Kdy a jak uzavřít smlouvu o dílo

Co je smlouva o dílo a kdy ji uzavřít

 Když se řekne smlouva o dílo, řada z nás si asi nejdřív představí obraz nebo sochu. Za dílo ovšem můžeme považovat celou řadu věcí od článků do magazínu přes počítačový software, program, e-shop nebo aplikaci vytvořenou na míru až po řemeslné stavební práce. Alespoň jednoduchá smlouva o dílo je tak zcela běžná mezi freelancery v nejrůznějších odvětvích, vývojáři nebo třeba překladateli. Při jakých příležitostech je vhodné smlouvu o dílo uzavírat?

Kdy uzavřít smlouvu v písemné podobě

Se smlouvou o dílo se tedy často setkáváme v běžném životě a ani nám nemusí být zřejmé, že právě smlouvu o dílo uzavíráme. Tak například při opravě bot či vyčištění obleku v čistírně nejspíše nikdo z nás smlouvu o dílo v písemné podobě nepodepisuje, případně je podepisována pouze vzorová objednávka díla.

Vzor objednávky díla však často neumožní sjednání bližších a podrobnějších podmínek, na kterých by zákazník mohl trvat. Na druhou stranu například při rekonstrukci domu či větší opravě auta by již kvalitní písemná smlouva o dílo měla být samozřejmostí. Předejdete tak mnoha problémům a dohadům se kterými se bohužel v praxi u našich klientů setkáváme.

Pokud uzavíráte smlouvu o smlouvě budoucí, kdy je například postavení domu závislé na koupi konkrétního pozemku, pak vždy doporučujeme uzavřít smlouvu v písemné podobě. To však platí u všech staveb a rekonstrukcí.

Nedávno jsme pro klienta řešili případ, kdy se rozhodl pro levnou nabídku renovace své chaty a dodavatel pak nic neplnil, neustále chtěl další peníze na materiál a klient dokonce musel vozit dělníky na stavbu vlastním vozem. Bohužel uhradil většinu peněz dopředu bez písemné smlouvy a tak byl ve svízelné situaci.

Co by měla obsahovat dobře sepsaná smlouva o dílo

Víte, jakých 12 náležitostí by měla smlouva o dílo obsahovat, aby skutečně dobře chránila obě smluvní strany? Jak na smlouvu o dílo podle občanského zákoníku? Rámcová smlouva o dílo je dvoustranným závazkovým smluvním vztahem mezi objednatelem a zhotovitelem. Dílem se přesně rozumí zhotovení nějaké věci, údržba, oprava nebo úprava věci, nebo činnost s jiným výsledkem. Jedná se zkrátka o činnost, která nespadá pod klasickou kupní smlouvu, jak praví občanský zákoník o smlouvě o dílo.

