Účetnictví většina z nás nevnímá jako fascinující téma. Dokud ale nezačnete podnikat – a najednou zjistíte, že bez něj se zkrátka neobejdete. Účetnictví, daně a archivace dokladů rozhodují o tom, zda máte svoje podnikání pod kontrolou, zda projdete bez úhony daňovou kontrolou a jestli vám jednou finanční úřad nezaklepe na dveře kvůli chybě, kterou jste udělali před deseti let.
V tomto článku si vysvětlíme, co je účetnictví, kdo má povinnost účetnictví vést a v čem se liší od daňové evidence. A nakonec si ukážeme, jak dlouho musíte účetnictví a daňové doklady archivovat a jaká rizika vám hrozí, pokud archivaci nebo vedení účetnictví podceníte.
Zjednodušeně řečeno: účetnictví je soustavný záznam o majetku, závazcích, příjmech a výdajích (výnosech a nákladech) podnikatele. Zákon o účetnictví říká, že účetnictví musí podávat věrný a poctivý obraz o tom, jak si daná firma nebo podnikatel finančně stojí.
V praxi to znamená, že v účetnictví evidujeme každou důležitou finanční operaci – tedy vydané i přijaté faktury, všechny bankovní pohyby, mzdy zaměstnanců, nákupy majetku, úvěry, vklady společníků i výplaty zisku. Všechny tyto operace systematicky zapisujeme do účetních knih, aby byly přehledné a dohledatelné. Z těchto záznamů se pak na konci roku sestaví účetní závěrka, která obvykle zahrnuje rozvahu, výkaz zisku a ztráty a případně další přehledy podle toho, co zákon nebo konkrétní situace vyžaduje.
Účetnictví má několik rolí:
Nejste si jistí, jak správně postupovat v oblasti daní, abyste nešlápli vedle? Pomůžeme vám zorientovat nejen v zákoně, ať už jde o řešení konkrétní daňové situace, přípravu na kontrolu ze strany finančního úřadu či obranu před soudem.
Mnoho živnostníků řeší, zda vést účetnictví, nebo daňovou evidenci. Daňová evidence je jednodušší systém, ve kterém sledujete zejména skutečné příjmy a výdaje kvůli dani z příjmů.
Účetnictví naopak pracuje s takzvaným akruálním principem – výnosy a náklady účtujete k období, s nímž věcně a časově souvisejí, ne podle data platby. Proto se z něj dá lépe zjistit skutečný stav firmy, ale je složitější na vedení.
Právě proto je pro menší živnosti často výhodné zůstat u daňové evidence, dokud nemusejí přejít na účetnictví povinně.
Přečtěte si, kdy se vyplatí přechod z daňové evidence na paušál a naopak.
Klíčovým pojmem, od kterého se všechno odvíjí, je „účetní jednotka“. Tak zákon o účetnictví označuje každého, kdo má povinnost vést účetnictví. Účetní jednotkou jsou především:
Jakmile spadáte do jedné z těchto kategorií, zákon vám ukládá povinnost vést účetnictví. V tom okamžiku už nestačí jednoduchá tabulka příjmů a výdajů.
Jako živnostníci (OSVČ) se z hlediska účetnictví můžete ocitnout v jedné ze dvou základních situací. V první z nich nemáte povinnost vést účetnictví. To platí typicky tehdy, pokud nejste zapsaní v obchodním rejstříku, váš obrat za předchozí kalendářní rok nepřesáhl 25 milionů Kč a žádný jiný právní předpis vám vedení účetnictví neukládá. V takovém případě vedete daňovou evidenci, případně uplatňujete paušální výdaje.
Druhá situace nastává, když povinnost vést účetnictví máte. To je zpravidla tehdy, pokud jste jako fyzická osoba zapsaní v obchodním rejstříku, nebo pokud váš obrat přesáhl 25 milionů Kč. Obrat 25 milionů Kč se počítá podle zákona o DPH. Typicky jde o hodnotu uskutečněných plnění bez DPH, včetně vybraných osvobozených plnění. Jakmile tento limit překročíte, stáváte se účetní jednotkou od prvního dne následujícího roku a od dalšího účetního období pak musíte vést účetnictví.
