Potvrzení o zdanitelných příjmech: K čemu slouží a jak ho získat

Rychlý přehled

• K čemu slouží potvrzení o zdanitelných příjmech? Dokládá příjmy ze zaměstnání, sražené zálohy na daň, daňové zvýhodnění a další údaje potřebné pro výpočet daně.
• Kdo ho vydává? Každý zaměstnavatel, od kterého jste měli příjmy ze závislé činnosti.
• Kdy vydává zaměstnavatel potvrzení o příjmu? Na vaši žádost, nejpozději do 10 dnů od jejího podání.
• Kdy ho potřebujete? Nejčastěji jako potvrzení o příjmu pro daňové přiznání nebo pro roční zúčtování u posledního zaměstnavatele.
• Kde najdete vzor? Aktuální formuláře zveřejňuje Finanční správa. Rozlišuje se potvrzení k příjmům zdaněným zálohovou daní a potvrzení k příjmům zdaněným srážkovou daní.

Pokud vám zaměstnavatel potvrzení nevydal, uvedl v něm nesprávné údaje nebo kvůli němu nestíháte daňové povinnosti, pomůžeme vám zvolit správný postup a připravit písemnou výzvu zaměstnavateli.

Co je potvrzení o zdanitelných příjmech a proč je tak důležité?

Potvrzení o zdanitelných příjmech je úřední dokument, který vystavuje zaměstnavatel zaměstnanci a který shrnuje všechny jeho příjmy ze závislé činnosti za určité období (nejčastěji kalendářní rok). Tento papír, ač nenápadný, má zásadní význam především při daňovém přiznání a ročním zúčtování daně; některé instituce jej mohou přijmout také jako doplňkový doklad o příjmech. Díky tomuto potvrzení víte, kolik jste si v daném období vydělali, jaké zálohy na daň vám zaměstnavatel srazil, proběhly odvody (sociální a zdravotní pojištění), zda jste podepsali prohlášení k dani a jaké slevy nebo daňové zvýhodnění zohlednil.

Jeho hlavní využití je při ročním zúčtování daně nebo při podávání daňového přiznání – zejména pokud máte více zaměstnavatelů nebo si přivyděláváte i jinak. Stejně tak ho potřebují lidé, kteří si žádají o úvěr, hypotéku, případně se přihlašují na úřad práce.

V praxi se často zaměňuje s mzdovým výměrem nebo výplatní páskou, ale ve skutečnosti se jedná o úplně jiný dokument, jehož formu a obsah přesně definuje legislativa.

Kdo potvrzení vydává a komu je určeno

Potvrzení o zdanitelných příjmech od zaměstnavatele vydává ten, kdo vám za dané období vyplácel mzdu ze závislé činnosti. Typicky tedy váš hlavní nebo vedlejší zaměstnavatel. Pokud jste během roku vystřídali více zaměstnání, musíte si potvrzení vyžádat od každého z nich. Každý totiž ručí za správnost údajů pouze ve vztahu ke svému zaměstnaneckému poměru.

Příjemce je vždy zaměstnanec. To platí i v případech, kdy už pracovní poměr skončil. Bývalý zaměstnavatel má i po ukončení spolupráce zákonnou povinnost vám potvrzení vydat, pokud o něj požádáte. Povinnost vzniká zejména tehdy, pokud si daně řešíte sami, například kvůli více příjmům.

Potvrzení o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti se týká pouze příjmů podle § 6 zákona o daních z příjmů – tedy například mzdy, platu, odměn z dohod, naturálních příjmů či náhrad.

Zaměstnavatelé někdy potvrzení odmítají vydat nebo to neudělají včas. Pokud zaměstnavatel potvrzení nevydá ani do 10 dnů od prokazatelného doručení žádosti, zašlete mu písemnou výzvu a následně se obraťte na správce daně. Uschovejte si žádost i doklad o jejím doručení.

Kdy se potvrzení vydává a co když ho zaměstnavatel nevydá?

Potvrzení lze vyžádat kdykoliv po skončení období, za které bylo zaměstnanci vyplaceno nebo zúčtováno plnění. Nejčastěji o něj zaměstnanci žádají na začátku roku, kdy řeší daňové přiznání nebo roční zúčtování daně. Jestliže zaměstnanec splňuje zákonné podmínky, může svého posledního zaměstnavatele požádat o roční zúčtování záloh a daňového zvýhodnění. Samotný podpis prohlášení k dani však neznamená, že zaměstnavatel provede roční zúčtování automaticky.

Roční zúčtování daně a potvrzení o příjmech spolu souvisejí zejména tehdy, když zaměstnanec během roku postupně vystřídal více zaměstnavatelů. Poslednímu zaměstnavateli pak předkládá potvrzení od předchozích zaměstnavatelů. V opačném případě potvrzení slouží jako jeden z hlavních podkladů pro daňové přiznání.