Smlouva by měla obsahovat

• Identifikace smluvních stran – tedy údaje o jednotlivých smluvních stranách. Nezapomeňte na jména, případně názvy společností, sídla, identifikační čísla, údaje o zápisu v obchodním rejstříku a ideálně i bankovní spojení a jméno zástupce společnosti včetně kontaktu, pokud je smlouva uzavřena za společnost. Možná si teď říkáte, proč zmiňujeme takové základy. Asi byste se ale divili, kolik lidí hned v prvním bodě chybuje.
• Definice používaných pojmů – u složitějších věcí se vyplatí kromě smluvních stran definovat i pojmy, které ve smlouvě užíváte. Účelem je, aby bylo pro každého zúčastněného vše jasné a nemohlo dojít ke dvojímu výkladu pojmů. Proto určitě zmiňte, co je přesně myšleno vadami, v jakých případech se jedná o drobné vady a označte přesně i zákon, který danou problematiku upravuje.
• Předmět smlouvy – v dalším kroku je nutné co možná nejpodrobněji popsat předmět smlouvy, tedy samotné dílo. To je naprosto klíčové. Vyplatí se např. investovat do vizualizace díla či alespoň do seznamu požadovaných funkcionalit. Zároveň je třeba uvést formální náležitosti, tedy že dílo bude zpracováno v termínu uvedeném ve smlouvě a za cenu uvedenou ve smlouvě.
• Termín plnění – s předchozím bodem se pojí potřeba přímo specifikovat termín, do kterého bude dílo předáno objednateli. Dokončení přitom může probíhat na etapy, to je také případně potřeba zohlednit. Následné převzetí díla je vhodné stvrdit podpisy obou smluvních stran, většinou se doporučuje speciální předávací protokol, jehož vzor může být ve smlouvě již uveden. Do předávacího protokolu je vhodné uvést nejen datum předání, ale také případné výhrady objednatele, seznam vad a nedodělků, lhůtu pro jejich odstranění a informaci, zda vady brání užívání díla.
• Cena – kromě termínu nesmíme zapomenout ani na uvedení zmiňované ceny za dílo. Ta může být stanovena různě – jako konečná částka či jako trochu méně striktní rozpočet. Na to však pozor a věnujte se i úpravě tzv. vícepráce.
• Místo plnění – pokud se podepisuje smlouva o dílo na stavební práce nebo jinou činnost vykonávanou na konkrétním místě, například v kanceláři objednatele, je nutné kromě termínu a ceny specifikovat i místo, kde bude dílo provedeno. Většinou je to logické, ale chrání to strany pro případ sporu.
• Povinnosti zhotovitele – ve smlouvě by dále neměly chybět povinnosti obou smluvních stran. Pokud jde o zhotovitele, tam uvádíme především závazek, že provede dílo v souladu se smlouvou, na vlastní odpovědnost, vlastním jménem a s odpovídající péčí. Zhotovitel také prohlašuje, že se seznámil se všemi podrobnostmi a bylo mu dodáno vše, co pro zhotovení díla potřebuje. To je také klíčové, vyhnete se tak pozdějším sporům. Pokud zhotovitel pro provedení díla využije i své kolegy či zaměstnance, zavazuje se, že se jedná pouze o kompetentní osoby, které splňují všechny právní předpisy pro výkon dané činnosti.
• Povinnosti objednatele – u objednatele je povinností potřebných pro provedení díla o poznání méně. Kromě úhrady smluvené částky za dílo se jedná také o poskytnutí veškerých informací a podkladů, které zhotovitel pro vytvoření díla potřebuje. Pokud jsou předmětem smlouvy stavební úpravy domu, je samozřejmě potřeba umožnit přístup do nemovitosti. Právě v součinnosti přitom může být „zakopán pes“. Její nutnost a rozsah je proto vhodné dobře zvážit i kvůli termínům a rozsahu díla. Z naší praxe plyne, že toto se projevuje zejména u IT projektů, kde je součinnost a testování klientem zcela nezbytná.