Příklad: Představte si, že jste OSVČ a provozujete e-shop s módou. V roce 2024 dosáhnete obratu 27 milionů Kč. Od 1. 1. 2025 se z vás stává účetní jednotka, ale povinnost vést účetnictví vám vznikne až od dalšího účetního období, tedy od roku 2026. Zákon o účetnictví tímto časovým posunem počítá s tím, že se na změnu musíte stihnout připravit.
I když jste OSVČ a zákon vás do účetnictví nenutí, můžete se pro vedení účetnictví rozhodnout dobrovolně – například proto, že máte složitější podnikání, banky po vás chtějí účetní závěrky kvůli úvěru nebo máte investora, který vyžaduje „plnohodnotné“ účetnictví.
Banky i investoři obvykle požadují účetní závěrky za několik posledních let a sledují nejen zisk, ale také zadluženost, likviditu a stabilitu cash flow. Pokud vedete účetnictví přehledně a včas, máte větší šanci získat úvěr nebo investici za rozumných podmínek. Zároveň se z účetních výkazů rychle pozná, zda jsou vaše čísla dlouhodobě konzistentní.
Při přechodu se obvykle dělá tzv. převodový můstek – přepočítají se zásoby, pohledávky, závazky a někdy i nezaplacené zálohy tak, aby nedošlo k dvojímu zdanění nebo naopak k vypadnutí některých příjmů či výdajů.
Povinnost zveřejnit účetní závěrku mají účetní jednotky zapsané ve veřejném rejstříku – typicky s.r.o., a.s., spolky, nadace nebo SVJ. Pokud jste OSVČ a v rejstříku zapsaní nejste, účetní závěrku do sbírky listin ukládat nemusíte, i když vedete účetnictví.
Většina účetních jednotek vede tzv. podvojné účetnictví. To funguje tak, že každá účetní operace se zapisuje na dva účty – na jedné straně „má dáti“ a na druhé straně „dal“. Díky tomu vždy vzniká rovnice, která musí sedět. Podvojné účetnictví navíc nezachycuje jen samotné peněžní toky, ale i pohledávky, závazky, odpisy majetku, rezervy a další nepeněžní položky, které ovlivňují hospodaření firmy.
Zároveň platí tzv. akruální princip. Ten říká, že výnosy a náklady zaúčtujete do období, se kterým věcně souvisejí, a ne podle toho, kdy skutečně dojde k úhradě na bankovním účtu. To má zásadní dopad na to, jak účetnictví ovlivňuje daně. Účetní výsledek hospodaření, tedy zisk nebo ztráta v účetnictví, nemusí odpovídat aktuálnímu zůstatku peněz na účtu. A právě z tohoto účetního výsledku se teprve po úpravách podle zákona o daních z příjmů stává základ daně, takzvaný daňový výsledek.
Z pohledu daně z příjmů nás v účetnictví zajímá především to, co je a co není daňově uznatelné. Sledujeme zejména daňově uznatelné náklady, tedy výdaje, které zákon o daních z příjmů uznává jako náklady na dosažení, zajištění a udržení příjmů. Naopak daňově neuznatelné náklady, jako jsou například některé smluvní pokuty, náklady na reprezentaci nebo část nákladů souvisejících s osobní spotřebou, základ daně nesnižují. Důležitou roli hrají také daňové odpisy hmotného majetku, typicky strojů nebo automobilů, které se často liší od účetních odpisů. Podobně je tomu u rezerv a opravných položek – ty jsou daňově uznatelné jen tehdy, pokud splňují konkrétní podmínky.
Pokud jste plátci daně z přidané hodnoty, zákon o DPH vám ukládá povinnost vést takovou evidenci, z níž lze správně sestavit daňové přiznání k DPH i kontrolní hlášení.