Když zaměstnavatel potvrzení odmítne vydat nebo záměrně prodlužuje, jedná se o porušení povinnosti. V takové situaci má zaměstnanec právo obrátit se na finanční úřad, který může firmě uložit pokutu. Pomoci může i inspektorát práce.

Co potvrzení o zdanitelných příjmech obsahuje?

Tento dokument není jen seznamem výdělků. Obsahuje celou řadu důležitých údajů, které mají vliv na výpočet daně, daňových slev i případné vratky.

Konkrétní položky se liší podle použitého tiskopisu a podle toho, zda byly příjmy zdaněny zálohovou, nebo srážkovou daní. Potvrzení zpravidla obsahuje zejména:

• úhrn zúčtovaných a vyplacených příjmů ze závislé činnosti,
• údaje rozhodné pro výpočet základu daně,
• výši sražených záloh na daň nebo srážkové daně,
• údaje o podepsaném prohlášení k dani,
• uplatněné slevy na dani a daňové zvýhodnění,
• případně údaje o provedeném ročním zúčtování.

Každá položka má přesně danou strukturu, kterou definuje tiskopis vydaný Finanční správou. Všechny částky musí odpovídat tomu, co jste skutečně dostali, a je proto dobré si dokument pečlivě zkontrolovat.

Co před použitím potvrzení zkontrolovat?

Než potvrzení použijete jako podklad pro daňové přiznání nebo roční zúčtování daně, ověřte si především:

• zda jsou správně uvedené vaše osobní údaje a zdaňovací období,
• zda potvrzení zahrnuje všechny příjmy od daného zaměstnavatele,
• zda výše příjmů odpovídá výplatním páskám a částkám zaslaným na účet,
• zda souhlasí výše sražených záloh na daň nebo srážkové daně,
• zda jsou správně uvedené uplatněné slevy a daňové zvýhodnění,
• zda je dokument podepsaný oprávněnou osobou.

Pokud některý údaj nesouhlasí, požádejte zaměstnavatele o opravu ještě před podáním daňového přiznání. Opravené potvrzení musí uvádět, že nahrazuje dříve vystavený dokument.

Tiskopis lze vyplnit ručně, elektronicky nebo využít elektronické podoby v účetních systémech. Potvrzení musí být řádně vyplněné a podepsané plátcem daně nebo osobou oprávněnou k podpisu. Razítko samo o sobě není zákonnou podmínkou platnosti dokumentu.

Jak potvrzení získat?

Získat potvrzení o zdanitelných příjmech od zaměstnavatele je formálně jednoduché – stačí o něj požádat. Forma žádosti není zákonem předepsaná, ale doporučuje se to udělat písemně (e-mailem, přes datovou schránku nebo fyzicky).

Nepodceňujte formu potvrzení, protože neformální printscreen výplatnice vám stačit nebude. Vždy mějte kopii žádosti a datum podání, aby bylo možné případně řešit prodlevy nebo neochotu zaměstnavatele oficiální cestou.

Z praxe: Častým problémem není úplné odmítnutí, ale žádost zaslaná pouze telefonicky nebo na nefunkční e-mail bývalého personalisty. Zaměstnanec pak nedokáže prokázat, kdy desetidenní lhůta začala běžet. Proto doporučujeme žádat písemně a uchovat si potvrzení o doručení.

Jak požádat o potvrzení o zdanitelných příjmech

Žádost můžete poslat e-mailem, datovou schránkou nebo doporučeným dopisem. Uveďte své jméno, datum narození, období, za které potvrzení požadujete, a adresu nebo e-mail pro jeho doručení. Kvůli prokázání začátku desetidenní lhůty si uschovejte doklad o doručení.

Obsah žádosti může znít například takto:

Žádám o vystavení potvrzení o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti za období od [měsíc a rok] do [měsíc a rok] podle § 38j odst. 3 zákona o daních z příjmů. Prosím o jeho zaslání na [adresa nebo e-mail].

Pokud hledáte vzor potvrzení o zdanitelných příjmech, použijte vždy aktuální tiskopis zveřejněný Finanční správou; zaměstnanec zpravidla nevyplňuje samotné potvrzení, ale pouze žádost o jeho vystavení.

Kdy potvrzení o zdanitelných příjmech potřebujete?