• Autorská práva a duševní vlastnictví – u tvůrčích a technických děl je potřeba výslovně upravit, kdo a v jakém rozsahu bude smět výsledek díla užívat. Týká se to zejména textů, grafiky, fotografií, architektonických návrhů, projektové dokumentace, softwaru, webových stránek, e-shopů nebo aplikací. Samotné zaplacení ceny za dílo totiž automaticky neznamená, že objednatel získává všechna autorská práva nebo že může dílo libovolně upravovat, šířit či předat dalším osobám. Ve smlouvě je proto vhodné sjednat licenci, tedy zejména její rozsah, účel, dobu trvání, územní rozsah, možnost úprav díla, možnost poskytnout oprávnění třetím osobám a případně i předání zdrojových souborů, zdrojového kódu, přístupů nebo technické dokumentace. Pokud objednatel předává zhotoviteli vlastní podklady, například výkresy, projekty, databáze, obchodní informace nebo know-how, měla by smlouva jasně stanovit, k čemu je zhotovitel smí použít a že je nesmí využít pro jiné klienty ani zpřístupnit třetím osobám. Součástí smlouvy proto bývá také závazek mlčenlivosti. U IT projektů je vhodné myslet i na tzv. vendor lock-in, tedy situaci, kdy objednatel sice získá funkční software nebo aplikaci, ale bez potřebných práv, zdrojových kódů, dokumentace nebo přístupů zůstane fakticky závislý na původním dodavateli.
• Odpovědnost za vady díla – ve smlouvě je vhodné jasně rozlišit odpovědnost za vady díla a odpovědnost za škodu. Zhotovitel odpovídá za to, že dílo bude při předání odpovídat smlouvě, projektové dokumentaci, sjednaným parametrům, právním předpisům a obvyklému účelu použití. Odpovídá také za vady, které má dílo už při předání, i když se projeví až později. U staveb je třeba myslet i na skryté vady, které se mohou projevit s odstupem času. Ve smlouvě je proto vhodné upravit, jak a v jakých lhůtách se vady oznamují, do kdy je má zhotovitel odstranit, zda má objednatel právo na slevu z ceny nebo odstranění vady jinou osobou na náklady zhotovitele a jak se postupuje u vad bránících užívání díla.
• Samostatně je vhodné upravit také odpovědnost za škodu. U staveb například obecně platí, že zhotovitel nese nebezpečí škody nebo zničení stavby až do jejího předání, ledaže by ke škodě došlo i jinak. Smlouva by měla řešit nejen škody na samotném díle, ale také škody na materiálu, vybavení, sousedních nemovitostech, datech, provozu objednatele nebo škody způsobené pracovníky či poddodavateli zhotovitele. U větších zakázek je vhodné požadovat také pojištění odpovědnosti zhotovitele a stanovit jeho minimální pojistný limit. Pokud může vadné nebo opožděné dílo způsobit objednateli provozní výpadky, ušlý zisk nebo jiné navazující škody, měla by smlouva výslovně řešit i tyto situace. U technických, stavebních nebo IT projektů se vyplatí sjednat také servisní podmínky, reakční lhůty a podporu po předání díla.
• Sankce – součástí každé smlouvy by měly být i případné sankce za porušení termínu plnění nebo jiného závazku. Smluvní pokuta se povětšinou určuje pevnou částkou či jako určité procento z ceny díla za každý den prodlení. Ve smlouvě je také třeba uvést, jakým způsobem a v jakém termínu budou případné sankce zaplaceny.
• Odstoupení od smlouvy o dílo – v souvislosti se sankcemi je třeba zmínit i odstoupení od smlouvy. I tím lze řešit dlouhé prodlení s dodáním díla. Ve smlouvě lze definovat, že pokud prodlení trvá určitý počet dní, má objednatel právo od smlouvy odstoupit. Dalším důvodem pro odstoupení může být neochota zhotovitele odstranit vady vzniklé při provádění díla, a to ani po písemném upozornění ze strany objednatele. Ukončení smlouvy o dílo jsme se věnovali v jednom z předchozích článků.