V praxi to znamená, že v rámci účetnictví musíte průběžně vést přehled všech uskutečněných zdanitelných plnění, tedy vydaných faktur jak tuzemským, tak zahraničním odběratelům, a zároveň také přehled všech přijatých zdanitelných plnění, tedy přijatých faktur od dodavatelů. Zároveň musíte jasně rozlišovat jednotlivé sazby DPH, sledovat osvobozená plnění, intrakomunitární dodání a pořízení zboží v rámci Evropské unie, stejně jako dovoz a vývoz. Na základě těchto údajů pak potřebujete mít dostatek podkladů pro správný výpočet nároku na odpočet DPH. Samozřejmostí je také povinnost uchovávat daňové doklady po dobu stanovenou zákonem.
Tato evidence bývá zpravidla součástí účetnictví, nejčastěji v účetním programu, ale rozhodující je, aby z ní bylo možné jasně zrekonstruovat výpočet DPH. Jinými slovy – při daňové kontrole musí být z vašich záznamů zřejmé, z jakých konkrétních dokladů a údajů jste k vykázané dani a odpočtům došli.
Teď se dostáváme k otázce, která trápí téměř každého podnikatele: jak dlouho archivovat účetnictví a různé druhy daňových dokladů. Odpověď není úplně jednoduchá, protože do toho promlouvá hned několik předpisů – zákon o účetnictví, zákon o DPH a daňový řád a každý z nich stanoví vlastní lhůty.
Podle zákona o účetnictví platí zjednodušeně dvě základní lhůty. Účetní závěrku a případně výroční zprávu musíte uchovávat nejméně 10 let. Ostatní účetní doklady, tedy zejména účetní knihy, inventurní soupisy, odpisové plány, účtový rozvrh a další účetní záznamy, které prokazují, že vedete účetnictví řádně, je nutné archivovat alespoň 5 let. Tyto lhůty běží vždy od konce účetního období, kterého se doklady týkají. Pokud tedy máte účetní závěrku za rok 2024, měli byste ji uchovávat minimálně do konce roku 2034.
Jestliže jste plátci DPH, přidává se k uvedeným povinnostem ještě další vrstva. Zákon o DPH požaduje, abyste daňové doklady rozhodné pro stanovení DPH uchovávali nejméně 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém došlo k plnění. Do této kategorie patří zejména vydané a přijaté faktury, dále dobropisy a vrubopisy, doklady k intrakomunitárním plněním a rovněž doklady k majetku, u kterého uplatňujete DPH, typicky například k nemovitostem s dlouhou dobou úpravy odpočtu daně.
Své slovo má také daňový řád, který stanoví tzv. lhůtu pro stanovení daně. Ta je za běžných okolností 3 roky od konce lhůty pro podání daňového přiznání. Tato tříletá lhůta se ale může prodlužovat – například podáním dodatečného daňového přiznání, zahájením daňové kontroly nebo jinými úkony správce daně. V důsledku toho může v praxi běžet i 10 a ve výjimečných případech i více let.
Právě proto doporučujeme uchovávat účetní a daňové doklady minimálně 10 let, a v případě dlouhodobých investic, nemovitostí nebo složitějších daňových sporů ještě déle. Díky tomu budete mít jistotu, že i po letech budete schopni doložit všechny rozhodující skutečnosti, pokud by se k danému období správce daně vrátil.
Dobrá zpráva je, že účetní záznamy dnes nemusíte uchovávat jen v papírové podobě. Zákon o účetnictví výslovně připouští archivaci jak v listinné, tak v elektronické formě, pokud je splněno několik základních podmínek:
V praxi to znamená, že můžete faktury a další doklady skenovat a digitalizovat a potom je ukládat v účetním systému nebo jiném zabezpečeném elektronickém úložišti. Zároveň ale musíte zajistit, aby tyto elektronické soubory zůstaly čitelné i za mnoho let – typicky se proto používá formát PDF, pravidelné zálohování a nastavení přístupových práv. Pokud papírový doklad převedete do elektronické podoby a zajistíte výše uvedené požadavky, není nutné vždy archivovat i původní listinný originál.