Potvrzení o zdanitelných příjmech není jen povinnost. Je to dokument, bez kterého se v řadě životních situací jednoduše nehnete. Typicky ho budete potřebovat při:

• Podávání daňového přiznání – např. pokud máte více zaměstnavatelů, podnikáte, pronajímáte nebo máte příjmy ze zahraničí.
• Žádosti o hypotéku nebo jiný úvěr – banka může potvrzení přijmout jako jeden z podkladů, často ale požaduje vlastní formulář nebo výpisy z účtu.
• Jednání s úřady nebo bankou – potvrzení může sloužit jako doplňkový doklad o příjmech. Pro podporu v nezaměstnanosti však zaměstnavatel vystavuje jiné, zvláštní potvrzení a banky často požadují vlastní formulář.
• Změně zaměstnání – nový zaměstnavatel často potřebuje informaci o příjmech a daňových slevách.

Zní to banálně, ale každoročně se stovky lidí dostanou do zbytečných problémů, protože žádost o potvrzení odkládají. Zaměstnavatel musí podle § 38j odst. 3 zákona o daních z příjmů vystavit potvrzení nejpozději do 10 dnů od podání žádosti zaměstnance. Přesto se nevyplatí žádost odkládat. Pokud se zaměstnavatel opozdí nebo bude nutné opravit chybné údaje, nemusíte stihnout připravit daňové přiznání.

Zvlášť komplikované je to u bývalých zaměstnavatelů – pokud už s nimi nejste v kontaktu, může být cesta k potvrzení zdlouhavá. Proto platí jednoduchá rada: požádejte o něj vždy ihned po skončení pracovního poměru.

Co když jsem OSVČ?

Potvrzení o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti se týká pouze zaměstnanců. Pokud jste OSVČ, tento dokument od nikoho nedostanete. Místo něj předkládáte přehled o příjmech a výdajích, případně daňové přiznání s přílohami.

Pokud kombinujete podnikání a zaměstnání, musíte mít potvrzení od zaměstnavatele i vlastní přehled jako OSVČ. U dohod a krátkodobých úvazků může být použita srážková daň, kterou řešíte jinak než běžné zálohy.

Máte-li během roku více zaměstnavatelů, musíte získat potvrzení od každého z nich. Finanční úřad očekává kompletní informace o všech příjmech – neexistuje jeden „souhrnný papír“.

OSVČ tedy nemá vlastní potvrzení o zdanitelných příjmech vzor, který by sama sobě vystavovala. Pro účely daně dokládá příjmy prostřednictvím daňové evidence, účetnictví nebo evidence příjmů a následně daňového přiznání. Přehledy pro Českou správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovnu jsou samostatné dokumenty.

Jaké povinnosti má zaměstnavatel?

Povinnost vystavit potvrzení vychází přímo ze zákona o daních z příjmů. Podle něj musí zaměstnavatel zaměstnanci potvrdit výši příjmů, sražených záloh i údajů potřebných pro daňové přiznání.

Zaměstnavatel odpovídá za správnost údajů. Pokud zaměstnavatel uvede nesprávné údaje, musí vystavit opravené potvrzení. Zaměstnanec by přesto neměl chybu ignorovat, protože vůči finančnímu úřadu odpovídá za správnost svého daňového přiznání sám. Proto je nutné, aby byl dokument vystaven pečlivě a přesně.

Zaměstnanec má právo si potvrzení zkontrolovat a požádat o opravu a zaměstnavatel je povinen případné chyby napravit. Nejedná se o jednostranné prohlášení, ale o dokument, který ovlivňuje právní a daňové postavení zaměstnance.

Typický případ z praxe: Zaměstnanec obdržel potvrzení, ve kterém chyběla část příjmů vyplacených po skončení pracovního poměru. Nesrovnalost zjistil porovnáním potvrzení s výplatními páskami a výpisy z účtu. Ještě před podáním daňového přiznání proto požádal bývalého zaměstnavatele o nové, opravené potvrzení.

Nevíte, zda je chyba v potvrzení pouze formální, nebo může ovlivnit výši vaší daně? Nechte si postup posoudit advokátem dříve, než odešlete daňové přiznání.

Shrnutí

Potvrzení o zdanitelných příjmech je oficiální dokument, který zaměstnavatel vystavuje zaměstnanci jako podklad především pro daňové přiznání nebo roční zúčtování daně. Na žádost jej musí vydat nejpozději do 10 dnů, a to i po skončení pracovního poměru. Pokud jste během roku postupně pracovali pro více zaměstnavatelů, potřebujete potvrzení od každého z nich. Před použitím si zkontrolujte osobní údaje, zdaňovací období, výši příjmů, sražené zálohy či daň a uplatněné slevy nebo daňové zvýhodnění. Při nesrovnalostech požádejte zaměstnavatele o opravené potvrzení. Banky a úřady mohou pro doložení příjmů požadovat vlastní formulář, proto potvrzení o zdanitelných příjmech nelze automaticky použít pro každý účel.