Vymezení díla

 Jak jsme uváděli výše, stěžejním ve smlouvě by mělo být vymezení samotného díla, tedy specifikace prací, které mají být pro zákazníka vykonány.

Čím bude popis obecnější, tím větší bude mít zhotovitel volnost při tvorbě díla a zákazník, kromě obecné roviny, nebude vědět, v jaké podobě dílo obdrží. Při obecném vymezení díla by pak rovněž zákazník nemohl reklamovat to, že dílo neodpovídá jeho konkrétním představám.

V tomto ohledu je třeba být opatrný při využívání vzorů smlouvy o dílo ke stažení zdarma. Pokud zadáváte do vyhledávače třeba smlouva o dílo a stavební práce, vzor nikdy nebude obsahovat důsledné vymezení díla tak, jak by mělo odpovídat vaší konkrétní situaci a potřebě.

Pokud by dílo nebylo vymezeno vůbec nebo bylo popsáno neurčitě, mohla by být smlouva neplatná. Horší však je, když dílo neodpovídá potřebě kvůli chybné specifikaci. Ostatně příkladem může být třeba i košile na míru ve vadné barvě.

Termín dokončení díla

Pro obě strany je důležité stanovit termín, do kdy mají být práce hotové. Zákazník bude vědět, kdy se bude moci nastěhovat do svého nového domu, zhotovitel naopak bude moci plánovat další zakázky. Pro případ nedodržení termínu dokončení díla je na místě sjednat smluvní pokutu. Se smluvní pokutou bude mít totiž zákazník větší možnosti, jak zhotovitele přimět k tomu, aby termín dodržel. V případě delšího prodlení by zákazník mohl také odstoupit od smlouvy a požadovat vrácení zaplacených peněz.

Platební podmínky

I platební podmínky by měly být vymezeny ve smlouvě co nejpřesněji. Živnostník, který dílo provádí, bude v průběhu prací potřebovat zálohy, aby mohl dílo realizovat. Zákazník naopak bude očekávat, že část ceny za dílo uhradí až po jeho dokončení pro případ, že by bylo provedeno nekvalitně. Je tedy důležité nastavit nejen samotnou cenu za celou zakázku, ale také výši a termíny splatnosti jednotlivých záloh.

Předem jasně stanovené termíny plateb umožní oběma stranám včas plánovat své finance a plnění svých závazků. Zhotovitel díla bude často trvat na sjednání smluvní pokuty pro případ, že by u zákazníka evidoval neuhrazené faktury.

Změny díla a vícepráce u staveb

U stavebních smluv je běžné, že se během realizace objeví potřeba změn. Může jít o vícepráce, méněpráce, změnu materiálu, jiné technické řešení nebo úpravu projektové dokumentace. Smlouva by měla předem stanovit, kdo může změnu navrhnout, jak se schvaluje, zda musí mít písemnou podobu, jak se určí cena změny a zda se kvůli ní prodlouží termín dokončení. Bez jasných pravidel se často vede spor o to, zda šlo o objednané vícepráce, nebo o práce zahrnuté už v původní ceně.

Záruka

Odpovědnost za vady a záruka nejsou totéž. Zhotovitel odpovídá za vady, které má dílo při předání, případně za vady, které vznikly porušením jeho povinností a projeví se až později. U staveb je třeba počítat také se skrytými vadami, které musí objednatel vytknout bez zbytečného odkladu poté, co je mohl při dostatečné péči zjistit, nejpozději však do pěti let od převzetí stavby.

Záruka za jakost jde nad rámec zákonné odpovědnosti za vady. Zhotovitel se v ní zavazuje, že dílo bude po určitou dobu způsobilé k použití nebo si zachová sjednané vlastnosti. Ve smlouvě je vhodné uvést délku záruční doby, způsob oznamování vad, lhůty pro jejich odstranění, případné výluky ze záruky a postup při opakovaném výskytu vad. U staveb, IT řešení nebo technických zařízení je vhodné současně řešit servis, údržbu a reakční lhůty.

Shrnutí

Smlouva o dílo se používá, když má být výsledkem spolupráce konkrétní činnost – například článek, software nebo stavební práce. Běžná je mezi freelancery, vývojáři či řemeslníky. U drobných zakázek (např. oprava obuvi) se obvykle uzavírá ústně, ale u náročnějších projektů (např. rekonstrukce domu) je písemná forma klíčová – chrání obě strany a předchází sporům.

Dobrá smlouva by měla obsahovat: přesnou identifikaci smluvních stran, definici používaných pojmů, podrobný popis díla, termín dokončení, cenu (včetně podmínek víceprací), místo plnění a povinnosti obou stran. Důležitá je také úprava autorských práv, odpovědnosti za vady, sankcí a možností odstoupení od smlouvy. U technických nebo tvůrčích děl (např. software) je nutné řešit také duševní vlastnictví a licencování.

Ve stavebnictví jsou běžné změny během realizace, které je třeba řešit dodatky. Sjednání záruky je pro objednatele výhodné – zajišťuje opravy vad i po předání díla. Platební podmínky (včetně záloh) je nutné nastavit předem, stejně jako sankce za nedodržení termínů.