Nejste si jistí, jak správně postupovat v oblasti daní, abyste nešlápli vedle? Pomůžeme vám zorientovat nejen v zákoně, ať už jde o řešení konkrétní daňové situace, přípravu na kontrolu ze strany finančního úřadu či obranu před soudem.
Podcenit vedení účetnictví a daňovou archivaci se opravdu nemusí vyplatit. Rizika jsou v zásadě dvojího typu – pokuty a daňové dopady.
Za prvé vám hrozí pokuta za to, že účetnictví vůbec nevedete, vedete ho v rozporu se zákonem nebo nezachováte účetní záznamy po stanovenou dobu. Za porušení povinností v účetnictví hrozí pokuty, které se mohou počítat i jako procento z hodnoty aktiv – u větších účetních jednotek tedy mohou být velmi citelné. Jejich konkrétní výše závisí rovněž na závažnosti a následcích porušení.
Za druhé, pokud při daňové kontrole nedokážete doložit své náklady nebo daňové doklady, může finanční úřad zasáhnout přímo do vašich daní. Může například neuznat některé náklady jako daňově uznatelné, doměřit daň a zároveň vám předepsat penále a úrok z prodlení. Jediná ztracená faktura nebo neexistující archiv tak může znamenat finanční ztrátu – peníze, které budete muset státu doplatit, klidně i po mnoha letech od uskutečnění původní transakce.
Podívejme se na několik typických situací, se kterými se můžete v praxi potkat:
Představte si OSVČ – například grafika, který má roční obrat kolem 1,5 milionu korun, není plátcem DPH a zároveň není zapsaný v obchodním rejstříku.
V takové situaci nemá povinnost vést účetnictví. Může vést daňovou evidenci, nebo naopak zvolit jednodušší režim a využít paušální výdaje. To ale neznamená, že nemusí nic řešit. Stále musí podávat daňové přiznání a všechny doklady k dani a archivovat je alespoň po dobu běhu lhůty pro stanovení daně, v praxi se doporučuje minimálně 10 let.
Další scénář se týká OSVČ, která provozuje úspěšný e-shop s elektronikou. V roce 2023 dosáhne obrat 26 milionů korun, je plátcem DPH a dosud vedla daňovou evidenci. To pro ni znamená podstatné změny.
Protože obrat překročil hranici 25 milionů korun, stává se od dalšího roku účetní jednotkou a vzniká jí povinnost přejít z daňové evidence na účetnictví. Prakticky to znamená, že si musí pořídit účetní software nebo oslovit účetní firmu a zároveň nastavit účetnictví tak, aby bez problémů zvládala podávat kontrolní hlášení, souhrnná hlášení i agendu intrakomunitárních dodávek.
Typické pro takového podnikatele je, že začne řešit tzv. převodový můstek – tedy jak správně převést stav majetku, zásob, pohledávek a závazků z daňové evidence do účetnictví tak, aby vše navazovalo na minulost a bylo to v souladu s daňovými předpisy.
Třetím modelem může být situace, kdy dva společníci založí s.r.o. a začnou provozovat menší stavební firmu.
Společnost s ručením omezeným je účetní jednotkou automaticky, takže od okamžiku zápisu do obchodního rejstříku musí vést účetnictví. Od prvního přijatého i vydaného dokladu je potřeba vše správně zaúčtovat. Pokud je firma zároveň plátcem DPH, přidává se povinnost vést i příslušné DPH evidence podle zákona o DPH. Pro takovou společnost je proto klíčové nastavit účetnictví a daně správně už od začátku – rozlišovat zálohy a faktury, správně účtovat odpisy strojů, smluvní pokuty, cestovní náhrady a další položky. Právě od těchto nastavení se pak odvíjí jak daň z příjmů právnických osob, tak správné vykazování DPH.
