úřad, ČSSZ, zdravotní pojišťovny aj.) a obchodní partnery. Proces trvá několik dní až týdnů a je vhodné konzultovat ho s právníkem, aby proběhl bez komplikací.
Vyřešte libovolný právní problém s týmem Dostupného advokáta! Do 24 hodin vám navrhneme řešení vaší situace a spočítáme, kolik vás to bude stát. Cena za vypracování návrhu je 390 Kč. Když si u nás navržené služby objednáte, máte vypracování návrhu zdarma.
Ondřej je ten člověk, v jehož hlavě uzrál nápad poskytovat advokátní služby online. Právním službám se věnuje již déle než 10 let a rád klientům pomáhá, když si nevědí rady s právními problémy.
Osobně i online. Stačí si vybrat vhodnou službu, nebo zvolit nezávislou konzultaci když si nejste jistí.