Vedení účetnictví a daní se odvíjí hlavně od toho, zda jste účetní jednotkou. Tou je vždy každá právnická osoba, dále OSVČ zapsaná v obchodním rejstříku nebo podnikatel, který za předchozí rok překročil obrat 25 milionů Kč podle zákona o DPH. V takovém případě už nestačí daňová evidence a musíte vést podvojné účetnictví založené na akruálním principu – tedy účtovat náklady a výnosy do období, s nímž věcně souvisejí, a z tohoto účetního výsledku se pak po úpravách počítá základ daně. Pokud jste plátci DPH, přidává se navíc povinnost vést detailní evidenci zdanitelných plnění tak, aby bylo možné správně sestavit přiznání i kontrolní hlášení. Menší OSVČ, které limit ani jiné podmínky nesplňují, mohou zůstat u daňové evidence nebo využít paušální výdaje, často ale i ony dobrovolně volí účetnictví kvůli bankám, investorům nebo složitějšímu podnikání.
Klíčová je i správná archivace dokladů. Účetní závěrku musíte uchovávat minimálně 10 let, většinu ostatních účetních záznamů alespoň 5 let, u daňových dokladů k DPH obvykle 10 let – a běžná tříletá lhůta pro stanovení daně se může reálně prodlužovat až na více než 10 let. Doklady lze archivovat jak v papírové, tak v elektronické podobě, vždy ale musíte zajistit jejich věrohodnost, neměnnost a čitelnost po celou dobu. Podcenění vedení účetnictví a archivace může vést nejen k vysokým pokutám podle zákona o účetnictví, ale hlavně k doměření daně, neuznání nákladů a dalším finančním dopadům i mnoho let zpětně.
Hospodářský rok je účetní období, které nezačíná 1. ledna, ale jiný měsíc – například od 1. 4. do 31. 3. následujícího roku. Může se hodit firmám, jejichž byznys má silnou sezónnost (např. zemědělství, cestovní ruch) a chtějí, aby konec účetního roku vycházel mimo sezónní špičku.
Zákon přímo neukládá povinnost uchovávat veškerou elektronickou komunikaci, ale požaduje, aby bylo možné prokázat věrohodnost původu, integritu a čitelnost účetních a daňových dokladů. Pokud jsou tedy zásadní informace jen v e-mailu (např. potvrzení o slevě, změna ceny, akceptace nabídky), je praktičtější takovou zprávu uložit k dokladu nebo do spisu zakázky. Vyhnete se situaci, kdy dokážete fakturu, ale už ne okolnosti, za kterých byla vystavena.
Nejprve vás vyzve k doplnění nebo předložení konkrétních dokladů a stanoví lhůtu, do kdy máte reagovat. Pokud doklady nedoložíte, může správce daně stanovit daň podle pomůcek – tedy na základě odhadů, dostupných informací a srovnání, což často vede k vyšší dani. Zároveň vám může uložit pokutu a uplatnit úrok z prodlení.
U kapitálových společností (s.r.o., a.s.) může jednatel ručit za dluhy společnosti, pokud poruší povinnost jednat s péčí řádného hospodáře – a nepořádné účetnictví je pro soudy silný signál, že péče porušena byla. V krajním případě může špatné či záměrně zkreslené účetnictví naplnit skutkovou podstatu trestného činu zkreslování údajů o stavu hospodaření a jmění. U OSVČ hrozí, že v důsledku chyb bude muset doplácet daně a sankce přímo ze svého osobního majetku.
Nejste si jistí, jak správně postupovat v oblasti daní, abyste nešlápli vedle? Pomůžeme vám zorientovat nejen v zákoně, ať už jde o řešení konkrétní daňové situace, přípravu na kontrolu ze strany finančního úřadu či obranu před soudem.
Ondřej je ten člověk, v jehož hlavě uzrál nápad poskytovat advokátní služby online. Právním službám se věnuje již déle než 10 let a rád klientům pomáhá, když si nevědí rady s právními problémy.
Osobně i online. Stačí si vybrat vhodnou službu, nebo zvolit nezávislou konzultaci když si nejste jistí.
